Как работать с самозанятыми и избежать проблем с налоговой

Сотрудничество с самозанятыми находится под особым контролем со стороны ФНС и Роструда. С помощью информационных ресурсов и интенсивного обмена данными надзорные органы стремятся выявить «серые» схемы налоговой оптимизации и подмену трудовых отношений.

Если возникают подозрения, предпринимателей вызывают на комиссии по нелегальной занятости, а малейшая ошибка грозит доначислением налогов и штрафами.

Разберемся, на что обращают внимание контролеры и как ответить на полученный запрос. Расскажем, как бизнесу организовать работу с самозанятыми и спокойно проходить проверки без риска нарваться на штраф.

Инструменты контролирующих служб

ФНС использует систему «Мобильное автоматизированной рабочее место» (МАРМ НПД). Она в автоматическом режиме оценивает свыше 20-ти параметров, которые могут свидетельствовать о применении незаконных схем оптимизации. Например:

• число самозанятых, привлекаемых фирмой, и продолжительность сотрудничества с ними;
• количество источников дохода плательщика НПД, частоту и сумму пробития чеков;
• совпадение перечислений по договорам ГПХ с днями выплаты зарплаты;
• динамику среднесписочной численности сотрудников;
• показатели налоговой нагрузки. 

Программа анализирует сведения из нескольких источников и присваивает организации или ИП риск-баллы. Если они превышают допустимый уровень, фирме направляют предупреждение о выявленных признаках маскировки трудовых отношений. 

Еще один применяемый механизм цифрового контроля – «Аналитическая система контроля за доходами физических лиц» (АСК ДФЛ). Она решает следующие задачи:

• поиск расхождений в отчетности;
• сравнение зарплаты по каждому сотруднику с величиной МРОТ и среднеотраслевыми показателями;
• анализ выплат по договорам с физическими лицами;
• выявление теневой занятости.

Алгоритм помогает определить, когда вместо трудового договора с человеком заключили гражданско-правовой.

Данные о заказчике и исполнителе оцениваются в комплексе. При этом в процессе обработки информации системы постоянно совершенствуются.

Основания для проверки

Установлен ряд критериев, по которым налоговики отбирают организации и ИП для передачи сведений в Роструд и проведения контрольных мероприятий. 

1. В течение месяца компания взаимодействует более чем с 35 самозанятыми. Сумма вознаграждения каждого из них превышает 35 тыс. рублей.

2. Частный специалист заключает договоры только с одним заказчиком. 

3. Оплата перечисляется два раза в месяц в одни и те же дни примерно равными частями. Человек работает по графику, для него оборудовано рабочее место. Компания предоставляет униформу или организует доставку собственным транспортом.

4. В договоре прописана должность, а не конкретная задача и сроки ее выполнения.

5. Человек оформил самозанятость менее двух лет назад и продолжает сотрудничать с бывшим работодателем. 

6. Основной вид деятельности заказчика совпадает с услугами, который оказывает исполнитель в рамках подписанного соглашения.

7. Договоры ГПХ носят не разовый, а систематический характер.

Как реагировать на запросы ФНС

Налоговики действуют поэтапно.

1. Сначала предпринимателю направляют письмо с требованием пояснить причины работы с фрилансерами, почему они не приняты в штат и за них не уплачиваются НДФЛ и страховые взносы.

Прежде всего, не паникуйте. Запрос еще не означает, что договор с плательщиком НПД будет переквалифицирован. Соберите и проанализируйте пакет документов:

• договор ГПХ и техническое задание;
• чеки, акты и платежные документы;
• переписку по выполняемым задачам;
• скриншоты проверок статуса плательщика НПД перед каждой выплатой.

Проверьте, нет ли признаков трудовых отношений: жесткий график, фиксированные рабочие часы и даты выплат. Устраните пробелы если они обнаружатся.

Советы экспертов при подготовке ответа

Отвечайте только на поставленные вопросы. Дополнительная информация может быть интерпретирована налоговой в свою пользу.

Не используйте формулировки из трудовой сферы. Например, «зарплата» или «работник». Такими словами нельзя описывать сотрудничество с самозанятыми.

Подчеркните непрофильный характер работ или разовое взаимодействие. Так, автосервису нет смысла принимать в штат дизайнера, чтобы сделать макет вывески.

2. Проверяющие вправе вызвать самозанятого в инспекцию по месту регистрации и провести «беседу». Ее цель – получить или уточнить информацию относительно сотрудничества с заказчиком. Для этого контролеры задают ряд вопросов. Приведем наиболее распространенные.

«Предоставляется ли вам оплачиваемый отпуск?»

«Кому вы фактически подчиняетесь и кто вас контролирует?»

«Есть ли у вас пропуск на территорию предприятия?»

«Вы участвуете в совещаниях или регулярных созвонах?»

«Установлен ли для вас график работы?»

«Обеспечивает ли вас компания материалами, оборудованием и программными продуктами?»

«Почему вы оформили статус самозанятого?»

Исполнителя следует предупредить о возможном вызове. Желательно заранее обсудить с ним спорные моменты (если они есть), согласовать используемые формулировки и подготовить аргументы.

Если есть хоть малейшее сомнение, лучше проконсультироваться с юристом.

Последствия переквалификации договора

Если инспекторы ФНС докажут, что привлечение самозанятого маскирует фактически трудовые отношения, предприятию придется заплатить:

• НДФЛ (13%) и страховые взносы (30%) за весь период сотрудничества;
• штраф, который составляет от 20 до 40% от суммы недоимки;
• пени по 1/300 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки.

Дополнительно бизнесу грозит административная ответственность. Это штраф до 100 тыс. рублей. 

Не следует забывать о репутационных рисках. Роструд ведет реестр работодателей, у которых выявлены факты нелегальной занятости. Вся информация находится в открытом доступе. После того как компания попадет в этот перечень, потенциальные контрагенты могут отказаться от совместных проектов.

Также для ограничивается возможность участия в госзакупках.

Правила безопасной работы

Практика показывает, что ошибки в основном происходят при оформлении договора, согласовании условий оплаты и организации работы привлекаемого специалиста.

Наши эксперты подготовили рекомендации, которые важно соблюдать для минимизации рисков.

1. Помните: договор ГПХ подразумевает проектную занятость на определенный период. Его заключают для выполнения конкретной задачи с соизмеримым результатом, например, за неделю разработать 7 рекламных баннеров. 

В тексте нельзя указывать профессию, график работы и подчиненность. Контракт должен предусматривать равноправные отношения двух субъектов предпринимательской деятельности. 

2. Перед каждой выплатой проверяйте актуальность статуса самозанятого. Это можно сделать на сайте ФНС по ИНН подрядчика. Сохраняйте документы, подтверждающие такую проверку. Они помогут в случае претензий со стороны налоговиков.

Если исполнитель утратил статус плательщика НПД, считается, что заказчик работает с обычным физическим лицом. В этом случае он должен рассчитать и перечислить в бюджет НДФЛ, взносы и отчитаться в ИФНС и СФР.

3. Документооборот происходит по строгим правилам:

• выплаты за работы или оказанные услуги подтверждаются чеками из приложения «Мой налог» и актами;
• в назначении платежей, актах и чеках не допускаются расхождения.

4. Самозанятый действует независимо от нанявшей его фирмы. Он не придерживается установленного в компании графика, не использует в работе ее оборудование и материалы. 

Заказчик не вмешивается в процесс. Он лишь фиксирует результат и контролирует промежуточный этап если это предусмотрено договором. 

5. Не привлекайте к сотрудничеству бывших работников в статусе самозанятого если они уволились менее двух лет назад.

Эксперты аутсорсинговой компании грамотно составят договор с фрилансером и подготовят аргументированный ответ при получении запроса из налоговой. Специалисты помогут выстроить безопасную модель взаимодействия с плательщиками НПД, которая не вызовет подозрений у надзорных органов.