Как провести инвентаризацию?

Процедуру регламентирует ФСБУ 28/2023. Он устанавливает лишь общий порядок ревизии, который может отличаться в зависимости от специфики бизнеса. Каждая компания разрабатывает индивидуальные правила, устанавливает сроки, выбирает образцы бланков и закрепляет это в учетной политике.

Алгоритм действий

1. Создание инвентаризационной комиссии. В основном в нее включают работников бухгалтерии. Также могут быть привлечены административные сотрудники и технические специалисты. Материально-ответственные лица (МОЛ) в группу не входят.
ФСБУ предусматривает случаи, когда создавать комиссию необязательно. Например, когда в штате фирмы только директор и бухгалтер или проверку осуществляет приглашенный аудитор.

2. Выпуск приказа о проведении контрольных мероприятий. В нем прописывают:
основание для процедуры, даты ее начала и завершения;
виды имущества и обязательств, в отношении которых осуществляется проверка;
срок предоставления результатов.

3. Подготовительные процедуры. Прежде всего, ответственные лица передают всю «первичку» в бухгалтерию и подтверждают, что вверенное имущество оприходовано, а выбывшее – списано. После того как вся информация отражена в учетной системе, для работы комиссии предоставляют комплект инвентаризационных описей и актов.

4. Проведение инвентаризации. Фактическое наличие активов проверяют по месту хранения, фиксируя полученную информацию. Обязательное условие – процедура должна осуществляться в присутствии МОЛ.
Для каждого типа объектов применяют свои методики. В случае с материальными ценностями это осмотр, подсчет, взвешивание и обмер. Проверка со слов ответственного лица, основанная только на данных бухгалтерского учета, недопустима.
По НМА определяют, сохранились ли у предприятия права на конкретный актив. При ревизии задолженностей анализируют первичные документы и отражение операций в учете. Также запрашивают акты сверки с контрагентами.

5. Оформление результатов. Выявленные расхождения вносят в сличительные ведомости. К ним прилагают документы, которые объясняют причины недостатков и излишков. Это служебные записки ответственных лиц и технические расчеты. Окончательные итоги оформляют в сводной ведомости.
Затем комиссия оценивает ситуацию с наличием и состоянием имущества и составляет протокол. Она может предложить списать какой-либо товар с истекшим сроком годности или провести зачет пересортицы.
Все сведения передают руководителю. Он принимает окончательное решение, которое утверждается соответствующим приказом.

6. Отражение результатов в учете. При выявлении расхождений потребуется провести бухгалтерские данные в соответствие с фактическими показателями. Например, по итогам проведения инвентаризации:

• излишки включают в состав доходов;
• недостачу относят на издержки или виновных лиц;
• списывают безнадежную задолженность.

Когда инвентаризация обязательна?

ФСБУ предписывает проводить контрольные мероприятия в следующих случаях:

• перед подготовкой годовой отчетности в период с 1 октября по 31 декабря;
• накануне реорганизации или закрытии фирмы;
• в отношении активов, которые подлежат продаже или передаче в аренду;
• при смене МОЛ;
• после ликвидации чрезвычайных ситуаций;
• в случае утраты или порчи имущества.

Эксперты аутсорсинговой фирмы помогут организовать бухгалтерский учет и разработают комплект внутренних нормативных документов. Они возьмут на себя подготовку отчетности и общение с контролирующими службами.