Аутсорсинг бухгалтерии в Стерлитамаке для малого и среднего бизнеса

Когда имущество постоянно выдаётся сотрудникам и возвращается на склад

Производственным, монтажным и сервисным компаниям приходится регулярно закупать спецодежду, средства индивидуальной защиты, ручной инструмент и другое имущество для сотрудников. Одни предметы быстро расходуются, другие используются месяцами, передаются между работниками или возвращаются на склад после завершения проекта.

Бухгалтерский аутсорсинг в Стерлитамаке помогает связать закупку такого имущества с его фактической выдачей и использованием. Бухгалтер видит не только счёт поставщика, но и подразделение, сотрудника, объект и дальнейшее движение материальных ценностей.

Если все покупки сразу относить в общий расход без внутреннего контроля, компания быстро теряет информацию о том, у кого находится дорогостоящий инструмент, какие комплекты были возвращены и что необходимо приобрести повторно.

Поэтому бухгалтерский и складской порядок лучше согласовать заранее: определить категории имущества, ответственных лиц, документы выдачи и правила возврата.

Как организовать учёт выдачи сотрудникам

Сначала составляется перечень имущества, которое компания хочет контролировать индивидуально. Для одноразовых расходных материалов достаточно группового учёта, а более дорогой инструмент и многоразовое оснащение целесообразно закреплять за конкретными сотрудниками или бригадами.

На бухгалтерское сопровождение можно передать:

• учёт поступления спецодежды, СИЗ и инструмента;
• проверку документов поставщиков;
• отражение передачи имущества сотрудникам;
• контроль возврата на склад;
• учёт перемещения между подразделениями;
• сверку остатков;
• оформление списания непригодного имущества;
• распределение затрат по объектам и проектам;
• подготовку бухгалтерской и налоговой отчётности.

Для выдачи удобно использовать внутренний документ или электронный реестр. В нём указываются сотрудник, наименование имущества, количество, дата получения и при необходимости объект, на котором оно используется.

Если инструмент передаётся от одного работника другому, движение также фиксируется. Иначе в бухгалтерской системе имущество будет числиться за сотрудником, который давно его не использует, а при инвентаризации придётся восстанавливать историю по устным пояснениям.

При списании важно указать причину: естественный износ, поломка, утрата или другое основание. Бухгалтер оформляет операцию по документам, а техническое состояние подтверждает ответственное подразделение.

Как сократить необъяснимые потери инструмента и экипировки

Для компании из Стерлитамака можно вести реестр по сотрудникам и объектам. Он позволяет увидеть, какое имущество сейчас выдано, что должно быть возвращено и по каким позициям отсутствуют документы.

Регулярный контроль включает:

• сверку закупок с приходом на склад;
• проверку выдачи новым сотрудникам;
• возврат имущества при увольнении или переводе;
• перемещение между бригадами;
• списание изношенных предметов;
• инвентаризацию наиболее ценных позиций;
• анализ повторных закупок одинакового инструмента.

Особенно полезно связывать имущество с проектами. Если бригада работает на нескольких объектах, руководитель видит, сколько экипировки и инструмента потребовало каждое направление и какие позиции приходится постоянно докупать.

При передаче бухгалтерии на аутсорсинг сначала сверяются складские остатки и действующие реестры. Если часть инструмента числится в учёте, но его местонахождение неизвестно, формируется список расхождений для проверки ответственными сотрудниками.

Бухгалтерское сопровождение помогает не превращать спецодежду и инструмент в обезличенную статью расходов. Компания контролирует движение имущества, своевременно оформляет списание и понимает, какие подразделения создают наибольшую потребность в повторных закупках.