Универсальный передаточный документ (УПД) – это форма, которая может заменить:

• счет-фактуру;
• товарную накладную при отгрузке;
• акт при выполнении работ или оказании услуг.

УПД применяют в работе юридические лица и индивидуальные предприниматели. Он подходит для всех режимов налогообложения.

Какие задачи решает УПД?

1. Подтверждает факт совершения хозяйственной операции:

• продукция отгружена и принята покупателем;
• результат работ сдан заказчику;
• услуги оказаны и приняты клиентом.

Более того, можно составить один УПД одновременно на несколько операций. Например, на поставку оборудования и работы по его монтажу.

2. Упрощает документооборот. Вместо двух (или более) форм заполняется одна. Это экономит время на подготовку и обработку данных, а также минимизирует риск возможных ошибок.

3. Используется в бухгалтерском и налоговом учете:

• подтверждает выручку у продавца и обосновывает затраты у покупателя;
• фиксирует сумму НДС и служит основанием для принятия налога к вычету.

Особенности применения УПД

Универсальный передаточный документ не является обязательной формой. Компании применяют его по своему усмотрению. Главное – предусмотреть такую возможность в учетной политике.
При этом одни сделки можно оформлять с помощью счета-фактуры и товарной накладной, другие – с помощью УПД. Перечень закрывающих документов лучше заранее согласовать с деловым партнером и зафиксировать в договоре.

Работая с универсальным передаточным документом, предпринимателю важно помнить об установленных законом ограничениях.

Организации и ИП обязаны использовать УПД:

• при проведении сделок с маркированными и прослеживаемыми товарами;
• в процессе электронного документооборота. Начиная с 2026 года прекратили действовать электронные формы накладных ТОРГ-12 и актов выполненных работ. Вместо них все участники ЭДО оформляют УПД. Документов в бумажном виде изменения не коснулись.

УПД нельзя применять:

• если сделка связана с алкоголем или спиртосодержащей продукцией. Поставщик должен оформить товарно-транспортную накладную;
• для учета НДС за аванс. Здесь подойдет только счет-фактура. УПД выставляют по факту отгрузки товаров или оказания услуг.

Специалисты аутсорсинговой компании помогут организовать документооборот. Они посоветуют надежного оператора ЭДО и настроят интеграцию с учетной программой, подготовят понятные инструкции и обучат персонал.