Аутсорсинг бухгалтерии в Смоленске для малого и среднего бизнеса

Почему трансграничную сделку нужно проверять до первой поставки

Закупка товара у белорусского поставщика или продажа продукции покупателю из Беларуси требует отдельного порядка учёта. Даже если договор заключён в рублях, а перевозка занимает немного времени, такую операцию нельзя оформлять как обычную покупку или реализацию между российскими компаниями.

Бухгалтерский аутсорсинг в Смоленске помогает ИП и ООО заранее определить, какие документы потребуются для конкретной сделки, кто будет отвечать за их получение и как операция отразится в налоговом учёте. Бухгалтера желательно подключать до подписания договора или отправки первой партии, а не после поступления товара.

На этапе проверки важно уточнить:

• кто является продавцом, покупателем и фактическим получателем товара;
• как сформулированы условия поставки;
• кто организует перевозку;
• в какой момент товар принимается на учёт;
• какие транспортные документы будут оформлены;
• предусмотрена ли предоплата;
• кто готовит документы для подтверждения налоговых операций.

Такой порядок снижает риск ситуации, когда товар уже принят или отгружен, но у компании нет полного комплекта документов для расчёта НДС и подготовки отчётности.

Как учитываются поставки между Россией и Беларусью

При ввозе товаров из Беларуси в Россию организации и предприниматели должны учитывать специальные правила по косвенным налогам. Для оформления операции используются договор, счета и первичные документы, транспортные или товаросопроводительные документы, заявление о ввозе товаров и декларация по косвенным налогам.

Бухгалтеру необходимо сопоставить дату принятия товара на учёт, его стоимость, расходы на перевозку и документы поставщика. Если сведения в накладных, договоре и банковском платеже различаются, расхождения лучше устранить до подготовки декларации.

При продаже товаров белорусскому покупателю отдельное внимание уделяется подтверждению нулевой ставки НДС. Для этого недостаточно только договора и платёжного документа: необходимы документы, подтверждающие перемещение товара, а также заявление о ввозе либо сведения из соответствующего перечня заявлений.

На сопровождение можно передать:

• проверку договора и условий поставки;
• учёт авансов и окончательных расчётов;
• проверку транспортных документов;
• отражение поступления или реализации товара;
• расчёт косвенных налогов;
• подготовку необходимой отчётности;
• контроль получения заявления о ввозе;
• сверку расчётов с иностранным контрагентом;
• формирование перечня недостающих документов.

Если товар ввозится автомобильным транспортом, перед поставкой также необходимо проверить, распространяются ли на неё требования системы подтверждения ожидания поставки товаров. Для операций, подпадающих под установленный порядок, документ о предстоящей поставке оформляется до пересечения границы.

Как организовать учёт регулярных поставок

При единичной сделке документы ещё можно проверить вручную. Если поставки происходят каждый месяц, без отдельного реестра быстро появляются незакрытые авансы, расхождения по стоимости товара и заявления о ввозе, которые невозможно связать с конкретной партией.

Для компании из Смоленска можно установить единый порядок сопровождения каждой поставки. В реестре фиксируются:

• номер и дата договора;
• спецификация или заказ;
• сумма предоплаты;
• дата отгрузки;
• транспортный документ;
• дата принятия товара на учёт;
• стоимость перевозки;
• сведения о заявлении на ввоз;
• сумма налога;
• состояние расчётов с контрагентом.

Бухгалтер проверяет комплектность документов по каждой партии и сообщает ответственному сотруднику, каких сведений не хватает. Это позволяет не собирать документы сразу по нескольким поставкам перед сроком сдачи отчётности.

При передаче действующих операций на аутсорсинг сначала проверяются незакрытые авансы, уже ввезённые или отгруженные товары, поданные декларации и полученные заявления. Если между документами и учётной базой есть расхождения, составляется перечень корректировок по каждой поставке.

Бухгалтерское сопровождение помогает связать договор, перевозку, движение денег и налоговые документы в одной системе. Руководитель видит, какие поставки полностью закрыты, по каким операциям ещё нужны документы и какие обязательные действия предстоит выполнить.