Как предоставлять отпуск работникам?

Предоставление отпуска – это строго регламентированная процедура. Допущенные ошибки могут привести к штрафам и конфликтным ситуациям.

Разберемся, какие требования необходимо выполнить и как организовать работу, чтобы избежать рисков.

Порядок действий

1. Оформить график отпусков. Его утверждают за две недели до начала нового календарного года. График обязаны соблюдать как работодатель, так и работник.

2. Уведомить сотрудника о предстоящем отдыхе. Это необходимо сделать за две недели до начала отпуска, запланированного по графику. Человек должен ознакомиться с документом под подпись.
Форма уведомления законом не установлена. Компания разрабатывает бланк самостоятельно. Допускается как бумажный, так и электронный вариант.

Когда специалист уходит в отпуск вне графика, он пишет заявление и согласовывает его с непосредственным руководителем. Такая ситуация складывается, если человек недавно трудоустроился и его нет в графике или он просит перенести отдых на другие даты.

3. Выпустить приказ и ознакомить с ним работника. Обычно используют унифицированную форму Т-6 или образец, утвержденный предприятием. В документе указывают:

• сведения о сотруднике;
• период работы, за который предоставляется отпуск;
• дату начала и окончания отдыха, его продолжительность.

Распоряжение следует оформить заранее, чтобы бухгалтерия успела рассчитать отпускные.

4. Подготовить записку-расчет. Документ содержит данные о периоде работы, длительности отдыха, заработке сотрудника, удержанном НДФЛ и сумме к выплате. Его заполняет кадровик и бухгалтер.

5.Перечислить отпускные не позже, чем за 3 дня до начала отпуска.

6. Отразить информацию в кадровых документах. Сведения вносятся в личную карточку (если фирма ее ведет) и в табель учета рабочего времени.

При оформлении отпуска работодатели часто допускают ошибки. Самые распространенные:

• нарушение сроков выплаты отпускных;
• отсутствие уведомления о начале отдыха;
• неправильный расчетный период.

Такие факты быстро выявляются и становятся основанием для претензий со стороны контролирующих органов.
Специалисты аутсорсинговой компании организуют кадровый документооборот, учитывая требования законодательства, и грамотно рассчитают все выплаты персоналу.