Как принять сотрудника на работу: пошаговая инструкция

После того как выбран кандидат на вакантную должность и решен вопрос с зарплатой и условиями работы, компания приступает к оформлению сотрудничества.

Эта, на первый взгляд, простая процедура содержит множество подводных камней. Неправильно заполненные документы, несоблюдение трудового права или доступ посторонних лиц к конфиденциальной информации могут стать причиной конфликтов и основанием для крупных штрафов.

Наши эксперты представили пошаговый алгоритм приема на работу, подробно рассказали о каждом этапе и рассмотрели наиболее часто встречающиеся ошибки.

1. Запросить комплект документов

Законом установлен список документов, которые соискатель должен предъявить при трудоустройстве.

Это обязательный перечень, без которого невозможно трудоустройство. Исключением являются совместители: от них нужен только паспорт.
Если новичку пока не присвоен страховой номер, кадровик направляет данные в СФР для его получения.

В зависимости от категории, к которой относится соискатель, и его будущей должности, наниматель запрашивает и другие документы. Сюда относятся:

• диплом, аттестат, сертификаты и свидетельства. Они потребуются, если для работы необходимы профессиональные знания и опыт;
• документы воинского учета (для граждан из числа военнообязанных или подлежащих призыву);
• справка о прохождении медосмотра или медицинская книжка, если работа связана с продуктами питания, бытовым обслуживанием и образовательной сферой;
• справка об отсутствии судимости.

Обратите внимание! От человека необходимо получить согласие на обработку персональных данных, поскольку сведения о нем заносятся во многие кадровые документы.

Закон отводит три рабочих дня на оформление всех бумаг и заключение трудового договора. Но лучше собрать весь комплект сведений до начала работы, чтобы не пришлось проводить оформление «задним числом».

2. Ознакомить соискателя с локальными нормативными актами (ЛНА)

Эта обязанность работодателя закреплена в Трудовом кодексе. Каждый новичок до подписания договора должен изучить внутренние правила, которые непосредственно связаны с его будущей деятельностью.

После ознакомления соискатель ставит подпись в специальном журнале или на титульном листе каждого документа.

Данной процедурой нельзя пренебрегать. При возникновении спора или конфликтной ситуации компания не сможет доказать проверяющим или суду, что человек был официально поставлен в известность о каких-то требованиях и условиях работы.
В свою очередь, своевременное ознакомление с локальными актами не позволит специалисту злоупотреблять своими правами.

Обратите внимание! Микропредприятия могут отказаться от разработки ЛНА и включить все требования в типовой трудовой договор.

3. Заключить трудовой договор

Документ подтверждает официальные трудовые отношения между компанией и сотрудником и фиксирует обязательства обеих сторон. Так, предприятие предоставляет человеку работу по соответствующей должности, обеспечивает надлежащие условия труда и выплачивает заработную плату, а специалист обязуется добросовестно выполнять свои функции.

Соглашение составляют в письменной форме в двух экземплярах: один хранится у работодателя, другой выдается на руки сотруднику. Документ должен быть подписан обеими сторонами. В противном случае он не вступит в силу.

В трудовом договоре необходимо указать:

• данные работодателя и сотрудника. Сюда относятся ФИО физического лица и название компании;
• дату, с которой специалист приступает к работе. Если речь идет о временном найме, фиксируют срок действия контракта;
• должность, на которую принимается соискатель и его обязанности;
• адрес, где находится рабочее место;
• величину заработной платы. Здесь прописывают тарифную ставку или оклад, премиальную составляющую и компенсации. Даты выплат могут быть установлены внутренними регламентами. Тогда следует сделать к ним отсылку;
• обязательное подтверждение ознакомления сотрудника с ЛНА компании;
• сведения о документе, удостоверяющем личность соискателя, ИНН нанимателя и сведения о его представителе, наделенном правом подписывать договор.

Если специалист работает удаленно, вахтовым методом или неполный день, это следует отразить в договоре. При необходимости добавляются пункты о прохождении испытательного срока и обязательном соблюдении коммерческой тайны.

Единого шаблона для составления договора нет. Как правило, каждая компания разрабатывает свой образец, учитывая установленные требования и собственную специфику. Документ может быть оформлен как на бумаге, так и в цифровом виде. В этом случае стороны заверяют его квалифицированными электронными подписями.

Распространенная ошибка работодателей – задержка с подписанием соглашения или его утрата. Заключение контракта «задним числом» крайне нежелательно, поскольку Социальный фонд и налоговая инспекция могут предъявить претензии.

Помните, что трудовой договор – это обязательный документ. За его отсутствие и ошибки при оформлении предусмотрена административная ответственность.

4. Составить приказ о приеме на работу

Приказ оформляют на основании трудового договора. Предприятие может использовать унифицированную форму или разработать и утвердить собственный образец.

Приказ содержит сведения:

• название организации, дату и место составления, порядковый номер документа;
• ФИО принятого человека;
• занимаемая должность и структурное подразделение;
• информация о договоре;
• установленный оклад и иные сведения о назначенной заработной плате;
• условия и характер предстоящей работы;
• продолжительность испытательного срока, если он предусмотрен.

Распоряжение подписывает руководитель организации. Сотруднику его доводят до сведения под расписку. Это необходимо сделать в течение трех рабочих дней с момента вступления в должность.
Документ составляется в одном экземпляре и хранится у работодателя.

Основные ошибки в приказе – это несоответствия в датах и расхождения с условиями договора из-за некорректно перенесенной информации. Например, несовершеннолетний сотрудник устроен на полный рабочий день. Такое упущение в документах влечет за собой штраф.

5. Внести запись в трудовую книжку

Многие работники продолжают использовать трудовые книжки в бумажном формате. Если сотрудник представил такой документ и не выразил желание перейти на электронный вариант, необходимо сделать запись о приеме на работу.

Информацию вписывают не позднее пяти дней с того момента, как специалист приступил к выполнению обязанностей. В документе указывают:

• наименование компании в соответствии с уставом;
• порядковый номер записи и ее дату;
• информацию, где и кем гражданину предстоит трудиться;
• реквизиты документа, на основании которого соискатель принят в штат фирмы.

Заполненная бумажная трудовая книжка хранится у работодателя до увольнения сотрудника. Ее выдают на руки в последний день работы.

Если у сотрудника электронная версия трудовой книжки, он предъявляет форму СТД-Р от предыдущего нанимателя или справку СТД-СФР об общем страховом стаже, выданную Социальным фондом.
Оформление на работу происходит в общем порядке.

6. Отчитаться о приеме на работу в Социальный фонд России

Наниматель обязан уведомить СФР о новом сотруднике. Для этого он должен заполнить соответствующую часть формы ЕФС-1.
Организация или ИП отправляют титульный лист, а также подразделы 1 и 1.1 раздела 1 не позднее следующего дня после подписания приказа. За нарушение установленных правил фирме грозит штраф.

7. Заполнить личную карточку

Личная карточка – это не обязательный документ, однако многие компании продолжают ее вести. Эксперты не рекомендуют отказываться от заполнения такой формы в силу ряда причин:

• вся информация о работнике собрана в одном месте. В результате кадровик не тратит время на поиск каких-либо сведений. Это особенно важно при подготовке отчетности, проведении проверок и получении запросов от контролирующих органов;
• в карточку вносятся данные, которые нельзя хранить в других форматах, например, в виде копий;
• сведения используются в трудовых спорах.

В основном компании выбирают унифицированную форму Т-2.

Личная карточка заверяется подписью сотрудника и специалиста кадровой службы. Ее можно вести в бумажном или электронном формате. Главное условие – обеспечить сохранность данных и ограничить круг лиц, имеющих к ним доступ.

Сведения дополняются, пока работник числится в штате организации. Последняя запись – это реквизиты приказа об увольнении.

Не забывайте платить налоги и сдавать отчетность!

После того как человек принят в штат, необходимо вести учет отработанного времени, начислять предусмотренные выплаты, а также рассчитывать НДФЛ и страховые взносы.
При этом следует соблюдать права сотрудника и помнить о сроках предоставления отчетных форм.

Как сформировать личное дело работника?

В личном деле собрана информация о конкретном сотруднике и его трудовой деятельности в организации.

Сразу отметим: закон не обязывает коммерческие структуры вести подобную документацию по своему персоналу. В то же время большинство организаций не пренебрегает этой функцией. Необходимо лишь заранее установить в локальном акте алгоритм действий и утвердить перечень включаемых документов.

Кадровик начинает вести дело при трудоустройстве и продолжает вплоть до увольнения. Затем информация направляется в архив.

В процессе трудовой деятельности сотрудника в личное дело в хронологическом порядке добавляются:

• дополнительные соглашения к контракту;
• данные о результатах проведенной аттестации;
• сведения о повышении квалификации;
• копии приказов, например, о премировании или переводе;
• заявления сотрудника;
• докладные и объяснительные записки;
• приказ об увольнении.

Обратите внимание! От сбора копий личных документов следует отказаться, иначе можно получить штраф от Роскомнадзора. Оптимальное решение – ознакомиться с оригиналами, внести необходимую информацию в базу и вернуть бумаги владельцу. Такой подход минимизирует риск при проверках.

Распространенные ошибки при приеме на работу

Различные мелочи, на которые кадровики часто не обращают внимание, могут привести к наложению административного штрафа и взысканию компенсации.
1. Требование избыточных документов.
Например, нельзя запрашивать у всех новых сотрудников справку об отсутствии судимости. Ее обязаны предоставить лишь определенные категории работников. Нанимателю следует руководствоваться нормами Трудового кодекса.

2. Заключение договора ГПХ вместо трудового договора.
Необходимо проанализировать продолжительность сотрудничества и поставленные задачи.
Договор ГПХ оптимален для разовых проектов или конкретных работ с заранее оговоренным результатом, сроками исполнения и суммой вознаграждения.
Трудовой договор оформляют, когда сотрудник зачисляется в штат компании, постоянно исполняет стандартные функции в рамках конкретной должности или специальности и соблюдает внутренние правила предприятия.
Если будет выявлено злоупотребление договорами ГПХ, предпринимателя ждут строгие санкции.

3. В контракте и приказе есть условие об испытании, но при этом отсутствует подпись сотрудника. В данном случае считается, что человек принят на работу без прохождения испытательного срока.

4. Договор подписан до того, как человек ознакомился с локальными нормативными актами. Нельзя исключить вероятность, что гражданин обнаружит неприемлемые для себя условия и откажется оформляться на работу.

5. В срочном трудовом договоре не указано основание для временных отношений. В такой ситуации контракт с большой вероятностью будет признан бессрочным.

Оформление приема на работу требует комплексного подхода и внимания к деталям. Можно упустить из виду важные вопросы и затем столкнуться с проблемами и штрафами. Дополнительные сложности возникают из-за постоянных изменений в законодательстве.
Специалисты аутсорсинговой компании возьмут на себя ведение кадрового учета и расчет зарплаты. В результате предприниматель освобождается от рутинных задач и минимизирует претензии со стороны контролирующих органов.