Аутсорсинг бухгалтерии в Орске для малого и среднего бизнеса

Когда материалы уже получены, а платить за них нужно позже

Поставщик может отгружать сырьё, товары или комплектующие с отсрочкой оплаты на 15, 30, 60 дней или другой согласованный срок. Для бизнеса это удобно: материалы уже используются или проданы, а деньги остаются в обороте.

Бухгалтерский аутсорсинг в Орске помогает контролировать будущие платежи по таким закупкам и не путать фактическое получение товаров с датой расчёта за них.

Если компания смотрит только на остаток денег в банке, создаётся ощущение свободных средств. Однако часть этой суммы уже экономически связана с полученными от поставщиков товарами и должна быть перечислена через несколько недель.

Чем больше поставщиков предоставляют отсрочку, тем важнее видеть общий объём будущих обязательств.

Как вести график платежей поставщикам

После приёмки товаров бухгалтер фиксирует задолженность и срок, предусмотренный договором.

На бухгалтерское сопровождение можно передать:

• учёт поступивших товаров и материалов;
• контроль кредиторской задолженности;
• проверку сроков оплаты;
• ведение реестра поставщиков;
• сверку счетов и накладных;
• контроль частичных платежей;
• обработку изменений срока оплаты;
• сверку с контрагентами;
• контроль просроченной задолженности;
• подготовку бухгалтерской и налоговой отчётности.

Для каждого поставщика полезно хранить условия оплаты: количество дней отсрочки, наличие лимита задолженности и порядок изменения условий.

Если один договор предусматривает несколько поставок, срок оплаты желательно определять по каждой из них. Иначе компания может случайно считать, что вся задолженность должна быть погашена одной датой.

Как не допустить кассового разрыва в день оплаты

Для компании из Орска можно включить задолженность поставщикам в общий платёжный календарь.

В нём отражаются:

• поставщик;
• номер документа;
• дата поставки;
• сумма;
• срок оплаты;
• уже перечисленная часть;
• остаток задолженности;
• плановая дата платежа;
• просрочка;
• ответственный сотрудник.

Такой календарь показывает будущую нагрузку заранее.

Например, на счетах находится 2 млн рублей, но через неделю необходимо оплатить поставщикам 1,4 млн. Руководитель видит, что реально свободный остаток значительно меньше банковского баланса.

Отдельно полезно выделять просроченные обязательства. Они могут привести к остановке следующих поставок, ухудшению условий или необходимости работать по предоплате.

Если поставщик предоставляет дополнительную скидку за досрочную оплату, её стоит рассматривать вместе с текущей ликвидностью бизнеса. Бухгалтер предоставляет данные о сроках и суммах, а решение о досрочном платеже принимает руководитель.

При частичной оплате задолженность уменьшается только на фактически перечисленную сумму. Остаток продолжает контролироваться до полного расчёта.

При передаче бухгалтерии на аутсорсинг можно провести сверку наиболее крупных поставщиков и выделить старые остатки. Иногда задолженность числится из-за потерянного документа, неотражённого возврата или технической ошибки, а не потому, что компания действительно должна деньги.

Бухгалтерское сопровождение помогает использовать отсрочку как инструмент оборотного финансирования, а не как источник неожиданных долгов. Руководитель заранее видит будущие платежи и может планировать деньги с учётом уже полученных поставок.