Аутсорсинг бухгалтерии в Новороссийске для малого и среднего бизнеса

Когда одна поставка состоит из нескольких операций

Закупка или продажа товара редко ограничивается одним договором и одним платежом. В поставке могут участвовать поставщик, перевозчик, экспедитор, складской оператор и страховая компания. Документы поступают в разные даты, а дополнительные расходы становятся известны уже после приёмки груза.

Для Новороссийска такой сценарий особенно актуален: в городе расположен крупный морской порт, вокруг которого работает значительное количество компаний, связанных с перевозками, перевалкой, хранением и сопровождением грузов.

Бухгалтерский аутсорсинг в Новороссийске помогает связать движение товара с договорами, транспортными документами и расчётами со всеми участниками поставки. Бухгалтер проверяет, какие расходы относятся к конкретной партии, закрыты ли авансы и соответствует ли сумма в учётной базе фактическим обязательствам перед перевозчиками и поставщиками.

Без такой детализации стоимость доставки может попасть в общий массив расходов, один счёт будет оплачен дважды, а в бухгалтерии останутся незакрытые авансы по уже завершённым перевозкам.

Какие документы нужны для учёта перевозки

Для подтверждения транспортных расходов одного акта оказанных услуг может быть недостаточно. Комплект документов зависит от того, кто организует доставку, какой вид транспорта используется и какие обязанности закреплены за сторонами договора. Транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки и используется как первичный документ по расходам на транспортировку автомобильным транспортом.

Бухгалтеру могут потребоваться:

• договор поставки;
• договор перевозки или транспортной экспедиции;
• заявка на перевозку;
• транспортная накладная;
• экспедиторские документы;
• накладная или универсальный передаточный документ;
• акт складских или погрузочных услуг;
• документы по страхованию груза;
• банковские выписки;
• документы по дополнительным сборам и хранению.

При проверке важно установить, от чьего имени действует экспедитор и какие расходы он перевыставляет клиенту. Если компания получает общий счёт сразу за перевозку, погрузку и хранение, бухгалтер должен понимать состав суммы и иметь документы по каждой услуге.

Отдельно контролируются расходы, которые возникли из-за изменения маршрута, задержки приёмки или дополнительного хранения. Их нельзя автоматически относить на себестоимость поставки без проверки основания и подтверждающих документов.

Как закрывать поставки без незавершённых расчётов

Для каждой партии можно вести отдельный реестр. В нём фиксируются поставщик, покупатель, перевозчик, дата отгрузки, стоимость товара, транспортные расходы, полученные документы и состояние расчётов. Это позволяет увидеть, какие поставки уже полностью закрыты, а по каким ещё ожидаются акты или счета.

Для компании из Новороссийска можно установить следующий порядок:

• договор и заявка передаются бухгалтеру до начала перевозки;
• после отгрузки загружаются товарные и транспортные документы;
• склад подтверждает фактическое количество принятого груза;
• дополнительные расходы привязываются к конкретной поставке;
• возвраты и повреждения оформляются отдельно;
• бухгалтер ежемесячно проверяет незакрытые авансы и задолженность;
• руководитель получает перечень партий с недостающими документами.

Если груз уже получен, но итоговый акт экспедитора ещё не поступил, операция остаётся на контроле. После получения документа бухгалтер сопоставляет его с предварительным расчётом и определяет, требуется ли корректировка стоимости поставки.

При передаче бухгалтерии на аутсорсинг также проверяются старые авансы, расчёты с перевозчиками и платежи без понятного назначения. По каждой незакрытой операции составляется перечень документов, которые необходимо запросить у контрагента.

Бухгалтерское сопровождение помогает объединить товар, перевозку и расчёты в одной системе. Руководитель видит полную стоимость поставки, контролирует задолженность и не ищет транспортные документы перед самой сдачей отчётности.