Как отменить командировку? § Вопросы про бухгалтерию
По каким причинам может отмениться деловая поездка?
Прежде всего, необходимо установить, из-за чего сорвалась командировка. Здесь возможно несколько вариантов.
1. Болезнь сотрудника. Если человек не может выехать, он должен без промедления сообщить об этом руководителю. Лист нетрудоспособности подтверждает уважительную причину произошедшего.
2. Личные обстоятельства специалиста. Сюда относится тяжелая болезнь близких родственников и другие непредвиденные ситуации.
Работник подает заявление с указанием конкретных обстоятельств, а директор оценивает ситуацию и принимает решение об отмене служебной поездки.
3. Отсутствие производственной необходимости. Это может быть изменение планов организации. Допустим, заказчик не успевает отремонтировать производственное помещение и просит перенести монтаж приобретенного оборудования на месяц. Еще один пример – у командированного сотрудника появились неотложные задачи на основном рабочем месте.
Руководитель принимает решение и составляет служебную записку с обоснованием отпавшей необходимости в поездке.
4. Обстоятельства непреодолимой силы. Командировка может не состояться из-за стихийных бедствий, приостановки транспортного сообщения, эпидемий и других непредвиденных факторов. Алгоритм действий в подобных ситуациях должен быть прописан во внутренних правилах фирмы.
В любом из вышеперечисленных случаев потребуется документальное подтверждение, иначе возникнут проблемы при проверках.
Пошаговая инструкция по оформлению
Порядок отмены деловых поездок предприятие может разработать самостоятельно и утвердить в локальном акте.
В общем случае потребуется выполнить следующие действия.
1. Определить причину, по которой отменяется командировка, и собрать комплект подтверждающих документов (справки, письма от контрагентов, уведомления транспортных компаний и внутренние приказы).
2. Подготовить служебную записку. Ее пишет руководитель структурного подразделения или непосредственно работник. В документе указывают обстоятельства произошедшего.
3. Издать приказ об отмене командировки в произвольной форме и ознакомить с ним работника под подпись.
В распоряжении фиксируют:
- информацию о командированном сотруднике и пункте назначения;
- причину, по которой не состоялась деловая поездка;
- дату и номер изначального приказа о направлении в командировку;
- порядок возврата неизрасходованных средств, отмены брони гостиниц и сдачи неиспользованных билетов.
4. Составить авансовый отчет и вернуть остаток денег. После этого бухгалтерия отражает операции в учете и производит перерасчет.
Обратите внимание! Служебную записку и приказ теперь можно подготовить в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной подписи.
Специалисты аутсорсинговой компании помогут оформить деловые поездки с соблюдением всех требований законодательства, подскажут, как провести нестандартные операции, и своевременно проинформируют об изменениях в законодательстве.
← Вернуться к списку вопросов
