Ведение электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка (ЭКТ) – это цифровая версия бумажного документа. Ее ведет Социальный фонд, а каждый работодатель обязан своевременно передавать сведения о кадровых изменениях внутри своего предприятия.

Разберемся, как организовать работу с ЭТК, выбрать ответственного и на что обратить внимание бизнесу.

Работа с ЭТК

Начиная с 2021 года наниматели автоматически оформляют ЭТК всем гражданам, которые впервые устраиваются на работу. Бумажный вариант документа для них заводить нельзя.
Остальные работники могут выбрать: перейти на электронные книжки или использовать привычный формат. В любом случае сведения о трудовой деятельности персонала передаются в Социальный фонд. Так учреждение создает единую информационную базу.

Для того чтобы начать работать с ЭТК, необходимо:

• установить ответственного за ведение электронных трудовых книжек и сдачу отчетности в СФР. Как правило, это кадровик или бухгалтер;
• издать приказ о назначении и ознакомить с ним специалиста под подпись;
• внести изменения в должностную инструкцию;
• установить программное обеспечение для подготовки отчета.

Если происходит какое-либо кадровое событие (например, прием или увольнение) о нем сообщают в Социальный фонд, направляя заполненный подраздел 1.1 формы ЕФС-1.

При приеме на работу, увольнении, подписании или расторжении договора гражданско-правового характера отправить данные необходимо не позднее следующего рабочего дня.

При изменении условий труда, переводе на другую должность, в другое подразделение либо при выборе формата ведения трудовой книжки информация направляется до 25-го числа следующего календарного месяца.
Нарушение установленных сроков грозит штрафами.

Сведения в электронных трудовых книжках

В документе отражаются стандартные данные о трудовой деятельности сотрудника. К ним относятся:

• ФИО работника, дата рождения, СНИЛС и ИНН (если есть);
• место работы;
• должность, профессия и квалификация;
• информация о приеме на работу, переводах внутри предприятия и увольнении с указанием причины расторжения договора. Для каждого кадрового события приводят реквизиты приказа;
• сведения о подписании и расторжении договора ГПХ;
• запрет занимать определенную должность и вести определенную деятельность по приговору суда;
• иные данные в соответствии с требованиями ТК РФ.

Обратите внимание! Сведения об образовании, награждениях, поощрениях, вахтовом и сезонном характере работы в цифровой версии не фиксируются.

Как оформить электронную трудовую книжку

Если работник решил отказаться от обычной трудовой книжки и выбрал цифровой формат документа, он направляет заявление. Работодатель должен сделать запись в бумажной трудовой о переходе на ЭТК и выдать ее на руки.
Также об этом событии необходимо проинформировать Социальный фонд.

Когда человек впервые устраивается на работу, электронную книжку заводят по умолчанию. Какие-либо дополнительные заявления здесь не требуются. Организация сообщает в СФР о трудоустройстве сотрудника, и в базе ведомства формируется новая ЭТК. В ней будет отражаться информация от каждого работодателя и заказчика по договорам ГПХ.

Параллельное ведение трудовых книжек

Если сотрудник не отказался от бумажной трудовой, оба формата ведутся одновременно. При наступлении какого-либо кадрового события, например, перевода на другую должность, работодатель направляет информацию в Социальный фонд и дублирует ее в бумажном документе.

Изменения 2026 года

Начиная с 2026 года бумажные трудовые книжки следует вести только для тех сотрудников, которые подадут соответствующее заявление до конца 2025 года. Все остальные автоматически перейдут на электронный учет.

Как внести исправление в электронную трудовую

Ошибки может обнаружить специалист кадровой службы, работник предприятия или Социальный фонд. Сотрудник пишет заявление с просьбой исправить данные. Специалисты СФР направляют протокол, в котором указывают выявленную неточность и способ ее корректировки.

Алгоритм действий нанимателя будет следующий.
В подразделе 1.1 формы ЕФС-1:

• отменить ранее направленную неверную запись;
• в следующей строке заполнить скорректированные сведения.

Если изменения затронули сведения об увольнении, работнику необходимо выдать новую справку СТД-Р.

Обратите внимание! Действующий работодатель не может исправлять ошибки за другую фирму.

Преимущества электронных трудовых книжек

Здесь есть положительные факторы для каждой из сторон сотрудничества.
Для работника:

• доступность информации. Человек в любой момент получает выписку из ЭТК удобным для себя способом (через портал «Госуслуги», МФЦ или отделение Социального фонда);
• возможность проверки. Сотрудник контролирует сведения, переданные работодателем. При обнаружении ошибок он вправе обратиться как к действующему, так и к бывшему нанимателю с заявлением о внесении корректировок;
• гарантия сохранности данных. ЭТК невозможно потерять или испортить.

Для работодателя:

• снижение затрат. Это приобретение бланков, ведение, учет и хранение трудовых книжек;
• автоматизация процесса учета. Действующий алгоритм уменьшает административную нагрузку на бизнес, снижает вероятность ошибок и упрощает предоставление отчетности.

Что делать, если сотрудник забыл, какой формат трудовой книжки выбрал?

Распространенная ситуация: человек оформляется на работу и не помнит, направлял ли он заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. Есть два пути решения проблемы.
1. Если новый сотрудник принес бумажную трудовую книжку проверьте, есть ли там запись о подаче заявления. Она должна быть самой последней.
2. Попросите представить справку по форме СТД-СФР. Гражданин может самостоятельно ее заказать через МФЦ, портал «Госуслуги» или непосредственно в отделении СФР. В документе отражен выбор формата трудовой книжки.
Второй вариант наиболее надежный. Он исключает дальнейшие ошибки и споры.

Если сотрудник отказывается предоставить СТД-СФР – это повод задуматься. Возможно, человек скрывает увольнение по «нехорошей» статье или предыдущие места работы.

Специалисты аутсорсинговой компании наведут порядок в кадровой документации и настроят учетные процессы. Они разработают формы договоров, внутренние правила и своевременно предупредят об изменениях в законодательстве.