Первичные документы в бухгалтерском учете: что проверить, чтобы избежать доначислений и штрафов

За годы работы с бухгалтерией я не раз встречал одну и ту же проблему: операция прошла, деньги перечислены, товар получен или услуга оказана, а подтверждающего документа нет. Для учета это риск: мало совершить операцию, ее нужно правильно оформить.

Первичные документы в бухгалтерском учете — это документы, которые подтверждают факты хозяйственной жизни организации. Именно по ним бухгалтер принимает к учету товары, работы, услуги, движение имущества и другие операции.

Статья 9 Федерального закона № 402-ФЗ обязывает оформлять каждый факт хозяйственной жизни первичным документом. Поэтому ведение первичной бухгалтерской документации — это не просто сбор актов и накладных в папку. Нужно проверить правильность оформления документов, вовремя передать их в бухгалтерию, отразить операцию в учете и обеспечить дальнейшее хранение.

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Если говорить просто, первичный документ фиксирует хозяйственную операцию в момент ее совершения или подтверждает уже свершившийся факт.

К первичным документам относятся:

• акты выполненных работ и оказанных услуг;
• товарные и другие накладные;
• универсальные передаточные документы (УПД);
• кассовые документы;
• авансовые отчеты;
• документы по приему, перемещению и списанию имущества;
• другие документы, которыми компания оформляет свои операции.

Запрос «ПД это в бухгалтерии» обычно означает первичные документы или первичную документацию. Но не каждый документ, который получает организация, автоматически является первичным.

Договор, счет на оплату или переписка с контрагентом могут подтверждать условия сделки, однако сами по себе не всегда фиксируют факт ее исполнения. Нужно смотреть, какую операцию подтверждает конкретный документ и содержит ли он обязательные реквизиты.

Обязательные реквизиты первичного документа

Закон № 402-ФЗ устанавливает обязательные реквизиты первичного учетного документа. В нем должны быть:

1. наименование;
2. дата составления;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание хозяйственной операции;
5. натуральное и (или) денежное измерение операции с единицами измерения;
6. должности лиц, совершивших операцию и ответственных за ее оформление;
7. их подписи с расшифровкой.

Если одного из обязательных реквизитов нет, документ может перестать соответствовать требованиям к первичному учетному документу.

ФСБУ 27/2021 дополнительно уточняет работу с датой. Датой составления считается дата подписания документа ответственными лицами. Если она отличается от даты самого факта хозяйственной жизни, в документе нужно также указать дату операции.

Совет эксперта. Проверять первичку лучше при получении, а не перед годовой отчетностью. Исправить отсутствие подписи, неверное содержание операции или другие недостатки через несколько месяцев сложнее, особенно если контрагент недоступен или сотрудник уже уволился.

Можно ли отказаться от унифицированных форм

Для большинства операций компания вправе использовать собственные бланки первичных документов. 

Главное условие – в них должны быть все обязательные реквизиты из Закона № 402-ФЗ. Можно добавить дополнительные реквизиты с учетом характера операции и собственных информационных потребностей.

Формы первичных документов утверждает руководитель по представлению главбуха или того, кто ведет учет. Обычно их закрепляют в учетной политике или приложениях к ней.

Но есть исключения. Для отдельных операций закон требует применять строго определенные формы. Поэтому отказ от унифицированного шаблона не означает, что любой самостоятельно созданный файл автоматически подходит для бухгалтерского учета.

Как организовать ведение первичной бухгалтерской документации

Учет первичной документации в бухгалтерии начинается не в тот момент, когда документы попадают к бухгалтеру. Процесс нужно выстроить заранее: определить, кто составляет документы, кто их подписывает, в какие сроки передает в бухгалтерию и как исправлять ошибки.

Если этот порядок не прописан, начинаются проблемы. Документы поступают с опозданием, а бухгалтер узнает о сделке уже после закрытия месяца — когда операцию давно пора было отразить в учете.

Когда составлять первичный документ

По Закону № 402-ФЗ документ оформляют в момент совершения операции. Если это невозможно – сразу после ее окончания.

Если дата подписания отличается от даты самой операции, в документе нужно указать обе даты.

Допустим, услуги оказаны 30 сентября, а акт подписан 3 октября. Для бухгалтерии важно видеть, что хозяйственная операция относится к сентябрю, хотя документ подписан позже.

Кто отвечает за первичку

Руководитель определяет лиц, имеющих право подписывать такие документы.

На практике ответственность распределяется между участниками процесса. Сотрудник, который оформляет хозяйственную операцию, должен вовремя передать сведения и правильно составленный документ. Бухгалтер проверяет полученную первичку и отражает ее в учете.

Целесообразно разработать и утвердить внутренний график документооборота. В нем обычно указывают:

• какие документы создает каждое подразделение;
• кто отвечает за их оформление;
• кто ставит подпись;
• в какой срок первичка должна быть в бухгалтерии;
• в каком виде документы передаются и хранятся.

Совет эксперта. Не стоит перекладывать на бухгалтера обязанность «собрать всю первичку». Он контролирует правильность оформления, но физически не может присутствовать при каждой отгрузке или оказании услуги. Собирать документы должны те сотрудники, которые совершают сделки.

Бумажные и электронные первичные документы

Документы бухгалтерского учета можно оформлять как на бумаге, так и в электронном виде.

Чтобы электронный документ имел юридическую силу, его нужно подписать электронной подписью. Если компания обменивается документами с контрагентом, вид подписи (обычная, усиленная неквалифицированная или квалифицированная) стороны определяют с учетом требований законодательства и закрепляют в договоре.

ЭДО особенно удобен при большом документообороте: через него быстрее получать УПД, акты и другие документы и контролировать подписание. К тому же, сокращается количество бумажных оригиналов.

Однако сам переход на ЭДО не решает проблему первички автоматически. Нужно заранее определить, кто проверяет входящие файлы, кто их согласовывает внутри компании и как данные из системы оператора попадают в бухгалтерскую программу.

Как исправлять ошибки в первичных документах

Способ исправления зависит от формы документа.

В бумажной первичке ошибочный текст или сумму исправляют так, чтобы первоначальная запись оставалась читаемой. Исправление сопровождают отметкой, датой и подписями ответственных лиц.

Замазывать неправильное значение корректором, стирать его или делать первоначальную запись нечитаемой нельзя.

Для электронного документа может составляться новый исправленный электронный документ. В нем должна сохраняться связь с первоначальным документом.

Для отдельных видов первички действуют специальные правила и ограничения. Поэтому перед исправлением нужно проверить требования к конкретному бланку.

Если ошибка обнаружена в акте, накладной или УПД от поставщика, бухгалтеру нельзя самостоятельно вносить правки. Нужно обратиться к контрагенту и согласовать корректное оформление.

Особенно внимательно следует относиться к ошибкам в содержании операции, сумме, дате и реквизитах лиц, подписавших документ.

Сколько хранить первичные бухгалтерские документы

Первичку нельзя уничтожать сразу после того, как бухгалтер отразил операцию в учете или сдал годовую отчетность.

Закон № 402-ФЗ обязывает хранить документы не менее пяти лет после отчетного года. Этот срок отсчитывается с 1 января года, следующего за тем, в котором документ был составлен (согласно п. 1 ст. 29 Закона и правилам Росархива). Для отдельных документов, например, по зарплате или убыткам, которые переносят на будущее,  действуют более длительные сроки хранения.

Поэтому правило «пять лет» нельзя воспринимать как универсальный срок. Прежде чем уничтожить архив, нужно проверить требования к конкретному виду документа.

Где хранить электронную первичку

Для электронных документов важно сохранить не только сам файл.

Организация должна обеспечить сохранность электронного документа, электронной подписи и сертификата ключа проверки. Кроме того, нужно гарантировать возможность открыть и прочитать этот файл в течение всего срока хранения: пять лет или больше.

Хранить первичку только во входящих письмах сотрудника или в личном кабинете на сайте контрагента рискованно. После смены почтового сервиса, закрытия аккаунта или увольнения человека компания может навсегда потерять доступ к документам.

Что делать, если документы потеряны

Если часть первички утрачена, сначала нужно провести инвентаризацию: определить, каких именно документов не хватает, за какие периоды и по каким сделкам.

После этого приступают к восстановлению. Документы от контрагентов запрашивают повторно. Электронную первичку обычно удается выгрузить из системы ЭДО.

Чтобы процесс не вышел из-под контроля, удобно вести реестр восстановления. В нем отмечают контрагента, дату операции, сумму, название недостающего документа и сотрудника, который отвечает за его получение.

Главное правило: нельзя создавать документ на операцию, которой фактически не было. 

Чем опасно отсутствие первичных документов

Первичка подтверждает основание отраженной операции. Если документа нет или из него невозможно понять содержание хозяйственного события, возникают серьезные риски.

1. Бухгалтеру сложнее подтвердить правильность отражения актива, обязательства, дохода или расхода.
2. Документы могут потребоваться при налоговом контроле. Если организация не может представить документы, которые обязана хранить, возникают риски по самой операции и по выполнению требований ФНС.
3. Отсутствие первички осложняет спор с контрагентом. Банковский платеж подтверждает перечисление денег, но не всегда доказывает объем выполненных работ, поставку товара или факт оказания услуги.

Поэтому первичный бухгалтерский учет должен строиться так, чтобы любой документ можно было найти за пару минут даже спустя три года после сделки.

Частые ошибки при работе с первичкой

Документы передают бухгалтеру слишком поздно

Если акт или накладная поступили после закрытия периода, бухгалтеру приходится корректировать учет. При большом документообороте такие ситуации быстро накапливаются.

Считают любой документ первичным

Договор, счет на оплату и банковская выписка не всегда подтверждают исполнение сделки. Нужно понимать, какой документ фиксирует конкретный факт хозяйственной жизни.

Не проверяют обязательные реквизиты

Наличие файла само по себе недостаточно. Из него должно быть понятно, что произошло, когда, в каком объеме и кто отвечает за оформление операции.

Хранят документы в разных местах

Часть первички остается в почте менеджеров, часть — в ЭДО, часть — в бумажных папках. При проверке или смене бухгалтера собрать такой архив сложно.

Лучше заранее определить единое место хранения и порядок архивирования.

Часто задаваемые вопросы

Главное о первичных документах

Первичные документы в бухгалтерском учете подтверждают факты хозяйственной жизни и служат основанием для отражения операций.

Качественное ведение первичной бухгалтерской документации включает не только оформление актов, накладных и УПД. Компания должна определить формы документов, обязательные реквизиты, сроки передачи в бухгалтерию, ответственных сотрудников, правила исправления и порядок хранения.

Электронный документооборот ускоряет процесс, но не отменяет требований к содержанию и сохранности первички.

Чем раньше организация выстраивает понятный документооборот, тем меньше документов приходится восстанавливать перед отчетностью, налоговой проверкой или сменой бухгалтера.

Ведение первичной документации требует системности и постоянного контроля. Ошибки здесь стоят слишком дорого – вплоть до снятия расходов и блокировки счетов.

Доверьте рутину специалистам Центра профессиональной бухгалтерии: они возьмут на себя проверку каждого входящего акта, настройку архива и общение с контрагентами по недостающим формам.