Обязательные кадровые документы

Универсальный перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации и ИП законодательством не предусмотрен. Однако есть документы, которые запрашивают в ходе проверок налоговики, сотрудники Государственной инспекции труда, Социального фонда и другие контролеры. Их отсутствие грозит штрафными санкциями.

Рассмотрим более подробно обязательные кадровые локальные нормативные акты (ЛНА). Эти документы регулируют трудовые отношения внутри компании. Они устанавливают правила работы, определяют порядок действий в штатных ситуациях и закрепляют те или иные гарантии.
Единого списка таких ЛНА законом также не установлено. Они перечислены в статьях Трудового кодекса и подзаконных актах.

Наши эксперты рассказали, какие нормативы требуются каждой компании, какие вопросы решаются с их помощью и на что обратить внимание при подготовке документов.

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

Норматив обеспечивает прозрачность трудовых отношений и защищает интересы сторон.
Этот документ устанавливает:

• процедуры трудоустройства, перевода на другую должность и прекращения сотрудничества;
• основные права и обязанности сторон;
• продолжительность рабочего дня и перерывов для отдыха;
• формы поощрений и ответственность за нарушение распорядка;
• сроки перечисления заработной платы.

Если этих пунктов не будет в ПВТР, фирму и директора оштрафуют.

Правила могут представлять собой как отдельный документ, так и являться приложением к коллективному договору. Форма ПВТР не унифицирована и составляется работодателем самостоятельно с учетом норм трудового законодательства и специфики предприятия.

Отсутствие Правил влечет административную ответственность для организации и ее руководителя.

Если в законодательные акты вносятся изменения, ПВТР необходимо актуализировать и подстроить под новые требования. Использование устаревших формулировок – это тоже основание для штрафа при проверке, проводимой трудовой инспекцией.

Положение о работе с персональными данными

Документ устанавливает:

• правила сбора и использования информации личного характера;
• способы обеспечения сохранности данных;
• процедуру передачи сведений.

Правила распространяются на действующих и бывших сотрудников, а также на соискателей. Положение необходимо утвердить до того момента, как фирма начнет работать с персональными данными.

Законодательно утвержденного шаблона не существует. Регламент составляют в произвольной форме. Можно скачать образец, который есть в свободном доступе, и адаптировать его под бизнес-процессы конкретной компании.

Требования к обработке персональных данных постоянно меняются. Важно отследить вступившие в силу нововведения и своевременно скорректировать внутренний норматив. Ссылка на неактуальные правила приведет к крупным штрафам со стороны Роскомнадзора.

Положение об оплате труда

В этом документе подробно расписывают методику расчетов с сотрудниками: порядок начисления заработной платы, предусмотренных поощрений и компенсаций. С его помощью система оплаты труда становится более понятной для персонала и минимизирует вопросы со стороны контролирующих структур.

Если все условия, связанные с выплатами персоналу, зафиксированы в трудовом договоре или в ПВТР, Положение об оплате труда можно не составлять. Однако большинство работодателей активно используют этот документ. Он упрощает кадровое делопроизводство и снижает риск ошибок.
Кроме того, данный ЛНА обосновывает правомерность включения в расходы зарплатных затрат. Без него сложно доказать инспекторам ФНС законность уменьшения налоговой базы на бонусы, доплаты и аналогичные выплаты.

Типовой формы такого документа нет, поэтому каждый работодатель может самостоятельно его подготовить с учетом специфики своей деятельности.
Здесь важно ориентироваться на актуальные законодательные нормы и периодически корректировать ЛНА. Применение устаревших правил ухудшает права сотрудников и влечет за собой штрафные санкции.

Инструкции по охране труда

Документ разрабатывается индивидуально на каждую должность, профессию или выполняемые работы. Это требование относится ко всем работодателям, даже если фирма оказывает консалтинговые услуги.

При создании ЛНА необходимо учитывать:

• специфику условий труда в рамках конкретной должности;
• действующие ГОСТы, стандарты и гигиенические нормативы.

В качестве основы можно воспользоваться типовыми инструкциями. Помните, что шаблоны потребуется адаптировать с учетом:

• условий труда в организации;
• перечня рисков и опасностей, характерных для выполняемых работ;
• используемого оборудования и технологий.

Законодательство в сфере охраны труда постоянно изменяется, поэтому ранее утвержденные инструкции требуют регулярного пересмотра на предмет соответствия актуальным нормам.

Какие локальные акты относятся к необязательным?

В зависимости от своей специфики организация может подготовить и применять в работе дополнительные ЛНА. Они необходимы, чтобы урегулировать какой-либо внутренний процесс.
Так, в положении о коммерческой тайне прописывают, какая информация к ней относится, как защищать конфиденциальные сведения и какое наказание предусмотрено за разглашение.
В качестве примеров можно привести положение о медосмотрах, служебных командировках, и кадровом электронном документообороте.

Особенности ЛНА для микропредприятий

Фирмы, которые относятся к данной категории, обязаны разработать два основных локальных норматива:

• положение об обработке персональных данных сотрудников;
• инструкции по охране труда.

Кроме того, законодатели рекомендует составить штатное расписание, хотя формально оно не относится к обязательным.

Микропредприятие вправе полностью или частично отказаться от отдельных ЛНА. При этом условия и гарантии, которые должны быть в них прописаны, необходимо отразить в трудовом договоре типовой формы.
Соглашение можно адаптировать под условия работы в конкретной компании. Здесь важно проконтролировать, чтобы контракт не ухудшал положение сотрудника относительно закрепленных законом регламентов.

Обратите внимание! Если фирма утратила статус микропредприятия, она обязана подготовить необходимые ЛНА по стандартным правилам. На это у нее есть четыре месяца с момента внесения изменений в Единый реестр субъектов МСП.

Предприниматели часто используют в качестве ЛНА готовые шаблоны из интернета. В такой ситуации можно столкнуться с непроверенными документами, которые содержат некорректные формулировки и устаревшие правила. Их применение приводит к проблемам с контролирующими органами и конфликтам с работниками.
Эксперты аутсорсинговой фирмы подготовят внутренние нормативы, учитывая требования законодательства, а также особенности и цели конкретной компании.