Какие документы требовать у сотрудника при приеме на работу?

Мы подготовили перечень сведений, которые следует запросить у соискателя, и представили рекомендации по оперативной оценке подлинности носителей информации.
Эксперты нашей компании рассмотрели сложные и нестандартные вопросы при трудоустройстве различных категорий граждан и предложили для них решение.

Какие сведения носят обязательный характер?

1. Документ, подтверждающий личность физического лица. Им может считаться только общегражданский паспорт, на который ориентируются при заполнении кадровых данных. Его альтернативой является временное удостоверение, полученное в случае утраты или в процессе обмена. 
Военный билет или водительское удостоверение не могут заменить основную форму. Загранпаспорт тоже не подходит, поскольку удостоверяет личность только за пределами страны.
Если подросток не достиг 14 лет, он предъявляет свидетельство о рождении.

2. СНИЛС, в том числе электронная версия. Когда человек впервые трудоустраивается, организация обязана зарегистрировать его в системе персонифицированного учета.

3. Диплом или аттестат. Предстоящая работа часто предусматривает наличие определенных знаний или навыков. Поэтому кандидату следует подтвердить личный уровень квалификации.
Обычно руководство фирмы заранее закрепляет условия в должностных инструкциях, учитывая задачи и специфику бизнеса.

4. Документы воинского учета. Кадровику важно знать, относится ли кандидат на вакантную должность к категории военнообязанных. Поэтому ответственный работник проверяет в паспорте заполнение страницы 13, затем военный билет или удостоверение призывника.

5. Трудовая книжка в бумажном варианте. Если кандидат перешел на электронный способ ведения, он предъявляет форму СТД-Р от предыдущего работодателя.
Наиболее надежным источником информации является форма СТД-СФР. В ней собрана вся история трудовой деятельности претендента, включая совместительство. На основе такой справки можно провести серьезный анализ перед тем, как принять человека на работу.
Когда гражданин впервые трудоустраивается, кадровик автоматически регистрирует цифровую трудовую книжку. Совместитель такой документ не предъявляет. 

В зависимости от того, на какую должность претендует кандидат, помимо обязательного перечня могут потребоваться дополнительные формуляры.
Например, таксист предъявляет водительское удостоверение соответствующей категории и информацию о судимости. В зависимости от тяжести статьи работодатель будет вынужден отказать в трудоустройстве.
Для участия в производственном процессе во вредных условиях специалисты проходят предварительный медицинский осмотр.
В отношении нового директора необходимо убедиться, что он не включен в реестр дисквалифицированных лиц.

Кроме того, человек по собственной инициативе может предоставить справки о полученных ранее доходах для применения налоговых вычетов или подтверждение инвалидности ребенка для использования внеочередных выходных дней.

Что следует дополнительно запросить у отдельных категорий граждан?

При оформлении внутреннего совместительства может потребоваться диплом или аттестат об образовании, необходимые для выполнения соответствующих функций.

Внешний совместитель должен представить стандартный пакет данных, за исключением трудовой книжки. По желанию специалиста запись о дополнительной занятости вносят по основному месту работы. Это происходит на основании копии приказа или трудового договора.
Человека нельзя оформить внешним совместителем, если в обоих случаях он будет работать во вредных условиях.

Когда при трудоустройстве кандидат сообщает, что он инвалид, с него следует запросить справку о присвоенной группе и предписаниях по сопутствующим ограничениям, а также индивидуальную программу реабилитации. Специалист предоставляет эту информацию по своему желанию.
Такому работнику полагаются повышенные гарантии.

Подростки в возрасте от 14 до 18 лет в обязательном порядке проходят медосмотр. До достижения 18 лет эта процедура носит ежегодный характер. Юным гражданам, не достигшим 15 лет, также следует получить собственноручно оформленное согласие отца или матери, усыновителя или опекуна.

Дополнительные документы иностранца зависят от статуса будущего работника. Например, временно пребывающие на территории РФ предоставляют национальный паспорт, патент или разрешение на работу. Период действия кадровик должен проверить через сервис МВД. Эта несложная процедура обезопасит фирму от излишних проблем.
Постоянно или временно проживающие граждане должны принести паспорт с отметкой или оформленный вид на жительство. Дополнительные разрешения в этом случае не требуются.
Воинскому учету иностранные граждане не подлежат. Наниматель вправе запросить документ об образовании, если ему необходим специалист определенной квалификации. Трудовая книжка должна быть действительной на территории РФ.
Далее рассмотрим специфику процедуры для представителей различных государств.

Особенности сотрудничества с иностранными гражданами

О найме и увольнении всех иностранцев, кроме жителей Белоруссии, следует проинформировать территориальное подразделение МВД по вопросам миграции. Статус работника значения не имеет.
На граждан Армении, Казахстана, Киргизии и Белоруссии требование об оформлении разрешения не распространяется: их трудоустраивают в упрощенном порядке. Достаточно гражданского паспорта и миграционной карты. Квота для защиты рынка труда РФ на жителей ЕАЭС не предусмотрена.

Временно пребывающие подданные Грузии, Молдовы и Таджикистана должны предъявить патент на работу. Они могут осуществлять трудовую деятельность только в регионе проживания и только по специальности, указанной в разрешении.

Штрафы за нарушения при найме граждан других государств достигают 1 млн. рублей. Поэтому к определению правового статуса, оценке представленных бумаг и миграционному учету следует отнестись с особым вниманием.

Какие документы запрещено требовать?

Обязательный перечень сведений утвержден нормативными актами. Данные, которые выходят за его рамки, компания не вправе запрашивать.
К ним относятся ИНН, свидетельство о браке или рождении детей. Работодатель может лишь предложить предоставить дополнительную информацию. При этом отказ выполнить просьбу не несет для претендента негативных последствий.
Требование подписать обязательство не брать больничные или не уходить в конкурирующую фирму также является незаконным.

Если сотрудник не помнит свой ИНН или отказывается его предоставить, следует воспользоваться сервисом ФНС. Для получения информации достаточно заполнить паспортные данные физического лица. Такая система распространяется и на иностранных специалистов.
Ответственность за прием на работу без свидетельства о присвоении ИНН для предприятия не предусмотрена. 

Что делать, если соискатель принес неполный комплект сведений?

В некоторых случаях это является законным основанием для отказа в трудоустройстве. Например, когда гражданин выбрал цифровое ведение трудовой книжки и не предоставил справку СТД-Р с места предыдущей работы.

Обратите внимание! Кадровик вправе запросить форму СТД-СФР. Если кандидат проигнорировал просьбу, следует собрать всю информацию о нем и тщательно ее проанализировать. Велика вероятность, что человек скрывает отрицательные отзывы и преувеличивает свой опыт.

Еще одна объективная причина для отказа – отсутствие паспорта или временного удостоверения личности.

Если претендент продолжает применять бумажную трудовую книжку, но не принес ее по основному месту занятости, организация или ИП заводят новую форму и заполняют ее.

Для работы на определенных должностях требуется профильное образование и специальная подготовка. Обычно наниматель прописывает условия в локальных актах для всех категорий работников. Это оказывает существенную помощь фирме при конфликтах с претендентами.
Когда кандидат не может подтвердить свою квалификацию, предприятие вправе ему отказать.
Кадровое решение должно быть законным и обоснованным. Нельзя исключать вероятность того, что соискатель обратится в суд.

Если человек не зарегистрирован в системе персонифицированного учета, у него нет СНИЛС. В такой ситуации работодатель направляет анкету в Социальный фонд, который открывает лицевой счет. Кроме того, специалист может потерять свою зеленую пластиковую карточку. Выдача дубликата не предусмотрена. Вместо него СФР направляет уведомление, которое содержит всю информацию.

У соискателя может не оказаться документов воинского учета или он по каким-то причинам не желает их предъявлять. Если это единственная проблема, компания обязана принять специалиста в штат по общим правилам, а затем в установленный срок сообщить о нем в военкомат.

Методика проверки данных

Бумаги и другие носители информации, предъявленные соискателями, следует тщательно проанализировать. Для предпринимателей важно обезопасить бизнес от обмана и подлога.
Кроме того, организация, принявшая сотрудника с фальшивыми документами, привлекается к ответственности согласно требованиям законодательства. Здесь не имеет значения, что было причиной: халатность или невнимательность кадровика.

Паспорт
Оцените наличие защитных элементов. Проверьте дату выдачи и дату рождения физического лица. Если в связи с возрастом документ своевременно не поменять, он станет недействительным. С таким человеком нельзя сотрудничать.
Подлинность паспорта можно легко проверить через сервис МВД.

Обратите внимание! Паспорт также считается фиктивным, если в нем сделаны посторонние пометки. Это могут быть детские рисунки и номера телефонов. Такого человека трудоустраивать запрещено.
Единственный выход в подобных ситуациях – это замена паспорта. Претендент получает временное удостоверение, по которому компания принимает его в штат. Затем потребуется внести в кадровую базу недостающие сведения.

СНИЛС
Гражданин может предъявить зеленую карточку с номером, бумажную выписку или электронный документ. Достоверность оценивают с помощью сервиса СФР. Параметры необходимо сравнить с паспортом.

Документ об образовании
Для проверки существует три способа.
1. Оцените диплом визуально. У него должна быть специальная бумага с водяными знаками и вдавленный номер. На ксерокопии оригинала появляется слово «КОПИЯ». Это означает, что при заполнении использовался государственный бланк.
2. Заполните форму на сайте Рособрнадзора. Реестр выданных дипломов об общем, среднем, высшем и дополнительном образовании находится в свободном доступе. 
3. Направьте официальный запрос в учебное заведение. Для этого потребуется письменное согласие физического лица, поскольку речь идет о персональных данных.

Трудовая книжка
Здесь необходимо проанализировать, соответствует ли серия и внешний вид бланка году выпуска и началу ведения, пересчитать страницы. Подробная информация, включая цветные иллюстрации и определенные параметры, находится в открытом доступе.
При появлении серьезных опасений можно направить запрос в Гознак по интересующему периоду. Типографии такие формы не печатают.
Начиная с 2004 года, у бумажных носителей возросла степень защиты. Это четкие водяные знаки, вживленные микроволоски и прошивка, исключающая замену листов. 
Также следует сопоставить данные человека, заполненные кадровиком, с паспортом. При несовпадении принимать документ нельзя, потому что нет уверенности в том, кто является его истинным владельцем.

Сведения о трудовой деятельности
В формах СТД-Р или СТД-СФР проверяют имеющуюся информацию о физическом лице и сравнивают с карточкой СНИЛС.
Иногда у руководителя возникают подозрения, что справка СТД-Р представлена не с самого последнего места работы. Это означает, что в дальнейшем у специалиста могли появиться серьезные проблемы.
Выход из ситуации – запросить форму СТД-СФР. В ней собраны все сведения по стажу конкретного физического лица. Можно связаться с прежним работодателем и прояснить ситуацию. Поэтому, если человек отказывается представить справку, следует серьезно задуматься в его профессионализме и порядочности.

Документы воинского учета
Их представляют военнообязанные и призывники. Проверьте количество листов и заполнение. Для внесения записей военное ведомство использует чернила черного цвета. Помимо общих сведений должны быть как минимум заполнены страницы об отношении к службе и о постановке или снятии с учета.
Если возникнут сомнения, целесообразно направить официальный запрос в военный комиссариат, выдавший конкретный документ. В открытом доступе такой информации нет.
Также следует сопоставить персональные данные. На странице 13 паспорта военкомат или территориальный орган МВД проставляет штамп «Военнообязанный».
На период оформления военного билета гражданину выдают временное удостоверение. Помимо сверки личной информации, здесь требуется проконтролировать, не истек ли его срок действия.
Обратите внимание! Если в военном билете есть отметка о снятии с учета и нет записи о постановке на учет, наниматель обязан проинформировать военкомат об этом обстоятельстве. В противном случае по отношению к фирме применят штрафные санкции.

Медицинская книжка
Для начала следует провести визуальный осмотр. У всех страниц должен быть одинаковый оттенок. В подлинном документе сведения о физическом лице напечатаны, а не написаны от руки, и оттиски штампов легко читаемы. Почерк и чернила врачебных записей отличаются один от другого.
Также требуется сверить информацию с единым реестром Роспотребнадзора. Для этого достаточно знать номер формуляра или фамилию владельца.
Кроме того, данные физического лица сопоставляют с паспортом. 

Многие предприятия проверяют весь комплекс сведений о соискателях, который можно найти в официальных открытых источниках. Это наличие исполнительных производств, участие в судебных разбирательствах, лишение водительских прав и нахождение в розыске.
Например, юрист может предоставить кейс о выигранных процессах, но на практике его фамилия нигде не упоминается.

Что делать, если при приеме на работу выявлен подложный документ?

В этом случае предприятие вправе отказать в подписании контракта. Но решение признают обоснованным при соблюдении следующих требований:

• документ является обязательным при трудоустройстве и необходим для выполнения должностных обязанностей;
• факт подлога подтвержден результатами экспертизы или официальным ответом на запрос предприятия. Одного мнения представителя компании недостаточно.

Даже ранее трудоустроенного гражданина можно уволить, если обнаружится, что он при оформлении предоставил фиктивные сведения. Таким образом закон защищает права работодателя. Подобные споры часто решаются в суде. Поэтому процесс требует серьезной подготовки со стороны бизнеса.
Например, фирме придется доказать, что:

• диплом поддельный;
• для выполнения должностных обязанностей необходимо высшее профильное образование;
• соответствующее требование зафиксировано в локальном акте, прописано в вакансии, и соискатель знал об этом условии.

Как быть с поддельной трудовой книжкой при трудоустройстве?
Руководитель может принять одно из двух решений.
1. Начать сотрудничество с соискателем. Тогда потребуется завести новую книжку. Организация обычно идет навстречу, если в случившемся нет вины претендента. Например, без его ведома для оформления был использован недействительный бланк, кадровик поставил смазанный оттиск печати или допустил ошибки при заполнении.
Человек пишет заявление и предоставляет подтверждение о стаже с предыдущих мест работы. Направить запрос может и работодатель при получении согласия сотрудника на обработку персональных данных.

2. Отказать в трудоустройстве. При этом факт подлога придется подтвердить официальным документом. Это результат экспертизы или ответ на запрос, отправленный предыдущему руководителю.
В любом случае оставлять на хранении и продолжать вести фальшивую трудовую книжку нельзя. Ее обнаружение повлечет административную или даже уголовную ответственность. 

Особенности справки об отсутствии судимости

Компания запрашивает такое уведомление у претендента, если к будущей работе не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию. Соответствующий перечень должностей и сфер деятельности утвержден законодательством. В основном это образовательные учреждения, транспортные организации и силовые структуры.

Требовать справку в других случаях запрещено. Например, при оформлении трудового договора с кладовщиком промышленного предприятия.
По факту человек является материально-ответственным лицом, но подобный документ директор не вправе у него запрашивать. Допустим, такой соискатель не представил справку и из-за этого его не приняли на работу. Налицо дискриминация и можно смело обращаться в арбитраж.

В основном кандидат самостоятельно запрашивает сведения об отсутствии судимости в учреждении МВД. Также от его лица по доверенности может выступить наниматель или его представитель. В подобной ситуации потребуется дополнительно оформить согласие на обработку личных данных.

Проверьте подлинность документа! У бумажной формы должны быть защитная сетка и герб МВД, а также микротекст «МВД России». Обратите внимание на фоновые реквизиты учреждения, которое подготовило уведомление, и данные физического лица.
Гражданин предоставляет справку на момент трудоустройства. Ежегодно обновлять информацию не нужно.

Практические вопросы

Надо ли работнику получать новый ИНН при смене места жительства?
Нет. Номер присваивается один раз, является единым и действует на всей территории РФ.
Меняется лишь налоговый орган, в котором физическое лицо стоит на учете. Процедура происходит автоматически после получения извещения от регистрирующей службы. Поэтому уведомлять инспекторов о переезде также не нужно.

Как получить информацию о страховом стаже, если у работника электронная трудовая книжка?
Попросите принести бумажный вариант или справку СТД-СФР. Такую форму гражданин самостоятельно запрашивает в СФР, МФЦ или через портал Госуслуги. 
Сведения из заполненной вручную трудовой книжки следует перенести в информационную базу и вернуть ее владельцу. 

Нужно ли выдавать сотруднику расписку о приеме военного билета?
Военный билет находится на руках физического лица. При трудоустройстве кадровик проверяет документ, переносит информацию в личную карточку и возвращает владельцу. Оставлять копию запрещено.
Расписку выдают лишь при оформлении брони или удостоверений об отсрочке, когда требуется оригинал. 

Можно ли запрашивать сведения о детях?
Да, это допустимо, если работник претендует на вычеты и дополнительные социальные гарантии. Сотрудник сам заинтересован предоставить необходимую информацию. Тогда к соответствующему заявлению человек прикладывает свидетельство о рождении ребенка. В личное дело с оригиналов вносят предусмотренные данные. Копии оставлять нельзя.

Должен ли работодатель контролировать срок обмена паспортов сотрудников? Как обязать специалистов сообщать о его замене?
Наниматель рассматривает комплект документов лишь при оформлении в штат. Если в дальнейшем человек вовремя не обменяет паспорт, он совершит административное правонарушение. В результате будет выписан штраф. Предприятие при этом рисков не несет, но и повлиять на ситуацию не может.
Обязанность информировать об изменении личных данных закрепляют в договоре с сотрудником или во внутреннем акте и знакомят с ним персонал под роспись. На практике это не является панацеей. Например, накануне ответственной командировки часто выясняется, что работник не может купить билеты. 

Может ли руководитель на собеседовании потребовать оригинал или копию трудовой книжки?
Да, такое решение обоснованно на этапе отбора кандидатов. Потенциальный работодатель должен убедиться, что претендент обладает релевантным опытом. Не менее важно знать, что в прошлом кандидат не был «уволен по статье».

Должен ли кадровик проверять подлинность документов об образовании и квалификации?
Закон этого не требует, но компании важно убедиться в уровне компетенции соискателя. С помощью фальшивого диплома недобросовестный кандидат может рассчитывать на более солидную должность и высокую зарплату. Поэтому в интересах бизнеса следует провести оперативную проверку.

Можно ли принять на работу специалиста с утерянным дипломом?
Это допустимо, когда выполнение трудовых функций не предусматривает специальных знаний и подготовки.
Если профильное образование является непременным условием, человеку придется запросить дубликат в учебном заведении. Копии утраченного документа недостаточно.

Как быть, если соискатель отказался принести трудовую книжку при трудоустройстве?
Попросите написать заявление об оформлении нового бланка с указанием причины, по которой прежний формуляр отсутствует. Обстоятельства могут быть любыми. На основании обращения компания заводит новую трудовую книжку.
Иногда у кадровика нет возможности запросить такое заявление. В этом случае документ все равно заново заполняют, чтобы не допустить нарушения закона.

В каких случаях соискатели должны предоставить справку об отсутствии наказания за употребление наркотиков?
Такое подтверждение обязательно для работы в составе судового экипажа, авиационного и железнодорожного персонала, в структуре транспортной безопасности и охране.
Кандидат получает справку при личном обращении в МВД и МФЦ либо через портал Госуслуги. С запросом может обратиться доверенное лицо.

Какие существуют особенности при оформлении на работу беженца?
Помимо стандартного комплекта, человек обязан представить удостоверение, подтверждающее его статус. В этом случае для оформления сотрудничества не потребуется дополнительных разрешений.
Для получения такой формы гражданину следует обратиться в управление по вопросам миграции МВД РФ.

Что запрещено хранить в личном деле?

Это копии личных документов, не имеющих отношения к выполнению трудовых функций. Если их оставить, Роскомнадзор сделает вывод о том, что компания нарушила порядок обработки персональных данных. Риск существует даже при наличии разрешения, подписанного всеми специалистами предприятия.
Ревизоры обяжут уничтожить копии и оштрафуют организацию или ИП.

В деле должны быть только бумаги, оформленные работодателем или относимые к выполнению служебных обязанностей:

• трудовой договор с дополнительными соглашениями;
• должностная инструкция;
• личная карточка и анкета;
• заявления гражданина и приказы, с ним связанные;
• сведения об аттестации и результатах медосмотров.

Паспортные данные, реквизиты диплома с оригиналов вносят в информационную базу и оригиналы возвращают владельцу.