Порядок и сроки хранения бухгалтерской документации § Вопросы про бухгалтерию
Закон требует от организаций и ИП обеспечить сохранность документов, связанных с их деятельностью. Сведения прошлых периодов могут потребоваться бизнесу для защиты интересов в суде при разногласиях с контрагентами и для обоснования проведенных операций.
Какими правилами следует руководствоваться в работе?
Документы, по которым не закончено делопроизводство, обычно находятся в офисе предприятия. При этом важно обеспечить сохранность и конфиденциальность. Когда работа по материалу завершена, он становится архивным. Не позже чем через 3 года его следует направить в хранилище.
Данные систематизируют и передают по описи. Нормативные правила часто предусматривают для одного и того же бланка разные сроки хранения. Для интересов бизнеса целесообразно применять максимальный из них.
Комплект подлинников формируют независимо от того, каким способом документы были составлены. Важно помнить, что бланки на бумаге нельзя оцифровать, а электронные – распечатать.
После окончания установленного периода руководитель может принять решение об уничтожении данных. Он назначает комиссию, которая в свою очередь составляет протокол и акт с перечислением бумаг для уничтожения. Эту процедуру компания проводит самостоятельно или привлекает стороннюю организацию.
Требования к архиву
Помещение, выбранное для хранилища, должно обеспечивать защиту информации от пожаров, затоплений и других вредных воздействий. Кроме того, следует исключить возможность доступа посторонних лиц с целью подмены или уничтожения данных.
Также фирма вправе воспользоваться услугами специализированного предприятия.
Особенности хранения электронной документации
Электронный документ выполняют те же функции, что его аналог на бумажном носителе, и обрабатывается различными системами. Он должен быть скреплен цифровой подписью. Распечатку данных форм делают только по необходимости, например, при запросе налоговиков.
Для хранения такой информации предусмотрено два способа:
- разместить материалы на жестком диске или другом отдельном носителе. Его необходимо регулярно контролировать, чтобы убедиться, что с содержимым все в порядке;
- воспользоваться системой хранения электронных документов. В этом случае сведения находятся на защищенном сервере с регулируемым доступом.
Организация или ИП могут применять оба способа.
После окончания установленного срока данные уничтожаются программно-техническими средствами. Этот факт следует зафиксировать.
Как определить начало срока хранения документов?
Необходимо дождаться момента, когда делопроизводство по конкретному документу будет прекращено. Срок хранения наступает 1 января следующего года. Например, в 2023 году фирма заключила договор ремонт офиса. Работы были выполнены в 2024 году. Период хранения контракта отсчитывают, начиная с 1 января 2025 года.
Если документ действовал несколько лет, отталкиваются от того года, в котором его последний раз применяли. Это правило относится к различным регламентам и положениям.
Архивный период бумаг по основным средствам и нематериальным активам начинается с момента выбытия объекта.
При переносе убытков прошлых лет необходимо подтверждение доходов и расходов соответствующего года. Поэтому в данном случае срок хранения «первички» начинается после завершения процесса переноса.
Сроки хранения документации
Для большинства форм минимальная продолжительность составляет 5 лет. Это относится к «первичке», регистрам, налоговым декларациям и книгам покупок и продаж.
Уничтожить носители информации можно только после завершения проверки контролирующими органами и проведения аудита. Если с контрагентами или налоговиками возникает спор, сведения оставляют до его разрешения.
Для кадровых документов и расчетов по страховым взносам предусмотрены наиболее длительные архивные периоды. Так, 50 лет должны храниться:
- кадровые приказы и служебные записки;
- анкетные данные, трудовые договоры, личные карточки и дела;
- сведения о проведении и результатах аттестации.
Бессрочно хранятся приказы о создании подразделений, приказы о вступлении в должность или назначении директора и главного бухгалтера, регламент работы с персональными данными. Также это относится к годовой бухгалтерской отчетности, положению об оплате труда и премировании.
Ответственность за утрату документов
Если по запросу налоговиков фирма не представит документацию, ее оштрафуют за каждый отсутствующий бланк.
Также возможны взыскания за нарушение правил хранения. Когда речь идет об учредительных и регистрационных документах, и сведениях о крупных сделках, сумма значительно возрастает.
Кроме того, досрочное уничтожение информации может повлечь за собой налоговые доначисления.
Для каждого предпринимателя важно сосредоточиться на развитии бизнеса и освободить время от решения рутинных задач. Успешным выходом из ситуации является передача учетных функций на стороннее сопровождение. Аутсорсинговые компании возьмут на себя ведение бухгалтерии, расчет налогов и организуют процессы документооборота.
