Что такое забалансовые счета и для чего они нужны

В процессе ведения предпринимательской деятельности фирма может использовать имущество, которое не является ее собственностью, например, арендовать склад или выпускать продукцию из материалов заказчика. Информация о таких объектах отражается на забалансовых счетах.

Разберемся, что такое забалансовые счета, как они работают, и какие активы учитывают за балансом.

Что учитывают на забалансовых счетах

Забалансовые счета позволяют контролировать наличие и движение активов и обязательств, которые не отражены в балансе. На них учитываются:

• активы, не являющиеся собственностью фирмы, но которыми она может распоряжаться;
• находящееся в эксплуатации списанное имущество компании;
• условные права и обязательства.

Приведем перечень забалансовых счетов.

При необходимости организация может открыть новый счет, прописав это в учетной политике.

Особенности забалансовых счетов

1. Здесь не используется принцип двойной записи. Это означает, что делается односторонняя запись: либо только дебет (при поступлении имущества/права), либо только кредит (при выбытии). 

2. Информация по счетам не включается в отчетные формы и приводится справочно. 

3. Такие счета не участвуют в формировании прибыли или убытка организации. 

Рассмотрим примеры применения забалансовых счетов.

Учет взятых в аренду основных средств.

Компания арендовала офисное помещение. В учете его стоимость отражается по дебету счета 001. При прекращении аренды и возврате объекта собственнику делается запись по кредиту. 

Учет давальческого сырья.

Завод производит детали из металла, предоставленного заказчиком. Поступление отражается по дебету счета 003. После завершения производственного цикла и передачи готовой продукции стоимость использованного сырья списывается с кредита. 

Выданные и полученные обеспечения обязательств.

Чтобы получить банковскую гарантию или кредит, предприятие предоставляет в залог свое имущество. Стоимость этого залога фиксируется по дебету счета 009. 

Если же компания сама получила от делового партнера залог в качестве гарантии выполнения им своих обязательств, эта сумма отражается по кредиту счета 008. 

Для чего нужны забалансовые счета

Поскольку забалансовые счета не фигурируют в отчетах, о них часто забывают или формально ведут учет. Однако ведение забалансового учета – это не просто требование законодательства, а необходимый инструмент для контроля и обеспечения прозрачности бизнеса. 

Обоснованность расходов. Арендные платежи должны начисляться только за фактически используемое имущество. Забалансовый счет «Арендованные основные средства» служит подтверждением того, что объект действительно находится у компании и используется в ее деятельности, что обосновывает затраты перед налоговой службой.

Контроль сохранности чужих ценностей. Если компания принимает на ответственное хранение товары или материалы в переработку, она несет за них материальную ответственность. Без забалансового учета невозможно доказать, какой объем имущества был получен и возвращен, что чревато крупными финансовыми потерями при недостачах. 

Управление обязательствами. Учет выданных и полученных обеспечений (залогов, поручительств, гарантий) позволяет увидеть полную картину долговой нагрузки компании. Это критически важно для оценки финансовой устойчивости и принятия управленческих решений.

Прозрачность для аудита и инвесторов. Достоверный учет повышает доверие к компании со стороны внешних пользователей: аудиторов, банков и потенциальных инвесторов. 

Отсутствие или некорректное ведение забалансового учета приводит к серьезным последствиям. Это убытки, искажение информации, проблемы при проверках и сложности с получением кредита и привлечением инвестиций. 

Группы забалансовых счетов

Существует три группы забалансовых счетов. Рассмотрим особенности каждой из них. 

Чужое имущество

На счетах отражается имущество, которое временно находится в организации, но принадлежит другим юридическим или физическим лицам. 

В качестве примера можно привести:

• арендованные здания, оборудование и транспорт;
• ТМЦ, хранящиеся на складе компании, но ей не принадлежащие; 
• взятая на комиссию продукция.

У бухгалтеров часто возникает вопрос: по какой стоимости принимать к учету имущество. Информацию можно уточнить у собственника, провести независимую оценку или отразить объекты по условной цене. Выбранный способ необходимо прописать в учетной политике.

Обеспечения

Здесь аккумулируется информация о гарантиях, залогах, поручительствах, которые компания выдала или получила. 

Как правило, для учета берут стоимость заложенного актива, который служит обеспечением. В результате получается реалистичная оценка того, что находится в распоряжении залогодержателя в качестве гарантии. 

Иное имущество

В эту группу входят активы фирмы, требующие отдельного учета, а также объекты, по которым организация несет особую ответственность. 

Сюда относятся:

• сырье заказчика, которое перерабатывают в готовую продукцию;
• оснастка и спецодежда;
• законсервированные объекты;
• имущество, переданное в аренду другой организации. 

Инвентаризация имущества на забалансовых счетах

Одновременно с основной инвентаризацией проверяют имущество на забалансовых счетах. Для этого оформляют отдельные ведомости. Результаты сравнивают с данными бухгалтерского учета компании.

Если при проверке обнаруживается нехватка комиссионных товаров или давальческого сырья, фирма компенсирует убытки владельцу. Эта сумма списывается на прочие расходы. 

При обнаружении излишков забалансового имущества его стоимость включается в состав прочих доходов. Избыток же комиссионного товара до распоряжения собственника продолжает числиться на забалансовом счете 002.

Забалансовые счета в отчетности

Информация по ним является обязательной частью годовой отчетности. Она раскрывается в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах. К примеру, в документе указывают стоимость арендованных основных средств в целом и по группам и сумму выданных предприятием гарантий и поручительств.

Разобраться с особенностями бухгалтерского учета помогут специалисты аутсорсинговой компании. Они проконсультируют по возникающим вопросам и подскажут правильное решение нестандартной ситуации.