Аутсорсинг бухгалтерии во Владивостоке для малого и среднего бизнеса

Когда оплата поставщику — только начало учётной операции

Импортная поставка включает больше этапов, чем обычная закупка у российского контрагента. Компания заключает внешнеторговый контракт, перечисляет аванс, оплачивает перевозку и страхование, проходит таможенное оформление, получает документы от брокера и только после этого принимает товар на склад.

Бухгалтерский аутсорсинг во Владивостоке помогает связать все этапы поставки в одной системе учёта. Такой сценарий особенно актуален для местного бизнеса: Владивосток располагает развитой транспортно-логистической инфраструктурой и является ключевым контейнерным портом Дальнего Востока.

Если бухгалтер получает только банковскую выписку и итоговый документ на товар, часть расходов может остаться без привязки к конкретной партии. Руководитель увидит закупочную цену, но не полную сумму, в которую компании обошлись доставка, таможенное оформление, услуги посредников и перемещение груза до склада.

Поэтому порядок учёта желательно согласовать до перечисления первого аванса. Бухгалтеру необходимо понимать условия контракта, валюту расчётов, способ доставки, момент перехода права собственности и состав дополнительных расходов.

Какие документы собираются по импортной поставке

Для каждой поставки формируется отдельный комплект документов. Его состав зависит от страны отправления, условий договора, вида товара, маршрута и привлечённых посредников.

Бухгалтеру могут потребоваться:

• внешнеторговый контракт и спецификации;
• инвойсы поставщика;
• банковские документы по оплате;
• упаковочные листы;
• транспортные документы;
• таможенная декларация;
• документы об уплате таможенных платежей;
• отчёты и акты таможенного представителя;
• документы перевозчиков, экспедиторов и складских операторов;
• сведения о приёмке товара;
• документы по недостаче, повреждению или возврату груза.

На сопровождение можно передать учёт валютных платежей, проверку импортных документов, формирование стоимости партии, отражение таможенных платежей, расчёты с поставщиками и посредниками, контроль складского поступления и подготовку налоговой отчётности.

Если стоимость импортного контракта достигает установленного порога, договор необходимо поставить на учёт в уполномоченном банке. По действующим правилам это требуется для импортных контрактов на сумму от 3 млн рублей в рублёвом эквиваленте; после постановки банк присваивает контракту уникальный номер.

Особого внимания требуют платежи в иностранной валюте. Сумма обязательства перед поставщиком и её рублёвая оценка могут меняться из-за курса. Поэтому бухгалтер контролирует не только фактический перевод, но и даты возникновения и погашения задолженности.

Как определить полную стоимость импортного товара

Цена в инвойсе поставщика не всегда равна стоимости товара в российском учёте. К ней могут добавляться перевозка, страхование, таможенная пошлина, сборы, услуги брокера и другие затраты, связанные с доставкой партии до места использования или продажи.

Для компании из Владивостока можно вести отдельный реестр поставок. В нём фиксируются:

• номер контракта и спецификации;
• иностранный поставщик;
• сумма и валюта заказа;
• перечисленные авансы;
• дата отгрузки;
• перевозчик и маршрут;
• дата таможенного оформления;
• таможенные платежи;
• дополнительные расходы;
• дата поступления на склад;
• недостающие документы;
• итоговая стоимость партии.

Если в одном контейнере перевозятся разные товары, общие расходы необходимо распределить между ними по обоснованному показателю. В зависимости от характера поставки это может быть стоимость, вес, объём или количество продукции. Выбранный способ следует применять последовательно.

Отдельный контроль нужен в ситуации, когда товар уже поступил, а документы от перевозчика или брокера пришли позже. Бухгалтер связывает дополнительные расходы с соответствующей партией и определяет, требуется ли корректировка ранее отражённой стоимости.

При переходе на аутсорсинг сначала проверяются действующие контракты, перечисленные авансы, товары в пути, завершённые таможенные процедуры и расчёты с посредниками. Это помогает выявить поставки, по которым товар уже принят, но расходы или документы ещё не отражены полностью.

Бухгалтерское сопровождение позволяет учитывать импорт не как набор отдельных платежей, а как единый процесс. Руководитель видит полную стоимость каждой партии, состояние расчётов с поставщиками и документы, которые необходимо получить до закрытия отчётного периода.