Штатное расписание содержит информацию о должностях, количестве работников, величине окладов и дополнительных выплат, а также об общем фонде оплаты труда. Документ можно корректировать в любой момент по мере необходимости.

Сначала определимся, в каких случаях вносят изменения в штатное расписание. Причинами могут быть:

• исключение и добавление должностей, а также их переименование;
• реорганизация на уровне подразделений;
• сокращение или увеличение численности;
• пересмотр окладов и тарифных ставок.

Варианты внесения изменений

Для решения этого вопроса есть два способа. Компания самостоятельно решает, какой из них выбрать, и закрепляет порядок действий в локальных актах.

1. Приказ о внесении поправок в действующий документ

Этот метод подходит в том случае, когда корректировки носят разовый характер. Допустим, меняется наименование должности специалиста.

Унифицированного бланка нет, поэтому приказ составляют в произвольной форме. В документе необходимо отразить:

• обоснования для внесения изменений;
• суть корректировок;
• дату, с которой нововведения вступают в силу.

2. Оформление нового штатного расписания

Новую редакцию утверждают, когда планируются масштабные кадровые перемены. Порядок действий будет следующий.
1. Подготовить проект новой редакции штатного расписания. Его согласовывают с уполномоченными лицами, например, с кадровиком и главным бухгалтером.
2. Утвердить документ у руководителя фирмы.
3. Выпустить приказ о введении в действие штатного расписания. Распоряжение также составляют в произвольной форме.
В результате формируется новый документ с актуальным перечнем штатных единиц.

Когда надо уведомлять сотрудников об изменениях штатного расписания?

Штатное расписание до сведения работников не доводят. Однако специалисту необходимо заранее сообщить об нововведениях, которые касаются непосредственно его трудовой деятельности. Сюда относятся:

• изменение окладов и тарифных ставок;
• переименование должности, отдела или подразделения;
• перевод на другую должность;
• сокращение штата.

В таких ситуациях человеку направляют письменное уведомление. С документом он должен ознакомиться под подпись.

Кадровый учет отнимает много времени и требует постоянного контроля за нормативными новшествами. При этом любая ошибка может стать причиной внутренних конфликтов, повлечь за собой проблемы с надзорными органами и судебные разбирательства. Специалисты аутсорсинговой компании возьмут на себя организацию кадрового документооборота, разработают недостающие формы и оперативно отразят кадровые события.