Основные правила заполнения приходного кассового ордера (ПКО):

— При оформлении используется форма КО-1;

— Заполняется в единственном экземпляре, от руки или с использованием компьютерной техники и разнообразных программных продуктов (от Excel до специализированных бухгалтерских программ);

— Не допускается никаких исправлений и помарок при заполнении ПКО. Если допущена ошибка, испорченный документ уничтожается, а вместо него выписывается новый;

— На каждом ПКО проставляется номер, нумерация является сплошной, с начала года начинается вновь с 1-го номера;

— Документ действителен только один день, указанный на ПКО в реквизите «Дата»;

— Состоит непосредственно приходного кассового ордера и квитанции к нему, обе части имеют одинаковые реквизиты;

— ПКО и квитанцию заполняет бухгалтер, регистрирует в Книге регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Реквизит «Принято от» заполняется следующим образом:

— если деньги в кассу сдает физическое лицо (в том числе работники организации) – указывается фамилия, имя, отчество полностью (Принято от Гусева Андрея Алексеевича);

— при получении денег от представителя организации – указывается наименование организации и фамилия, имя, отчество лица, вносящего деньги в кассу (Принято от ООО «Открытие» через Уткиной Светланы Михайловны);

— при поступлении наличных денег, полученных из банка со счета организации – указывается наименование банка и фамилия лица, получившего эти деньги в банке (Принято от Сбербанк через Петрову Н.П.).

Реквизит «Основание» заполняется в зависимости от назначения взноса, например:

— при внесении денег покупателями и заказчиками – указывается вид товаров, работ, услуг, за которые производится расчет (Основание: За оказанные транспортные услуги);

— при внесении денег, полученных в банке – указывается номер чека, по которому получена эта сумма в банке (Основание: по чеку № 123456).

В реквизите «Сумма» следует указать получаемую сумму в рублях прописью, с заглавной буквы. Копейки пишутся цифрами.

Далее ПКО и квитанцию подписывает главный бухгалтер, на квитанции проставляется печать. Затем документ передается для исполнения кассиру.

Кассир проверяет полученный ПКО по форме и содержанию, кассир не принимает к исполнению документ с незаполненными реквизитами, с помарками, без подписи главного бухгалтера.

После получения и пересчета вносимой суммы кассир подписывает ПКО и квитанцию, отрывает квитанцию по линии отреза и передает ее лицу, внесшему деньги.

Кассир составляет Отчет кассира, к которому подшивает ПКО и сдает в бухгалтерию.