Аутсорсинг бухгалтерии в Щёлково для малого и среднего бизнеса

Когда по документам поставка есть, а фактически товара не хватает

Торговая или производственная компания может получить партию с недостачей, повреждённой упаковкой, пересортицей или товаром ненадлежащего качества. При этом поставщик уже выставил документы на полную сумму, а оплата иногда произведена заранее.

Бухгалтерский аутсорсинг в Щёлково помогает отделить принятую часть поставки от спорных позиций и контролировать расчёты до окончательного урегулирования претензии. Бухгалтер связывает входящие документы, акт расхождений, возврат товара, корректировку стоимости и последующий зачёт или возврат денег.

Если всю накладную сразу принять в учёт без информации со склада, бухгалтерские остатки окажутся выше фактических. Если же просто уменьшить количество вручную, расчёты с поставщиком перестанут совпадать с его документами.

Поэтому информация о расхождении должна поступать в бухгалтерию сразу после приёмки, пока можно зафиксировать состояние партии и своевременно направить претензию.

Как оформить расхождения после приёмки товара

Склад или ответственное подразделение фиксирует фактическое количество и состояние продукции. Бухгалтер использует эти данные для отражения принятой части поставки и дальнейших расчётов с контрагентом.

На бухгалтерское сопровождение можно передать:

• проверку документов поставщика;
• сверку накладных с данными приёмки;
• учёт недопоставок и пересортицы;
• отражение возврата некачественного товара;
• контроль корректировочных документов;
• учёт претензионных сумм;
• сверку авансов и взаиморасчётов;
• контроль возврата денег или замены товара;
• подготовку бухгалтерской и налоговой отчётности.

Если часть партии принимается, а часть возвращается, операции необходимо разделить. В учёте остаётся только фактически принятый товар, а спорная часть контролируется до получения исправленных документов или замены.

Когда поставщик обещает довезти недостающее количество позже, бухгалтеру важно не закрывать вопрос устной договорённостью. В реестре фиксируются недопоставка, согласованный способ урегулирования и срок дополнительной поставки.

Если товар был оплачен заранее, отдельно контролируется сумма, которая остаётся у поставщика до замены продукции или возврата денег.

Как не потерять претензию после нескольких поставок

При постоянной работе с одним поставщиком спорные суммы легко смешиваются с новыми закупками. Следующая партия поступает по очередному счёту, часть предыдущей претензии засчитывается, и через несколько месяцев стороны по-разному рассчитывают остаток долга.

Для компании из Щёлково можно вести реестр претензий, где отражаются:

• поставщик;
• номер поставки;
• дата приёмки;
• вид расхождения;
• количество и стоимость спорного товара;
• направленная претензия;
• согласованный способ урегулирования;
• полученные корректировочные документы;
• возврат денег, замена или зачёт;
• текущий остаток.

Бухгалтер регулярно сопоставляет этот реестр с актами сверки и банковскими операциями. Если поставщик зачёл спорную сумму в следующей поставке, это должно быть видно и в бухгалтерском учёте, и в документах сторон.

Руководитель получает отдельную картину по проблемным поставкам: какие претензии ещё открыты, сколько денег находится у поставщиков и где просрочена замена товара.

Бухгалтерское сопровождение помогает не смешивать спорные поставки с обычным товарооборотом. Компания сохраняет достоверные складские остатки, контролирует корректировки и быстрее закрывает суммы, которые поставщик должен вернуть или зачесть.