Как перейти на электронные трудовые книжки? § Вопросы про бухгалтерию
Электронная книжка – это информация о работе наемного персонала, хранящаяся в базе Социального фонда. Цифровой формат полностью заменяет бумажный аналог.
Для каких работников оформляют электронные трудовые книжки?
Начиная с 2021 года наниматель обязан заполнить электронную трудовую книжку (ЭТК) для каждого человека, который принят в штат, включая внутренних и внешних совместителей.
Если гражданин впервые устраивается на работу, для него предусмотрен только цифровой вариант документа.
Граждане, которые получили статус наемных сотрудников до 1 января 2021 года, могут самостоятельно выбрать способ ведения: продолжать использовать обычный бумажный формат или перейти на цифровой метод.
Применение электронного документа означает, что все сведения о трудовой деятельности физического лица находятся в базе СФР и в привычный бланк записи больше не вносятся.
Как заполнять ЭТК?
При приеме в штат компании нового сотрудника в учетную программу добавляют соответствующую информацию. С ее помощью заполняют подраздел 1.1 формы ЕФС-1 и направляют его в Социальный фонд.
Организации и ИП должны сообщить учреждению о заключении трудового договора, переводе на другую должность, увольнении и прочих кадровых событиях. После обработки данные попадают в информационную базу. Так происходит процесс заполнения ЭТК.
Если гражданин решил применять бумажный вариант документа, работодатель его ведет в прежнем режиме параллельно с цифровым форматом.
Как организовать переход на электронные трудовые книжки?
Работодатель назначает ответственное лицо за оформление ЭТК и передачу отчетности в Социальный фонд. Такое решение отражают в локальных актах и фиксируют в приказе. Кроме того, необходимо установить программное обеспечение для подготовки документации. Можно воспользоваться сайтом СФР.
1. Решив перейти на ЭТК, сотрудник направляет заявление руководителю с указанием даты, когда прекращается действие прежней версии. Бумагу составляют в произвольной форме. Можно воспользоваться образцом, который предлагают специализированные бухгалтерские программы.
2. Ответственный сотрудник сверяет данные в бумажном и цифровом бланках. Это необходимо сделать, чтобы в СФР не попали ошибочные сведения.
3. Представитель компании направляет в Социальный фонд отчет ЕФС-1. С его помощью он сообщает о переходе сотрудника на ЭТК.
4. В течение трех дней в бумажную трудовую книжку вносят запись о прекращении ведения и передают гражданину под роспись. Документ будет необходим при устройстве на новую работу, чтобы подтвердить профессиональный стаж до того момента, как изменился формат сведений. Также есть вероятность, что потребуется сделать уточнение при сверке данных с СФР.
Важно помнить, что после перехода на электронную версию возврат к бумажному варианту запрещен.
ЭТК при приеме на новую работу
Соискатель должен представить сведения о своей деятельности и подтвердить стаж. Если гражданин выбрал ведение трудовой книжки в цифровом формате, он предъявляет справку СТД-Р от прежнего руководителя или форму СТД-СФР, которая содержит комплексную информацию из Социального фонда.
Как получить данные из базы СФР?
ЭТК включает в себя сведения, идентичные бумажному варианту документа. Каждый гражданин может ознакомиться с цифровой версией данных о своей работе. Для этого предусмотрено несколько способов:
- написать заявление в отдел кадров. Работодатель подготовит форму СТД-Р. Она включает в себя информацию о деятельности в конкретной компании;
- заказать выписку в портале Госуслуги или оставить запрос в личном кабинете на сайте Социального фонда. В этом случае работник получит заполненный бланк СТД-СФР. Он содержит все сведения, которые хранятся в базе государственного учреждения;
- обратиться в МФЦ. Учреждение предоставит выписку в бумажном виде.
Особенности применения ЭТК
У сотрудника есть оперативный доступ к информации о своей деятельности, и он может проверить содержание документа. В результате снижается риск ошибок.
Появляется возможность нанять удаленного специалиста без личного визита в офис.
В электронной трудовой нельзя отражать награждения гражданина, сезонный и вахтовый характер работы.
Если в отношении документов возникли подозрения, можно попросить у соискателя форму СТД-СФР.
Работодатель несет ответственность за нарушения, связанные с ведением ЭТК. К ним относятся ошибки в сведениях для СФР и несвоевременная выдача справки СТД-Р.
Чтобы перейти на электронные книжки без ошибок и снизить риск штрафных санкций, целесообразно передать часть функций на стороннее сопровождение. Аутсорсинговая компания возьмет на себя решение кадровых вопросов, расчет зарплаты и подготовку отчетности
