Аутсорсинг бухгалтерии в Дмитрове для малого и среднего бизнеса

Оптовая или производственная компания может отгружать товар постоянным клиентам сегодня, а получать деньги через 15, 30 или 60 дней. Чем больше покупателей работает с отсрочкой, тем сложнее контролировать, кто укладывается в согласованный срок, кто регулярно задерживает оплату и кому уже рискованно увеличивать объём поставок.

Бухгалтерский аутсорсинг в Дмитрове помогает связать реализацию, договорные сроки оплаты и фактические поступления. Руководитель получает не только общую сумму дебиторской задолженности, но и её структуру по клиентам, срокам и просроченным документам.

Основная проблема появляется, когда менеджер согласовывает новую отгрузку, не видя полной задолженности покупателя. В результате компания продолжает поставки клиенту, который уже превысил внутренний лимит, а бухгалтер узнаёт о проблеме только при очередной сверке.

Чтобы отсрочка оставалась инструментом продаж, а не источником кассового разрыва, правила контроля лучше определить заранее.

Как организовать учёт продаж с отсрочкой

По каждому покупателю необходимо зафиксировать условия оплаты: количество дней отсрочки, максимальный объём задолженности, наличие предоплаты и документы, после которых начинается отсчёт срока. Бухгалтер сопоставляет эти условия с фактическими отгрузками и поступлениями.

На бухгалтерское сопровождение можно передать:

• учёт реализации и оплат покупателей;
• контроль сроков по договорам;
• сверку дебиторской задолженности;
• подготовку актов сверки;
• распределение частичных оплат;
• контроль авансов и переплат;
• учёт возвратов и корректировок;
• формирование реестра просроченных долгов;
• подготовку налоговой и бухгалтерской отчётности.

Если покупатель оплачивает несколько поставок одной суммой, желательно определить, какие документы закрывает платёж. Без этого старая задолженность может продолжать числиться в учёте, хотя менеджер считает её погашенной.

Отдельного внимания требуют возвраты и корректировки стоимости. Они изменяют размер задолженности, поэтому должны быть связаны с первоначальной реализацией, а не отражаться как независимые операции.

Если компания устанавливает внутренние кредитные лимиты, бухгалтер может предоставлять данные для их контроля. Решение об очередной отгрузке остаётся за руководителем или отделом продаж, но оно принимается уже с учётом фактической задолженности.

Как контролировать просрочку до того, как она станет проблемной

Для компании из Дмитрова можно сформировать реестр задолженности по срокам. Он показывает не только итоговый долг клиента, но и конкретные документы, по которым срок оплаты уже наступил или приближается.

В реестре можно отражать:

• покупателя;
• номер и дату реализации;
• сумму документа;
• договорный срок оплаты;
• полученные платежи;
• остаток долга;
• количество дней просрочки;
• ответственного менеджера;
• следующую планируемую отгрузку.

Такой отчёт позволяет отделить нормальную задолженность в пределах согласованной отсрочки от просроченной. Менеджеру не приходится вручную проверять десятки банковских поступлений перед разговором с клиентом.

Если покупатель систематически задерживает платежи, собственник может оценить не только объём продаж этому клиенту, но и фактическую стоимость работы с ним: длительность ожидания денег, количество просрочек и влияние на оборотные средства.

При переходе на аутсорсинг сначала проводится сверка дебиторской задолженности. Старые остатки сопоставляются с договорами, актами сверки, реализациями и банковскими поступлениями, после чего устанавливается регулярный порядок контроля.

Бухгалтерское сопровождение помогает использовать отсрочку управляемо. Компания понимает, сколько денег находится у клиентов, какие платежи должны поступить в ближайшее время и по каким покупателям новые отгрузки требуют дополнительного решения.