Как внести изменения в график отпусков? § Вопросы про бухгалтерию
Этот документ обязателен для исполнения как работодателем, так и наемным сотрудником. Любые корректировки должны происходить по согласованию сторон.
В каких случаях корректируют график отпусков?
Наиболее распространенные причины:
- болезнь специалиста;
- просьба работника или руководителя;
- трудоустройство нового сотрудника.
Алгоритм действий
В законодательстве не прописан строгий порядок для данной процедуры. Компании разрабатывают его самостоятельно и закрепляют в локальном нормативном акте. В общем случае необходимо выполнить следующие шаги.
1. Документально оформить причину, по которой меняют утвержденный график.
Рассмотрим наиболее распространенные варианты.
Инициатива работодателя. Запланированный отдых может совпасть с важной командировкой или стартом нового проекта, который требует присутствия специалиста. Тогда руководитель обращается с просьбой о переносе. Об этом следует официально уведомить гражданина и получить его письменное согласие.
Здесь важно убедиться, что не нарушаются законодательные требования. Например, из отпуска нельзя отозвать несовершеннолетнего работника, даже если он ничего не имеет против.
Болезнь сотрудника. Специалист пишет заявление о переносе или продлении отпуска и согласовывает данный вопрос с руководством. Это позволяет минимизировать спорные ситуации.
Личные обстоятельства работника. Человек также направляет заявление, в котором указывает причины переноса и даты желаемого отдыха. При возможности прикладывает подтверждающие документы. Окончательное решение принимает руководитель.
2. Подготовить приказ о внесении изменений в график отпусков и ознакомить с ним работника.
Документ составляют в произвольной форме. В нем отражают:
- изначальные и новые даты отдыха;
- суть корректировок и их причину;
- ссылку на подтверждающий документ;
- соответствующие указания для отдела кадров и бухгалтерии.
3. На основании подписанного распоряжения кадровик вносит изменения в график отпусков. В унифицированной форме Т-7 для этого предусмотрены графы 8, 9 и 10. Если компания применяет такой бланк, в графах необходимо указать реквизиты приказа, новую дату запланированного отдыха и причину, по которой произошел перенос.
Данную информацию также необходимо зафиксировать в личной карточке работника.
Как добавить в график отпусков нового сотрудника?
Здесь можно выбрать один из двух способов.
1. Оформить приложение к ранее утвержденному документу и отразить в нем сведения об отпуске, запланированном для недавно трудоустроенных сотрудников.
2. Согласовать вопрос с руководителем и написать заявление с датами и продолжительностью отдыха. На его основании кадровик готовит приказ и делает запись в личной карточке. Такой вариант подходит только для первого года работы новичка.
Ведение кадрового учета отнимает много времени и требует постоянного контроля за изменениями трудового законодательства. При этом малейшие ошибки влекут за собой крупные штрафы.
Эксперты аутсорсинговой компании возьмут на себя рутинные задачи и оформят весь комплект документов, соблюдая действующие требования.
