Аутсорсинг бухгалтерии в Серпухове для малого и среднего бизнеса

Когда вместе с арендной платой компания получает залог

Прокат строительного инструмента, техники, оборудования для мероприятий или другой техники предполагает не только регулярную арендную плату. Компания может получать обеспечительный платёж, брать дополнительную оплату за доставку, продлевать срок аренды, удерживать часть залога при повреждении имущества или возвращать его после закрытия договора.

Бухгалтерский аутсорсинг в Серпухове помогает разделить собственно доход от аренды и денежные суммы, которые временно находятся у компании до возврата оборудования. В учёте становится понятно, сколько клиент уже оплатил за пользование имуществом, какой залог необходимо вернуть и по каким договорам существуют дополнительные начисления.

Если все поступления отражать одинаково, обеспечительный платёж можно ошибочно принять за обычную выручку. После возврата денег клиенту приходится разбираться, почему бухгалтерская система сначала показала доход, а затем такой же расход.

Чем больше одновременно действующих договоров, тем важнее вести отдельную аналитику по каждому арендатору и каждой единице оборудования.

Как учитывать арендную плату, залоги и дополнительные услуги

До начала сопровождения желательно определить, какие платежи предусмотрены договором. Помимо основной аренды это могут быть доставка, монтаж, настройка, расходные материалы, сверхнормативное использование и компенсация повреждений.

На бухгалтерское сопровождение можно передать:

• учёт арендной платы;
• контроль обеспечительных платежей;
• сверку расчётов с арендаторами;
• учёт доставки оборудования;
• обработку продлений договора;
• начисление дополнительной платы;
• учёт ремонта и восстановления имущества;
• контроль возврата залогов;
• учёт оборудования по отдельным единицам;
• подготовку налоговой и бухгалтерской отчётности.

Для каждого договора удобно фиксировать дату передачи, срок возврата, тариф, размер залога и фактическую дату получения оборудования обратно.

Если арендатор продлевает срок, изменение желательно подтверждать документально до окончательного расчёта. Это позволяет бухгалтеру правильно определить сумму дополнительной платы и не оставлять задолженность без понятного основания.

Отдельного контроля требует имущество, которое сдаётся многократно. Руководителю важно понимать не только первоначальную стоимость оборудования, но и доход, который оно принесло за весь период использования, а также затраты на ремонт и обслуживание.

Что делать, если оборудование вернули повреждённым

Повреждение имущества не означает, что компания может автоматически оставить весь залог себе. Необходимо зафиксировать состояние оборудования, определить размер ущерба и оформить документы, подтверждающие основание удержания.

Для компании из Серпухова можно установить следующий порядок:

• при передаче фиксируется состояние оборудования;
• клиент подписывает документы о получении;
• при возврате проводится осмотр;
• повреждения оформляются отдельным актом;
• рассчитывается стоимость ремонта или восстановления;
• сумма удержания связывается с конкретным договором;
• остаток залога возвращается клиенту;
• ремонт отражается в бухгалтерском учёте.

Если фактические расходы на восстановление меньше удержанной суммы, необходимо определить дальнейший порядок расчётов с клиентом согласно договору.

Полезно также вести реестр оборудования, которое находится у арендаторов. В нём можно видеть срок возврата, залог, текущий статус и задолженность по каждому договору.

При передаче бухгалтерии на аутсорсинг сначала сверяются действующие договоры, полученные залоги и фактическое местонахождение оборудования. Это помогает выявить суммы, которые давно должны быть возвращены клиентам либо, наоборот, ещё не взысканы.

Бухгалтерское сопровождение делает расчёты по аренде прозрачными: выручка не смешивается с обеспечительными платежами, по каждому объекту виден доход, а возвраты и удержания подтверждаются документами.