Аутсорсинг бухгалтерии в Лобне для малого и среднего бизнеса

Когда деньги от покупателя сначала получает служба доставки

Интернет-магазин может передавать заказ курьерской службе или транспортной компании, а покупатель оплачивает товар только при получении. В этом случае между продажей и поступлением денег на расчётный счёт появляется ещё один участник: перевозчик принимает оплату, удерживает комиссию и перечисляет продавцу оставшуюся сумму.

Бухгалтерский аутсорсинг в Лобне помогает связать отгруженный заказ, фактическую доставку, полученные перевозчиком деньги, комиссию и последующее перечисление продавцу. Руководитель понимает, какие заказы уже оплачены покупателями, но деньги по ним ещё находятся у службы доставки.

Если ориентироваться только на банковскую выписку, картина продаж будет неполной. Заказ может быть доставлен несколько дней назад, клиент уже заплатил, но агрегатор перечислит деньги только по итогам очередного реестра.

Обратная ситуация возникает при возврате: товар уехал покупателю, но не был выкуплен и возвращается на склад. Такой заказ нельзя учитывать так же, как завершённую продажу.

Как сверять наложенные платежи с реестром доставки

Для регулярного учёта необходимо получать от службы доставки подробную расшифровку операций.

На бухгалтерское сопровождение можно передать:

• сверку отправленных заказов;
• обработку реестров наложенных платежей;
• учёт денежных средств, полученных перевозчиком;
• контроль комиссии службы доставки;
• сверку фактических перечислений;
• учёт невыкупленных заказов;
• обработку возвратной доставки;
• контроль расхождений по суммам;
• сверку взаиморасчётов с перевозчиком;
• подготовку бухгалтерской и налоговой отчётности.

В реестре желательно видеть номер заказа, стоимость товара, сумму, принятую от покупателя, комиссию, дополнительные удержания и сумму к перечислению продавцу.

Тогда поступление на расчётный счёт можно сопоставить не с одной продажей, а со всеми заказами, включёнными в конкретную выплату.

Если перевозчик удерживает стоимость доставки или возврата непосредственно из собранных денег, эту сумму следует выделять отдельно. Иначе выручка и логистические расходы смешиваются в одном банковском поступлении.

Как контролировать заказы, за которые деньги ещё не перечислены

Для компании из Лобни можно вести отдельный реестр расчётов с курьерскими службами.

В нём фиксируются:

• номер заказа;
• дата передачи перевозчику;
• сумма заказа;
• статус доставки;
• дата оплаты покупателем;
• сумма наложенного платежа;
• комиссия;
• дата перечисления продавцу;
• сумма фактического поступления;
• статус возврата.

Такой реестр помогает быстро обнаруживать зависшие расчёты. Если покупатель получил и оплатил заказ, но деньги долго не поступают, бухгалтер видит соответствующую сумму и может провести сверку с перевозчиком.

Невыкупленные отправления выделяются отдельно. После фактического возврата товара необходимо восстановить складской остаток и учесть стоимость обратной доставки.

Отдельного внимания требуют частичные выкупы, если бизнес допускает такой формат. Бухгалтеру нужно понимать, какие позиции остались у покупателя, а какие вернулись на склад.

При работе сразу с несколькими службами доставки для каждой желательно вести отдельную аналитику. Тогда руководитель может сравнивать сроки перечисления денег, комиссии и объём возвратов.

При переходе на бухгалтерский аутсорсинг сначала сверяются банковские поступления, реестры перевозчиков и заказы, по которым деньги ещё находятся у посредников.

Бухгалтерское сопровождение помогает не путать отправленный заказ с окончательно завершённой продажей. Компания контролирует деньги на каждом этапе: от передачи товара перевозчику до фактического поступления выручки на расчётный счёт.