Как составить график отпусков сотрудников?

Каждый работодатель обязан подготовить график отпусков и утвердить его не позднее, чем за две недели до нового календарного года.

Порядок действий

1. Определить, кого необходимо внести в график. Это все сотрудники, с которыми на момент оформления документа подписаны трудовые договоры. В том числе:

• совместители;
• дистанционные работники;
• специалисты на длительном больничном.

Если сотрудница находится в декрете и решила в следующем году выйти на работу, ее тоже следует включить в перечень.

2. Рассчитать количество дней отдыха по каждому человеку. Если с прошлого периода остались неиспользованные дни отпуска, их следует приплюсовать к тем, которые запланированы на будущий год.

3. Собрать пожелания персонала. Сразу отметим, что работодатель вправе, но не обязан учитывать мнение сотрудников. Однако в основном руководители прислушиваются к просьбам подчиненных. В результате принимается решение, которое устраивает обе стороны. Компромисс позволяет избежать конфликтов, переносов и не нарушать производственный процесс.

Еще один момент. Есть льготные категории, которые могут выбрать любое удобное для себя время для отдыха. К ним относятся родители ребенка-инвалида, несовершеннолетние и многодетные сотрудники.

Идеальный вариант – когда каждый человек в простом уведомлении заполняет планируемые начало и окончание отдыха. Информацию по подразделению согласовывает руководитель и передает в отдел кадров.

4. Подготовить проект. Для этого можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 или бланком, разработанным самостоятельно. Главное – включить в него обязательные для «первички» реквизиты и закрепить образец в учетной политике.

В график необходимо внести следующую информацию:

• наименование организации;
• номер, дату документа и период, на который он составляется;
• названия структурных подразделений фирмы;
• ФИО, табельный номер и должность сотрудника;
• продолжительность отпуска в календарных днях. Если он разбивается на несколько частей, каждую из них фиксируют в отдельной строке;
• дату начала отдыха.

Обратите внимание! Внутренних совместителей указывают по каждой занимаемой должности. У внешнего совместителя запрашивают справку о запланированном времени отдыха по основной работе и в соответствии с ней вносят данные.
Документ подписывает начальник отдела кадров или иное ответственное лицо и утверждает директор.

Сведения о фактических датах отпуска и переносах добавляют в течение года по мере наступления этих событий.

Пример заполнения.

5. Ознакомить с графиком сотрудников. Как это сделать, каждая компания решает самостоятельно. Можно предусмотреть в бланке дополнительные графы для даты и подписи работника. Еще один вариант – составить лист ознакомления, в котором распишутся все сотрудники.

Помните, что за отсутствие графика отпусков или нарушение сроков его утверждения предусмотрены штрафные санкции.

Особенность микропредприятий

Микропредприятие (фирма с численностью работников до 15 человек и годовой выручкой не более 120 млн. рублей) имеет право вести упрощенный кадровый учет. В этом случае график отпусков заменяют письменным соглашением с сотрудником.

Передача кадрового учета на стороннее сопровождение избавляет предпринимателя от рутинных задач и минимизирует претензии со стороны контролирующих служб.
Специалисты аутсорсинговой компании настроят документооборот, подготовят необходимые формы, проинформируют об изменениях в законодательстве и подскажут, как избежать проблем с проверяющими.