Учет командировочных расходов

Работодатель обязан компенсировать сотруднику затраты, связанные с деловой поездкой.

Рассмотрим, что относится к командировочным расходам и какие документы их подтверждают. Разберемся, в каком размере возмещаются затраты и как их учитывать в целях налогообложения.

Возмещение командировочных расходов

К расходам на служебные поездки относятся:

• проезд;
• найм жилого помещения;
• суточные;
• прочие издержки, согласованные с компанией.

Данный перечень утвержден законодательно. Порядок возмещения целесообразно зафиксировать в локальном акте предприятия, например, в положении о командировках.

Расходы на проезд

Билеты на поезд, самолет и другие виды транспорта может приобрести организация или сам сотрудник. Когда билеты покупает работник, наниматель обязан компенсировать их стоимость. Затраты возмещаются в полном объеме только при наличии документального подтверждения. Это билет или распечатка электронного документа.

На практике возможна ситуация, когда работник должен срочно отправляться в поездку, а свободные места есть только в бизнес-классе. Тогда для обоснования затрат следует приложить скриншот, на котором видно, что экономных вариантов не оказалось.

Руководитель вправе принять решение о выплате компенсации даже при отсутствии документов, однако такие расходы нельзя учитывать для целей налогообложения.

Выбор места в самолете

Оплату за бронь конкретного места в салоне воздушного судна можно включить в состав командировочных расходов. Основное условие – возмещение таких затрат предусмотрено внутренними правилами и на саму услугу есть подтверждающий документ. Тогда издержки учитывают при исчислении налога на прибыль и единого налога на УСН «Доходы минус расходы».
Страховые взносы и НДФЛ в данном случае не начисляются.

Подтверждающим документом, как правило, является маршрут-квитанция электронного авиабилета или посадочный талон. Необходимо, чтобы стоимость услуги была отдельно выделена.
При заполнении авансового отчета человек указывает потраченную сумму и прикладывает необходимые документы.

Возможность принятия к вычету НДС зависит от того, как оформлена услуга.
Если ее стоимость входит в общую цену билета, НДС к вычету принимают на основании счета-фактуры или авиабилета.
Когда сумма зафиксирована в отдельном документе, получить налоговый вычет нельзя.

В бухгалтерском учете затраты на оплату услуги по выбору места в самолете относят к расходам по обычным видам деятельности.

Проводки будут следующие.
1. Сотруднику выданы деньги под отчет:
Дебет 71 Кредит 50 (51)
или
Услугу оплачивал работодатель:
Дебет 76 Кредит 51

2. В расходах отражена стоимость услуги:
Дебет 44 (20, 26 или другой соответствующий затратный счет)
Кредит 76 (71)
Эту запись делают в день утверждения авансового отчета.

Поездки на такси

Во время деловой поездки специалист может воспользоваться услугами такси по согласованию с руководителем. Для возмещения таких расходов необходимы:

• документы об оплате. Сюда может относиться чек ККТ либо чек от самозанятого водителя из приложения «Мой налог»;
• обоснование поездки. Как правило, оформляют служебную записку, в которой описывают маршрут и аргументируют выбор данного вида транспорта. Допустим, объекты находятся далеко друг от друга или к месту назначения нельзя добраться другим способом.

Порядок компенсации затрат фиксируют в локальном акте. В нем перечисляются все ситуации, когда человек во время командировки может брать такси.

Проживание

Наниматель должен возместить сотруднику полную стоимость проживания в период командировки (гостиницу или съемную квартиру). В качестве подтверждения человек предоставляет счет, чек ККТ или договор аренды и расписку в получении денег.
Компания может выплатить компенсацию и без документов, но ее нельзя учитывать в составе затрат.

Питание

Такие расходы обычно включены в понятие «суточные». Именно суточные предназначены для возмещения затрат, связанных с проживанием человека вне дома. Работодатель не обязан компенсировать отдельно стоимость обедов и ужинов.

Если стоимость питания включена в общий счет гостиницы и не выделена в нем, можно оплатить всю сумму и признать ее в качестве расхода.
Когда человек питается самостоятельно, эти расходы компенсируются за счет суточных. Их величину каждая компания устанавливает индивидуально. Специалист тратит эти деньги по своему усмотрению и не отчитывается за них.

Предприятие вправе предусмотреть отдельную компенсацию, например, для высшего руководства, но ее не получится включить в состав затрат.

Командировка не сотрудника

В командировку можно отправить только работника, трудоустроенного по трудовому договору.
Для привлеченного специалиста по договору ГПХ заказчик оформляет служебную поездку. Важно, чтобы она была предусмотрена соглашением сторон.
Возмещаемые суммы и порядок расчетов фиксируют непосредственно в гражданско-правовых договорах. Лучше заранее обсудить, сколько денег потребуется, и перечислить аванс.

Нормативная база

Компания определяет перечень расходов на командировку, разрабатывает и утверждает порядок возмещения затрат. Всю информацию фиксируют в локальном акте.
Четко прописанный регламент помогает разрешить спорные ситуации. При этом необходимо отслеживать изменения в законодательстве и своевременно корректировать внутренние правила и рабочие процессы.

Нормы командировочных расходов предприятие тоже устанавливает самостоятельно. При проверках контролирующие органы их тщательно анализируют. Поэтому показатели не должны быть завышенными.
На практике больше всего вопросов вызывают суточные. Суточные принимают в расходы в полном объеме согласно утвержденным правилам. Лимиты по ним действуют только для налога на доходы физических лиц и страховых взносов. Далее расскажем об этом подробно.

Особенности налогообложения

Налог на прибыль

Затраты на служебные поездки при расчете налога на прибыль относят к прочим расходам. При этом у командировки должен быть деловой характер, а понесенные издержки должны подтверждаться комплектом документов.
Суточные учитываются в полном объеме.

НДС

С затрат на покупку билетов и найм жилого помещения можно принять НДС к вычету. Основанием являются бланки строгой отчетности, где налог выделен отдельной строкой. Кроме того, потребуется подтверждение факта оплаты и необходимости таких затрат.
Для вычета НДС по расходам на услуги такси нужно предъявить счет-фактуру.

УСН

Для «упрощенки» с объектом «Доходы минус расходы» действует тот же порядок, что и для налога на прибыль. Необходимо чтобы затраты подтверждались правильно оформленными документами и были и направлены на получение дохода.

НДФЛ и страховые взносы

Документально подтвержденные командировочные расходы не являются доходами физического лица.
В свою очередь, для суточных существует порог необлагаемых выплат. Если перечисленная сумма больше установленных законом лимитов (700 рублей по РФ и 2500 рублей в других странах за каждый день пребывания) компания должна удержать НДФЛ и рассчитать страховые взносы с превышения.

Командировочные в валюте

Здесь все зависит от того, когда была приобретена валюта. Если ее купили заранее и передали работнику до поездки, расходы пересчитываются по официальному курсу Центрального банка на дату приобретения.

Если же человек самостоятельно перевел рубли в иностранную валюту, необходимо затребовать у него банковскую выписку или другой документ, подтверждающий курс обмена. Именно по нему следует произвести перерасчет расходов.

Когда сотрудник не способен предоставить подобный документ, для перерасчета применяется курс Центробанка на дату выдачи подотчетных средств в рублях.

Эксперты аутсорсинговой компании разработают нормативные акты в соответствии с требованиями законодательства, подготовят формы приказов и инструкции для персонала, а также оптимизируют учетные процессы.