Аутсорсинг бухгалтерии в Ногинске для малого и среднего бизнеса

Когда закупленный товар приходится возвращать обратно

Компания может получить от поставщика товар с браком, неверной комплектацией, избыточным количеством или характеристиками, которые не соответствуют заказу. Иногда проблема выявляется сразу при приёмке, а иногда — спустя несколько дней, когда часть партии уже оприходована и оплачена.

Бухгалтерский аутсорсинг в Ногинске помогает правильно связать возврат с первоначальной закупкой, документами поставщика и взаиморасчётами. В учёте становится понятно, какой товар фактически остался у компании, какую сумму поставщик должен вернуть и какие документы необходимо скорректировать.

Если сотрудник просто отправляет товар обратно на склад поставщика, а бухгалтерия узнаёт об этом позже, возникают расхождения. В программе товар продолжает числиться в наличии, задолженность перед поставщиком закрыта полностью, а возврат денег выглядит как необъяснимое поступление.

Поэтому возврат желательно оформлять как отдельный процесс, начиная с момента обнаружения проблемы.

Как оформлять брак, недопоставку и возврат

Сначала необходимо определить, что именно произошло: товар не был принят вообще, был принят частично или возвращается после первоначального оприходования.

На бухгалтерское сопровождение можно передать:

• проверку документов поставщиков;
• учёт расхождений при приёмке;
• оформление возвратов;
• контроль корректировочных документов;
• сверку задолженности;
• учёт возврата денежных средств;
• контроль замены товара;
• обработку претензий;
• сверку складских остатков;
• подготовку бухгалтерской и налоговой отчётности.

Если часть партии не соответствует заказу, склад или ответственное лицо фиксирует фактическое количество и характер расхождения. Бухгалтеру необходимо получить эту информацию до окончательного закрытия поступления.

При возврате уже принятого товара важно связать операцию с конкретной закупкой. Тогда можно корректно уменьшить складской остаток и отследить дальнейшие расчёты с поставщиком.

Как контролировать деньги после возврата товара

Поставщик не всегда возвращает деньги сразу. Он может зачесть сумму в счёт следующей поставки, заменить товар или оформить взаиморасчёты другим согласованным способом.

Для компании из Ногинска можно вести реестр претензий и возвратов, где отражаются:

• поставщик;
• номер закупки;
• наименование товара;
• количество;
• причина возврата;
• дата претензии;
• стоимость;
• способ урегулирования;
• дата получения корректировочных документов;
• дата возврата денег или замены товара.

Такой реестр позволяет отделить обычную кредиторскую задолженность от суммы, которую уже должен вернуть сам поставщик.

Если компания получает замену, необходимо проверить, совпадают ли количество, стоимость и номенклатура. Старый товар не должен продолжать числиться на складе одновременно с новым.

Отдельно контролируются транспортные расходы по возврату. Если перевозку оплачивает компания, бухгалтеру необходимо понимать, возмещает ли поставщик эти расходы или они остаются затратами покупателя.

При регулярных проблемах с одним контрагентом аналитика возвратов становится полезной и для закупок. Руководитель может увидеть количество претензий, сумму возвращённого товара и средний срок урегулирования.

При переходе на аутсорсинг можно проверить незакрытые возвраты прошлых месяцев. Иногда деньги уже перечислены поставщиком, но задолженность остаётся в бухгалтерии, либо товар отправлен обратно, но продолжает числиться на складе.

Бухгалтерское сопровождение помогает довести каждый возврат до полного завершения: товар списан с фактического остатка, документы получены, а взаиморасчёты с поставщиком закрыты.