В наш динамично развивающийся век информационных технологий бухгалтерам все еще приходится прошивать документы. Скрепленные и заверенные бумаги подаются в налоговую инспекцию при регистрации, в госорганы для участия в тендере, сдаются на архивное хранение и требуются еще в ряде случаев. Несмотря на то, что особой инструкции для прошивки документов не существует, некоторого общепринятого порядка придерживаются в различных нормативных актах.

Прошивка документов необходима для обеспечения целостности пачки и невозможности изъятия или замены отдельных листов. Прошивают документы, количество которых два листа и более. Скреплять бумаги степлером, клеем или скотчем нельзя, а сшивать именно нитками с иголкой. Используется шпагат или очень плотная нить, диной около 70 см.

Сначала шилом или дыроколом делается отверстие слева на расстоянии 1,5 см от текста ровно посередине, потом еще два сверху и снизу от него на одной линии с интервалом в 3 см. Игла пропускается снизу в центральное отверстие, потом по лицевой стороне в верхнее, выходит опять через центральное и снова по лицевой стороне в нижнее. На обороте документа нитка фиксируется двумя узлами в середине сшивки. Оба конца нити оставляются длиной около 7 см.

После прошивки на обороте документа делается заверительная надпись. Для этого концы нити заклеиваются листком бумаги примерно 5 см на 6 см, на котором пишут «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов», указывается фио и должность руководителя, ставится его подпись и печать. При этом печать должна быть поставлена так, чтобы часть оттиска была на листочке, а часть на оборотной стороне документа.