Аутсорсинг бухгалтерии в Гатчине для малого и среднего бизнеса

Когда деньги перечислены, а товар поступит через несколько месяцев

Компания может заранее оплачивать оборудование, сырьё, мебель, производственные линии или другие крупные закупки с длительным сроком изготовления. Деньги уже списаны с расчётного счёта, но товар ещё не передан, а поставщик должен выполнить обязательства через несколько недель или месяцев.

Бухгалтерский аутсорсинг в Гатчине помогает контролировать такие авансы отдельно от обычных текущих закупок. Руководитель понимает, сколько средств находится у поставщиков, по каким договорам приближается срок поставки и где требуется запросить документы или провести сверку.

Если аванс учитывать только как обычный банковский платёж, спустя несколько месяцев сложно быстро ответить, почему поставщику перечислена крупная сумма и получил ли бизнес соответствующий товар.

Чем больше долгосрочных закупок, тем выше риск появления «зависших» авансов, по которым поставка уже должна была состояться.

Как вести контроль предоплаченных закупок

По каждому крупному авансу необходимо связать банковскую операцию с договором, спецификацией и плановым сроком исполнения.

На бухгалтерское сопровождение можно передать:

• учёт авансов поставщикам;
• сверку договоров и платежей;
• контроль сроков поставки;
• учёт частичных поступлений;
• сверку закрывающих документов;
• контроль задолженности поставщиков;
• обработку возврата авансов;
• учёт изменения стоимости заказа;
• контроль дополнительных соглашений;
• подготовку бухгалтерской и налоговой отчётности.

Если компания оплачивает заказ несколькими траншами, каждый платёж связывается с одним договором. В результате бухгалтер видит общую сумму перечисленной предоплаты и остаток обязательств.

При частичной поставке закрывается только соответствующая часть аванса. Остаток продолжает контролироваться до получения следующей партии или полного исполнения договора.

Как находить авансы, по которым поставка задерживается

Для компании из Гатчины можно вести отдельный реестр крупных предоплат.

В нём фиксируются:

• поставщик;
• договор;
• предмет закупки;
• общая стоимость;
• размер аванса;
• дата платежа;
• плановая дата поставки;
• фактически полученная часть;
• остаток аванса;
• статус документов;
• ответственный сотрудник.

Перед окончанием каждого месяца бухгалтер проверяет операции, по которым плановый срок уже наступил.

Если товар не поступил, ответственному сотруднику передаётся список таких договоров. После этого он уточняет статус у поставщика, а при необходимости оформляются изменение срока, претензия или возврат средств.

Особенно важно не смешивать задержанную поставку и бухгалтерскую ошибку. Иногда товар уже получен, но накладная не передана в бухгалтерию. В другом случае документы есть, но склад не подтвердил фактическую приёмку.

Регулярная сверка помогает разделять эти ситуации.

Отдельно контролируется изменение цены. При длительном изготовлении поставщик может предложить пересмотреть стоимость заказа. Новую сумму необходимо документально оформить, чтобы бухгалтерия могла правильно определить аванс и окончательный расчёт.

Если договор расторгается, возврат денег связывается с первоначальной предоплатой. До фактического поступления средств сумма продолжает оставаться под контролем как задолженность поставщика.

При переходе на бухгалтерский аутсорсинг можно сформировать список всех открытых авансов и проверить наиболее старые суммы. Это позволяет обнаружить предоплаты, о которых сотрудники уже перестали помнить.

Бухгалтерское сопровождение помогает контролировать деньги с момента перечисления до фактического получения закупки. Руководитель видит крупные авансы, задержанные поставки и суммы, которые необходимо вернуть или закрыть документами.