Какие документы должны быть у бухгалтера? § Вопросы про бухгалтерию
Бухгалтерский учет основан на работе с документами. От грамотно выстроенной системы обработки информации зависит выполнение требований закона и получение необходимых сведений о бизнесе.
Бухгалтерия использует в своей деятельности первичную документацию и учетные регистры.
С помощью первичных документов оформляют каждую хозяйственную операцию. Компания получает их от контрагентов и создает самостоятельно. К примеру, товарная накладная подтверждает факт передачи материальных ценностей от поставщика. Авансовый отчет сотрудника компании доказывает расходование средств.
После получения первичного документа бухгалтер проводит проверку на соответствие требованиям законодательства и, если находит ошибки, возвращает для исправления. Сотрудник контролирует заполнение обязательных реквизитов и оценивает сущность операции.
Налоговики уделяют большое внимание наличию и содержанию первичных документов. Например, если в акте выполненных работ отсутствует дата, при проверке его исключат из состава затрат, пересчитают налог и выставят штраф. Также недействительными признают документы, если они оформлены на устаревшем бланке или не содержат подписи.
После проверки бухгалтер заносит информацию в программу. Здесь тоже необходимо быть внимательным. Ошибка при обработке приводит к некорректному отображению результатов деятельности компании.
Сведения из первичных документов попадают в регистры бухгалтерского учета. В них накапливается информация о фактах хозяйственной жизни фирмы, необходимая для формирования отчетности. Перечень регистров приводят в учетной политике.
Обычно у бухгалтера находятся документы, которые необходимы для текущей работы. Остальные бумаги официально передают в архив. Минимальный срок хранения составляет 5 лет. В течение этого времени налоговая служба может потребовать документы для проверки и в случае непредставления выставит штраф.
В основном компании используют в работе унифицированные формы документов. При необходимости их дорабатывают или создают собственные бланки. Решение о применении утверждают в учетной политике. Бухгалтерские документы могут быть на бумажном носителе и в электронном варианте.
Для упорядочения движения документов в компании утверждают соответствующий график. Это обеспечивает своевременное отражение информации в учете и ее хранение. Документооборот организовывают так, чтобы первичная документация оперативно направлялась в бухгалтерию для обработки.
В задачи бухгалтера входит формирование полного комплекта учетных документов и его проверка на соответствие требованиям законодательства. У сотрудника находятся документы для текущей работы, остальной комплект передают на хранение в архив.
