Утвержденный график отпусков должны соблюдать как работник, так и работодатель. Однако в силу обстоятельств отдых иногда приходится переносить.
Разберемся, как оформить эту процедуру, чтобы защитить права сотрудника и компании и избежать претензий при проверках.

Основания для переноса отпуска

Причинами могут быть:

• болезнь сотрудника;
• выполнением государственных обязанностей во время отпуска;
• производственная необходимость;
• другие основания, закрепленные во внутренних правилах фирмы. Например, свадьба или переезд.

Порядок действий

Сразу отметим, что это примерный алгоритм. Правила оформления переноса лучше установить в локальных актах применительно к конкретной ситуации (временной нетрудоспособности, производственной необходимости и т.д.).

Перенос по инициативе работника

1. Сотрудник пишет заявление на имя руководителя в свободной форме. В нем он указывает причину своей просьбы, новые даты отдыха и его продолжительность. Причина должна быть убедительной. По возможности к заявлению прикладывают подтверждающие документы.

2. Руководитель принимает решение. Если оно положительное, издается приказ о переносе и внесении изменений в график отпусков. В распоряжении фиксируют:

• первоначальные и новые даты отдыха;
• основание для корректировок;
• ссылку на подтверждающий документ;
• указания для отдела кадров и бухгалтерии.

Обратите внимание! Законом предусмотрены ситуации, когда работодатель не вправе отказать сотруднику. Например:

• человек заболел во время отпуска. Тогда отдых автоматически продлевается на дни нетрудоспособности. Кроме того, по заявлению эти дни можно перенести на будущее;
• сотрудник относится к льготной категории и может брать отпуск в удобное для себя время. В частности, закон предусматривает такую возможность для многодетных родителей и несовершеннолетних.

В остальных случаях (болезнь родственников или «горящий» тур) решение остается за администрацией. Опротестовать его не получится.

3. Работника знакомят с приказом под подпись.

4. Кадровик корректирует график отпусков и вносит изменения в личную карточку (если в компании их ведут).

Перенос по инициативе работодателя

1. Руководитель направляет сотруднику уведомление с просьбой перенести отдых на другое время. Такая ситуация должна быть вызвана производственной необходимостью.
Например, предприятие начинает крупный проект, требующий присутствия ключевых специалистов. Либо коллега, который должен выйти на работу, заболел, и его некем заменить.
В любом случае без согласия сотрудника перенос невозможен. Если человек откажется, наказать его за это нельзя.

2. Специалист письменно фиксирует свое решение.

3. При получении согласия работника компания издает приказ о переносе и знакомит с ним под подпись. Вопрос о новых датах отдыха стороны решают заранее.

4. Кадровик отражает изменения в графике отпусков личной карточке.

Чтобы не тратить время на оформление документов и изучение законодательных норм, передайте ведение кадрового учета аутсорсинговой компании. Ее специалисты подготовят необходимые формы для каждого события и внедрят в работу вступившие в силу правила.