Аутсорсинг бухгалтерии в Нефтеюганске для малого и среднего бизнеса

Когда сумма акта не совпадает с поступлением на расчётный счёт

Компания может выполнить работы на согласованную сумму, подписать акт, но получить от заказчика меньше денег. Причиной становятся гарантийное удержание, договорный штраф, зачёт ранее выданного аванса, удержание стоимости материалов или другая корректировка расчётов.

Бухгалтерский аутсорсинг в Нефтеюганске помогает расшифровать такие платежи и связать каждое удержание с конкретным договором. В результате бухгалтерия видит не только сумму банковского поступления, но и понимает, какая часть задолженности погашена, какая временно удержана и по какой сумме существует спор.

Если просто закрывать задолженность на сумму фактического платежа, в учётной системе могут месяцами оставаться остатки без понятной причины. Руководитель воспринимает их как обычную дебиторскую задолженность, хотя часть суммы будет выплачена только после окончания гарантийного срока, а другую заказчик уже удержал окончательно.

Как учитывать гарантийные удержания и другие корректировки

Для каждого крупного договора желательно заранее выделить условия, которые влияют на окончательный расчёт.

На бухгалтерское сопровождение можно передать:

• сверку актов и оплат;
• учёт гарантийных удержаний;
• контроль зачёта авансов;
• учёт договорных штрафов;
• обработку претензий;
• сверку с заказчиками;
• контроль дебиторской задолженности;
• учёт дополнительных соглашений;
• проверку окончательных расчётов;
• подготовку бухгалтерской и налоговой отчётности.

Гарантийное удержание важно отличать от штрафа. В первом случае часть суммы может оставаться обязательством заказчика и выплачиваться позднее при выполнении условий договора. Штраф или иное уменьшение расчёта имеет другую экономическую природу и требует собственного основания.

Бухгалтеру поэтому необходимо получить не только платёжное поручение, но и расчёт заказчика либо иной документ, объясняющий расхождение между актом и оплатой.

Как не потерять деньги после завершения договора

Особая проблема возникает с удержаниями, срок возврата которых наступает через несколько месяцев после закрытия основных работ.

Компания уже переключилась на новые объекты, ответственный менеджер сменился, а небольшая сумма остаётся в задолженности заказчика. Если её отдельно не контролировать, момент возврата можно пропустить.

Для компании из Нефтеюганска можно вести реестр удержаний, где указываются:

• заказчик;
• договор;
• номер акта;
• сумма выполненных работ;
• размер удержания;
• основание;
• дата удержания;
• условие возврата;
• плановая дата выплаты;
• фактическое поступление.

Перед наступлением срока бухгалтер проверяет расчёты и сообщает ответственному сотруднику о сумме, которую необходимо получить.

Отдельно контролируются спорные штрафы. Если заказчик самостоятельно уменьшил оплату, бухгалтер не должен автоматически списывать задолженность только потому, что поступила меньшая сумма. Сначала необходимо получить документы и понять позицию компании по этому удержанию.

Аналогично учитывается зачёт аванса. Если заказчик ранее перечислял предоплату, при подписании акта часть задолженности может погашаться без нового банковского платежа. Такая операция должна быть видна в сверке.

При передаче бухгалтерии на аутсорсинг можно провести инвентаризацию старой дебиторской задолженности. По каждому остатку определяется, является ли он обычным долгом, гарантийным удержанием, спорным штрафом или технической ошибкой предыдущего учёта.

Руководитель в результате получает более полезную картину расчётов: видно, сколько денег заказчики должны перечислить сейчас, какие суммы станут доступны позднее и по каким удержаниям необходимо вести претензионную работу.

Бухгалтерское сопровождение помогает не оставлять разницу между актом и оплатой без объяснения. Каждый остаток задолженности получает понятный статус, а гарантийные суммы контролируются до окончательного расчёта.