Как компенсировать использование личного автомобиля в служебных целях? § Вопросы про бухгалтерию
Компания может выбрать один из двух вариантов, чтобы возместить сотруднику использование транспортного средства:
- компенсировать понесенные расходы и руководствоваться при этом требованиями трудового законодательства;
- заключить договор аренды и действовать в рамках Гражданского Кодекса.
Как оформить возмещение затрат?
В соответствии с нормативными правилами, необходимо предусмотреть компенсацию:
- топлива, масла и других материалов;
- эксплуатационных расходов, например, услуг шиномонтажа;
- ремонта и техобслуживания;
- износа, полученного во время поездок по заданиям фирмы.
Решение о порядке выплат принимает руководитель. Это может быть твердая сумма независимо от интенсивности использования автомобиля или ежемесячный расчет с учетом количества поездок. Выбранный способ фиксируют во внутренних нормативных документах.
Работодатель и сотрудник обговаривают условия эксплуатации транспортного средства и заключают дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем указывают:
- характеристики автомашины;
- алгоритм расчета и размер возмещения;
- срок предоставления документов. Это служебная записка, чеки за ГСМ, накладные и квитанции за ремонт, путевые листы;
- порядок процедуры и срок перечисления средств.
К соглашению прикладывают копию свидетельства о регистрации автомобиля. Необходимо получить подтверждение, что сотрудник является его владельцем.
Как правило, деньги выплачивают ежемесячно. Основанием является приказ руководителя.
Сумму пересчитывают пропорционально числу отработанных дней. То есть период нахождения на больничном или в отпуске не оплачивается.
Чем следует руководствоваться при определении величины компенсации?
Правительство утвердило для компаний нормы затрат на выплаты за использование личного транспорта в служебных целях. В пределах установленных показателей издержки включают в расходы при исчислении налога на прибыль.
Необходимо подтвердить, что поездки вызваны производственной необходимостью и выполнялись в интересах бизнеса.
Многие организации ориентируются на данные лимиты. При этом максимальный размер компенсации закон не ограничивает, но она должна быть экономически обоснована.
Особенности договора аренды
В контракте согласовывают размер платежей и определяют, какая из сторон возьмет на себя затраты по содержанию и техобслуживанию транспортного средства. Передачу имущества оформляют по акту.
Арендную плату в полном объеме учитывают в расходах для целей налогообложения.
Эксперты аутсорсинговой компании произведут расчет предусмотренных выплат для персонала и оформят документацию для всех кадровых событий. Специалисты своевременно подготовят комплект отчетности и составят ответы на запросы контролирующих органов.
