Какие документы необходимы заказчику при работе с самозанятым и требования по их оформлению

Бизнесу выгодно привлекать самозанятых для временных проектов и разовых задач. Сотрудничество с такими исполнителями требует правильно оформленных документов, как и с другими контрагентами. Допущенные ошибки могут привести к штрафным санкциям, переквалификации отношений и повышенному вниманию со стороны контролирующих органов. 

Разберемся, какие закрывающие документы самозанятый должен предоставить заказчику, какие требования к ним предъявляются, на что обратить внимание, чтобы минимизировать риски.

Какие документы необходимы при работе с самозанятым

Базовый пакет документов

Чек – это единственный документ, который самозанятый обязан сформировать и направить клиенту. Он необходим, чтобы учесть выплату в затратах при исчислении налога на прибыль или единого налога на УСН «Доходы минус расходы» и убедиться, что частный специалист работает легально.

Акт выполненных работ составляют, когда завершен весь объем или конкретные этапы. Он решает несколько задач:

• подтверждает, что исполнитель выполнил свои обязательства и к нему нет претензий;
• позволяет бухгалтерии учесть расходы;
• доказывает, что у сторон гражданско-правовые, а не трудовые отношения;
• минимизирует риск претензий со стороны ФНС;
• конкретизирует работы и услуги, если они разбиты на этапы;
• защищает при возникновении споров.

Требование о предоставлении этого документа предусмотрено внутренними правилами большинства компаний. При этом важно помнить, что акт не заменяет чек. Если у фирмы нет чека от самозанятого, ИФНС расходы не признает. 

Счет упрощает расчеты и используется как основание для перечислений. Клиенты часто его запрашивают для процедуры согласования и проведения платежей. Обычно условие о выставлении счета прописывают в договоре.

Перечисленных форм достаточно, чтобы осуществить оплату и отразить расходы в учете.

Дополнительные документы

Они могут потребоваться в зависимости от характера сделки и внутренних правил предприятия. 

Договор. Его оформляют, когда планируется продолжительное сотрудничество или работа над крупным проектом или сложной задачей. Контракт фиксирует предмет сделки, сроки выполнения работ, стоимость и порядок расчетов. Также он регулирует отношения и защищает интересы сторон в случае возникновения споров.

Справка о постановке на учет. Этот документ подтверждает, что исполнитель зарегистрирован как плательщик НПД. Тем самым компании снижают налоговые риски.

Паспортные данные и ИНН. Реквизиты паспорта необходимы для идентификации и внутреннего учета, а ИНН – для проверки исполнителя через сервисы ФНС. Запрос таких сведений – стандартное требование при крупной сумме сделке и при первом взаимодействии.

Как происходит обмен документами с самозанятым

Закон разрешает работать как с бумажными, так и с электронными вариантами. Какой формат наиболее удобен, лучше решить до начала сотрудничества. 

Обмен бумажными документами наименее оперативен и требует высоких затрат. 

Работа со сканами происходит быстрее, но они не обладают такой юридической силой, как оригиналы. Это важный момент, который необходимо учитывать на случай возникновения споров. 

Для большого объема задач идеально подойдет система электронного документооборота (ЭДО).

Как правильно оформить документы при работе с самозанятым

Чек

Это основной закрывающий документ. Он подтверждает право заказчика на учет расходов. Исполнитель заполняет чек в приложении «Мой налог» сразу после того, как поступили деньги. Срок и порядок передачи его контрагенту необходимо предусмотреть в договоре.

В чеке содержатся следующие данные:

• дата и время расчета;
• имя и ИНН подрядчика;
• применяемый налоговый режим (НПД) и действующая ставка;
• описание услуги. Здесь важно указать конкретный результат;
• сумма платежа;
• ИНН клиента (для организаций и индивидуальных предпринимателей);
• QR-код для проверки через сайт ФНС.

При оформлении часто допускаются ошибки:

• обобщенная формулировка. Также наименование может отличаться от того, что прописано в контракте;
• неправильный ИНН делового партнера;
• некорректная сумма.

Эти моменты необходимо отслеживать и при обнаружении неточности требовать исправления.

Акт выполненных работ или оказанных услуг

Унифицированный шаблона нет. Заказчики часто предлагают свои варианты, утвержденные учетной политикой. 

Как правило, в форму включают следующие данные:

• номер и дата составления;
• реквизиты контракта;
• наименование работ или услуг, единица измерения и количество;
• стоимость согласно договора;
• информацию об отсутствии претензий;
• подписи исполнителя и заказчика.

В документе следует указать, что привлеченный специалист является плательщиком налога на профессиональный доход. Это исключает риск переквалификации отношений в трудовые.

Важно, чтобы в акте не было расхождений с чеком и договором. Наиболее частые ошибки – это разное наименование работ, а также нестыковки по стоимости и срокам выполнения.

Счет на оплату от самозанятого

Исполнитель оформляет счет в приложении «Мой налог». Он не является обязательным документом, но упрощает процесс оплаты и работу бухгалтерии. 

В счете должны быть следующие сведения:

• дата и номер;
• ФИО и ИНН исполнителя;
• банковские реквизиты для перевода средств;
• информация о контрагенте;
• перечень услуг, цена за единицу и ссылка на договор;
• сумма к оплате.

Можно скачать и заполнить пустой бланк, но здесь больше вероятность допустить ошибку. Лучше воспользоваться мобильным приложением.

Договор

Это фундамент сделки, определяющий права и обязанности сторон.

Перед заключением договора необходимо проверить, что у частного специалиста есть статус самозанятого. Убедитесь, что сотрудничество предполагает разрешенные законом виды деятельности для плательщика НПД и конкретный результат. 

Контракт должен содержать следующие ключевые условия:

• предмет договора. Четкое описание того, что именно должен сделать подрядчик;
• срок выполнения работы;
• стоимость и порядок расчетов;
• статус исполнителя. Надо зафиксировать, что частный специалист применяет режим НПД и обязуется вовремя информировать заказчика в случае утраты этого статуса;
• предоставление документов. Зафиксируйте обязанность самозанятого формировать чек и направлять его контрагенту в течение определенного срока после поступления средств;
• ответственность. Например, штрафные санкции за непредставление документов и неустойка за срыв сроков;
• порядок приемки. Описание процедуры передачи результата работ и условия подписания акта. 

Помните, что в договоре не должно быть признаков трудовых отношений:

• соглашение носит разовый характер либо заключается на время конкретного проекта;
• оплата зависит от выполненного объема задач;
• в тексте не используется терминология трудового договора. Например, «зарплата» и «график работы»;
• человек не подчиняется правилам трудового распорядка компании и ему не предоставляются социальные гарантии.

Если вы сомневаетесь, как правильно составить договор, обратитесь к специалистам аутсорсинговой компании. Они разработают шаблон контракта, который учитывает интересы бизнеса и не вызывает подозрений у проверяющих.

Вопросы при сотрудничестве с самозанятыми

На практике часто возникают спорные ситуации. Чтобы избежать штрафов и проблем с налоговой, важно знать, как правильно действовать. 

Нужна ли живая подпись самозанятого на документах

В общем случае – нет. Единственный документ, который по закону обязан сформировать самозанятый, – это чек. Его можно отправить в мессенджер, на email, прислать скрин с QR-кодом или распечатать. Электронный вариант имеет такую же юридическую силу, как бумажный документ.

Если необходимо оперативно подписывать акты и договоры, целесообразно перейти на ЭДО, но не все исполнители к этому готовы. 

Что касается документов с собственноручной подписью самозанятого, то их в основном требуют крупные компании и государственные структуры. Порядок установлен внутренним регламентом, и обойти его нельзя, хотя отправка бумажных форм по почте отнимает время и связана с риском потери отправлений.

Обычно в таких ситуациях сначала подписывают сканы и отправляют их по email или через мессенджеры. Затем пересылают бумажные оригиналы. 

Что делать, если самозанятый не выдал чек

Наиболее частая и неприятная ситуация для заказчика. В этом случае произведенную выплату нельзя учесть в расходах. А если самозанятый – гражданин без статуса ИП, придется начислить на произведенную оплату НДФЛ страховые взносы. Инспекторы ФНС могут решить, что предприятие таким способом незаконно оптимизирует фискальную нагрузку, и инициируют проверку.

Алгоритм действий следующий.

1. Прежде всего необходимо убедиться, что исполнитель на момент перечисления денег являлся плательщиком НПД.

2. Связаться со специалистом и напомнить об установленных законом правилах выдачи чека и штрафах за допущенные нарушения (минимум 20% от суммы расчета).

3. Если подрядчик игнорирует обращение, для бизнеса будет безопаснее начислить и оплатить зарплатные налоги и подать уточненную отчетность.

Сохраните переписку. Это подтвердит добросовестность заказчика и пригодится в возможных спорах.

В документах допущены ошибки: как исправить

Если чек заполнен неверно, исполнитель должен его аннулировать в мобильном приложении с указанием причины. Затем сделать новый и передать его клиенту.

Подправить чек прошлым отчетным периодом не получится: система такие действия блокирует.

Когда ошибка обнаружена в акте выполненных работ и он уже проведен в учете, оформляют корректировочный акт.

Обязательно ли оформлять акт и счет

По закону акт от самозанятого не обязателен. В то же время он выступает дополнительным закрывающим документом и необходим для бухгалтерского учета и внутреннего контроля. 

Счет на оплату не является «первичкой». Он не подтверждает какую-либо операцию, а лишь содержит сведения, необходимые для перечисления денег. Если все эти данные есть в договоре, счет можно не выставлять.

Помните: чек из приложения «Мой налог» – это единственный документ, без которого нельзя обойтись. Отсутствие чека – прямой путь к штрафам. Остальные формы (акт, счет) упрощают документооборот и снижают риски, но их отсутствие при наличии чека и грамотно составленного договора не является нарушением.

Из-за неполного комплекта документов и неправильного оформления налоговики могут исключить из состава затрат выплаты частному специалисту и переквалифицировать отношения в трудовые с вытекающими последствиями. Это доначисление НДФЛ, взносов и штрафы. Необходимо заранее согласовать с исполнителем все условия сотрудничества и внимательно проверять полученные от него данные.

Специалисты Центра профессиональной бухгалтерии подскажут, как выстроить документооборот и безопасно работать с самозанятыми.