Аутсорсинг бухгалтерии в Химках для малого и среднего бизнеса

Когда сотрудники регулярно ездят по рабочим вопросам

Компания может не содержать собственный автопарк, но регулярно оплачивать такси, каршеринг, аренду автомобилей и другие транспортные сервисы для сотрудников. Менеджеры ездят к клиентам, инженеры — на объекты, руководители — на встречи, а сотрудники офиса используют корпоративное такси для доставки документов.

Бухгалтерский аутсорсинг в Химках помогает отделить рабочие поездки от расходов, назначение которых невозможно подтвердить. Бухгалтер сопоставляет отчёты транспортных сервисов с сотрудниками, подразделениями и задачами бизнеса.

Если компания просто оплачивает общий счёт агрегатора, спустя месяц трудно понять, зачем совершалась конкретная поездка. Особенно если сервисом пользуются десятки сотрудников.

В результате часть расходов остаётся без пояснений, а руководитель видит только общую сумму транспортных затрат.

Как организовать контроль корпоративных поездок

До подключения транспортного сервиса желательно определить внутренние правила: кто может пользоваться корпоративным аккаунтом, какие поездки разрешены и какую информацию сотрудник должен указывать.

На бухгалтерское сопровождение можно передать:

• обработку отчётов корпоративного такси;
• учёт каршеринга;
• проверку платежей по аренде автомобилей;
• распределение поездок по сотрудникам;
• учёт расходов по проектам и клиентам;
• контроль поездок в нерабочее время;
• проверку дополнительных сборов;
• обработку операций по корпоративным картам;
• сверку актов транспортных сервисов;
• подготовку налоговой и бухгалтерской отчётности.

Для каждой поездки желательно иметь хотя бы минимальную деловую расшифровку: сотрудник, дата, маршрут или назначение, клиент либо проект.

Необязательно превращать каждую поездку в сложный документооборот. Важно создать единый порядок, который позволяет спустя несколько месяцев объяснить связь расхода с деятельностью компании.

Как выявлять личные поездки и превышение лимитов

Корпоративный аккаунт может использоваться вечером, в выходные или по маршруту, который не связан с работой. Это не всегда означает нарушение: сотрудник мог возвращаться с поздней встречи или направляться в командировку. Но такие операции требуют дополнительного пояснения.

Для компании из Химок можно настроить ежемесячный контроль:

• выгружается полный реестр поездок;
• операции распределяются по сотрудникам;
• выделяются ночные и выходные поездки;
• проверяются поездки выше установленного лимита;
• фиксируются отмены и платное ожидание;
• спорные операции направляются сотруднику;
• подтверждённые расходы относятся на соответствующий проект;
• личные поездки урегулируются по внутренним правилам компании.

При использовании каршеринга дополнительно могут возникать расходы на платное завершение аренды, штрафы сервиса или компенсацию повреждений. Такие суммы необходимо рассматривать отдельно от обычной стоимости рабочей поездки.

Полезно также анализировать расходы по подразделениям. Если один отдел регулярно тратит значительно больше другого, руководитель может проверить причины и определить более подходящий транспортный формат.

Например, при большом количестве однотипных ежедневных поездок аренда автомобиля на длительный срок может оказаться удобнее постоянного использования такси. Бухгалтерская аналитика помогает увидеть сам факт роста расходов, после чего управленческое решение принимает руководитель.

При передаче бухгалтерии на аутсорсинг проверяются действующие договоры с транспортными сервисами, корпоративные аккаунты, способы оплаты и порядок подтверждения поездок.

Бухгалтерское сопровождение помогает сделать корпоративный транспорт контролируемой статьёй расходов. Компания понимает, кто пользуется сервисами, для каких задач совершаются поездки и где возникают расходы, требующие дополнительной проверки.