Аутсорсинг бухгалтерии в Армавире для малого и среднего бизнеса

Когда закупочная цена меняется уже после поставки

Оптовая или розничная компания может закупать товар по одной цене, а затем получать от поставщика скидку, бонус за объём, премию за выполнение плана или компенсацию части маркетинговых расходов. Деньги и документы по такой операции нередко приходят спустя несколько недель после основной поставки.

Бухгалтерский аутсорсинг в Армавире помогает связать последующие скидки и бонусы с конкретными договорами, поставщиками и периодами закупки. Бухгалтер проверяет основание выплаты, форму расчёта и документы, чтобы обычное поступление денег не оказалось ошибочно отражено как самостоятельная выручка.

Если бонусы учитывать только по банковской выписке, руководство видит закупочную стоимость без учёта последующих корректировок. Из-за этого маржинальность отдельных товаров и поставщиков может выглядеть ниже фактической, а расчёты с контрагентами — не совпадать с актами сверки.

Поэтому ещё при заключении договора желательно определить, какие скидки предусмотрены, от чего зависит их размер и какими документами поставщик подтверждает окончательный расчёт.

Как учитывать ретро-скидки, премии и маркетинговые компенсации

Сначала бухгалтер анализирует условия договора. В одном случае поставщик уменьшает стоимость ранее поставленных товаров, в другом выплачивает отдельную премию за выполнение коммерческого показателя, а в третьем компенсирует согласованные рекламные мероприятия. Для учёта эти ситуации не следует смешивать.

На бухгалтерское сопровождение можно передать:

• проверку договоров и дополнительных соглашений;
• учёт скидок и премий поставщиков;
• сверку расчётов с контрагентами;
• контроль корректировочных документов;
• распределение бонусов по товарным группам;
• проверку маркетинговых компенсаций;
• сопоставление закупок и последующих выплат;
• контроль дебиторской и кредиторской задолженности;
• расчёт налогов и подготовку отчётности.

Если бонус рассчитывается как процент от закупок за квартал или год, бухгалтеру нужен реестр поставок, которые участвуют в расчёте. Это позволяет проверить, не исключены ли отдельные партии и не учтены ли ошибочно возвраты.

При компенсации рекламы дополнительно собираются договоры, акты, макеты, отчёты или иные документы, подтверждающие фактически выполненные мероприятия. Одного входящего платежа от поставщика недостаточно, чтобы понять экономический смысл операции.

Если поставщик уменьшает цену уже поставленного товара, важно своевременно получить корректирующие документы и связать их с первоначальными закупками. Иначе в учёте останется старая стоимость, а акт сверки с контрагентом будет показывать расхождение.

Как понять реальную доходность работы с каждым поставщиком

Для компании из Армавира можно вести отдельный реестр коммерческих условий по основным поставщикам. В нём фиксируются закупочный оборот, возвраты, достигнутые показатели, ожидаемый бонус, полученные документы и фактическая выплата.

В таком реестре удобно отражать:

• период действия программы;
• порог закупок для получения бонуса;
• фактический объём закупок;
• возвраты поставщику;
• расчётную сумму премии;
• дату получения подтверждающих документов;
• дату зачёта или выплаты;
• неполученный остаток.

Бухгалтер сопоставляет расчёт с данными учётной системы. Если компания выполнила условия программы, а подтверждение от поставщика не поступило, вопрос можно поднять до завершения года, а не обнаруживать его при итоговой сверке.

Такая аналитика помогает руководителю сравнивать поставщиков не только по цене в накладной. Учитываются последующие скидки, логистические затраты, возвраты и коммерческие премии, поэтому становится понятнее фактическая стоимость закупки.

Бухгалтерское сопровождение позволяет не терять бонусы среди обычных банковских операций и корректно связывать их с закупками. Компания видит реальную стоимость товара, своевременно получает документы и контролирует суммы, которые поставщики ещё должны зачесть или перечислить.