Аутсорсинг бухгалтерии в Миассе для малого и среднего бизнеса

Когда поставка уже оплачена, но ещё не поступила на склад

Производственная или торговая компания может оплачивать материалы заранее, получать их через транспортную компанию и принимать на склад через несколько дней или недель. При этом документы поставщика, фактическое поступление и оплата нередко происходят в разные даты.

Бухгалтерский аутсорсинг в Миассе помогает разделять оплату поставщику, движение груза и фактическую приёмку материалов. В бухгалтерии становится понятно, какие товары уже находятся на складе, какие ещё перевозятся и по каким поставкам документы поступили не полностью.

Если оплаченную партию сразу учитывать как фактически полученную, учётный остаток перестаёт соответствовать реальному складу. Сотрудник видит материал в программе, хотя физически он находится у перевозчика. Возможна и обратная ситуация: груз уже принят производством, но бухгалтерия ещё не получила документы и не знает его стоимость.

Особенно заметной проблема становится при большом количестве поставщиков и регулярных межрегиональных перевозках.

Как учитывать поставки с задержкой документов

Для каждой крупной поставки желательно отслеживать несколько этапов: заказ, оплату, отгрузку поставщиком, передачу перевозчику, прибытие и фактическую приёмку.

На бухгалтерское сопровождение можно передать:

• учёт авансов поставщикам;
• обработку документов на поступление;
• контроль товаров и материалов в пути;
• сверку с транспортными компаниями;
• учёт транспортных расходов;
• контроль недостающих документов;
• обработку расхождений при приёмке;
• сверку расчётов с поставщиками;
• распределение закупок по складам;
• подготовку налоговой и бухгалтерской отчётности.

Для контроля можно использовать внутренний реестр поставок. В нём указываются номер заказа, поставщик, сумма, дата оплаты, дата отгрузки, перевозчик, ожидаемая дата получения и статус документов.

Если груз прибыл частично, это также отражается отдельно. Нельзя автоматически считать закрытым весь заказ, когда фактически получена только часть партии.

Отдельный вопрос — транспортные расходы. Если доставка оплачивается самой компанией, бухгалтеру нужно определить, к какой партии относится соответствующий счёт перевозчика. Это особенно важно, когда один рейс включает грузы от нескольких поставщиков.

Что делать, если материалы пришли раньше первичных документов

На практике склад может принять сырьё, которое необходимо сразу передать в производство, а закрывающие документы от поставщика поступят позже.

В такой ситуации нельзя просто оставить движение материалов вне учёта до получения бумаги. В компании должен существовать внутренний порядок фиксации фактической приёмки: ответственное лицо сообщает количество, номенклатуру, поставщика и заказ, по которому поступил груз.

Для компании из Миасса можно организовать следующий контроль:

• склад фиксирует каждое поступление в день приёмки;
• бухгалтер сверяет его с заказом поставщику;
• отдельно отмечается наличие или отсутствие документов;
• частичные поставки выделяются отдельно;
• расхождения по количеству фиксируются сразу;
• после получения первички данные сверяются повторно;
• незакрытые поставки проверяются перед завершением месяца.

Такой реестр помогает не потерять документы. Если накладная или универсальный передаточный документ не поступили, бухгалтер видит это до подготовки отчётности и может запросить их у поставщика.

Полезно отдельно контролировать грузы, которые долго находятся в пути. Причиной может быть задержка перевозчика, изменение маршрута, отсутствие документов или ошибка при отгрузке. Бухгалтер не отвечает за логистику, но может показать руководителю зависшие поставки, по которым деньги уже перечислены.

При переходе на аутсорсинг сначала сопоставляются авансы поставщикам, фактические складские остатки и документы на поступление. Это позволяет выявить партии, которые в учёте находятся в неопределённом статусе.

Бухгалтерское сопровождение помогает связать закупку с реальным движением товара. Руководитель понимает, какие материалы уже можно использовать, что ещё находится в пути и по каким поставкам необходимо получить документы или провести сверку.