Как написать пояснение в налоговую?

После проведенной реформы налоговики стали чаще требовать разъяснения и вызывать предпринимателей на комиссии.

Наши эксперты рассказали об изменениях в процедуре налоговых проверок и о новых вопросах к отчетности. Также специалисты разработали рекомендации по составлению ответов на различные запросы ФНС.

В каких случаях запрашивают пояснения?

При проведении камеральной проверки фискальная служба имеет право требовать разъяснения и уточнения, если в сданных формах обнаружены ошибки и расхождения либо выявлены несоответствия.

Для этого могут быть следующие основания:

• данные в отчетности отличаются от сведений в приложенных документах или не совпадают с информацией, имеющейся у налоговиков. Сведения могут быть получены от других государственных структур, обслуживающих банков и деловых партнеров;
• компания использовала налоговые льготы;
• в декларации по НДС предъявлена сумма к возмещению из бюджета;
• представлена уточненная декларация, уменьшающая подлежащий уплате налог;
• в отчетности зафиксированы убытки.

Дополнительные обстоятельства: расхождение между базами по НДС и налогу на прибыль и низкий уровень зарплат по сравнению со среднеотраслевыми показателями.

Изменения 2025 года

Сотрудники ФНС применяют новую методику. Декларации по НДС и отчетность по НДФЛ и страховым взносам контролируются в автоматическом режиме. Одновременно анализируется динамика показателей за три года.
В рамках проведения камеральных проверок ревизоры стали запрашивать разъяснения по уведомлениям для ЕНП, зарплатным отчетам, декларациям по НДС и налогу на прибыль. Это связано с реформой, которая коснулась «упрощенцев», доработкой системы автоматического контроля и активным взаимодействием с банками, трудовой инспекцией, таможней, Роскомнадзором, маркетплейсами и другими структурами.

Получение запроса о предоставлении пояснений далеко не всегда говорит об ошибках в отчетности. Аргументированное обоснование большинства расхождений позволяет снять подозрения в попытках незаконно снизить налоги и взносы.

Наши эксперты подготовили комплект пояснений на новые требования ИФНС.

1. Расхождение показателей в уведомлении по ЕНП и 6-НДФЛ

Когда в отчете все правильно, уточнять уведомления за этот же период не требуется. Достаточно предоставить письменные объяснения сложившейся ситуации.
Если фирма вообще не направляла уведомление, то в ответе следует написать, что в отчетном периоде не было выплат, облагаемых НДФЛ и налога к перечислению. Дополнительно уточните, с чем связана такая ситуация, например, с сезонным характером работ.

2. Несоответствие сумм в банковских выписках и зарплатных отчетах

Контролеры стали сверять назначения платежей с показателями 6-НДФЛ и РСВ и требовать разъяснения, когда физическим лицам поступило больше денег, чем отражено в отчетах.
Если причина связана в неверным назначением платежа, следует пояснить, что отклонение возникло из-за технической ошибки, и представить реквизиты некорректной платежки и правильное назначение для перечисления.
Еще одна распространенная ситуация – выплаты, не облагаемые НДФЛ. Если доходы сотрудников включают такие суммы, их необходимо расшифровать и предоставить подтверждающие документы.

3. Продажа товаров через маркетплейсы

В рамках пилотного проекта в 2025 году электронные площадки совместно с ФНС запустили рассылку уведомлений продавцам, в которых сообщается о признаках возможного дробления бизнеса. Получив такое письмо, подготовьте обоснованные доводы, опровергающие подозрения о дроблении.
Игнорировать уведомление не рекомендуется. Это может повлечь вызов на комиссию, проверки и повышенный интерес к бизнесу со стороны ФНС.

4. Несовпадение данных в 6-НДФЛ и РСВ

Контрольных соотношений между этими отчетами нет. Тем не менее инспекторы продолжают запрашивать объяснения по обнаруженным несоответствиям.
В своем ответе поясните: различия в показателях обусловлены разными правилами учета дат получения дохода применительно к исчислению НДФЛ и страховых взносов, что непосредственно отражается на формировании налогооблагаемой базы. Вы можете дополнительно отметить, что аналогичные разъяснения ранее уже были ранее предоставлены.

5. «Упрощенец» не сдал декларацию по НДС

С 2025 года организации и ИП на УСН стали плательщиками НДС. Инспекторы запрашивают пояснения, если в установленный срок не получили декларацию. Проинформируйте, что фирма не исчисляет и не уплачивает НДС, потому что выручка за предыдущий год и с начала текущего не превысила лимит в 60 млн. рублей.
Кроме того, отметьте, что в отчетном квартале иных оснований для сдачи декларации не было. Например, счет-фактуры с выделением НДС не выставлялись, операции по ввозу товаров на территорию РФ не производились.

6. Низкая рентабельность по сравнению со среднеотраслевыми значениями

Налоговики воспринимают низкую рентабельность как один из признаков «технической» компании. При подготовке ответа необходимо привести объективные факторы, повлиявшие на ситуацию. Например, резко возросла стоимость сырья и энергоносителей. Это привело к увеличению себестоимости. Поднять цены на выпускаемую продукцию невозможно, потому что произойдет снижение потребительского спроса.

Избегайте заявлений о намерении прекратить деятельность. Из-за этого предприятие может попасть в список кандидатов на проведение выездной проверки. Лучше подчеркните предпринятые вами шаги для повышения эффективности и прибыльности бизнеса.

Порядок оформления ответа на требования

Официально разработанного образца пояснительной записки нет. Исключением являются лишь разъяснения по НДС, для которых утверждена специальная форма.

Пояснение подают в том случае, когда отчетность не содержит ошибок. В документе необходимо изложить причины расхождений и обратить внимание на то, что они допустимы.
Также пояснения направляют, если недочеты не привели к снижению налоговой базы.

В тексте обращения описывают обстоятельства, по которым необходимо дать комментарии. Пишите коротко и по существу, отвечая исключительно на запрос.
Не предоставляйте недостоверные или ложные сведения. Как и длинные объяснения, они приводят к углубленной проверке и штрафным санкциям.
Можно приложить подтверждающие документы, например, выписки из регистров учета и бухгалтерские справки. Письмо оформляют на фирменном бланке.

Если в результате обнаруженной ошибки выясняется, что налог был занижен, предприниматель обязан пересчитать сумму обязательств перед бюджетом и сдать уточненную декларацию.

Рассмотрим возможные пояснения по группам запросов.

Зарплата и численность

Инспекторы сравнивают доход работника за месяц с величиной МРОТ, а среднюю зарплату по компании – с уровнем МРОТ и среднеотраслевыми показателями. Если соотношения нарушены, запрашиваются пояснения.
1. Выплаты сотрудникам снизились по сравнению с предыдущими периодами.
Снижение уровня заработной платы специалистов может быть обусловлено сокращением объемов продаж компании. Объясните, что бонусы работников зависят от выручки и начисляются в соответствии с утвержденным положением о премировании. Поскольку условия не были выполнены, в данном отчетном периоде вознаграждение не выплачивалось, следовательно, общий доход работников оказался меньше, чем ранее.

Важно подчеркнуть, что зарплата при этом оставалась выше МРОТ.

2. Зарплаты сотрудников меньше среднеотраслевых.
Такая ситуация может сложиться по ряду объективных причин. К ним относятся:

• сокращение премий из-за падения выручки. Здесь необходимо пояснить, что требуемые показатели не достигнуты и, следовательно, бонусы не начисляются. Это автоматически приводит к сокращению общего уровня дохода персонала;
• нахождение в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком. Такие работники числится в штате, но не получают зарплату. Из-за этого может не выполняться контрольное соотношение;
• незначительное количество высокооплачиваемых специалистов и большая численность вспомогательного персонала.

К разъяснениям необходимо приложить копии контрактов с работниками, положение о премировании, расчет ФОТ и приказы о предоставлении отпусков.

3. Зарплаты сотрудников ниже, чем величина МРОТ.
При подготовке ответа важно обосновать, почему зарплата оказалась меньше, чем МРОТ и указать, что нормы ТК здесь не нарушаются. Наиболее частыми причинами могут быть:

• специалисту установлено неполное рабочее время. Это может быть связано с производственной необходимостью или с просьбой самого человека. Представьте расчет средней суммы выплат по каждому сотруднику и приложите копии трудовых договоров, табели учета рабочего времени и штатное расписание;
• длительное нахождение на больничном. То есть человек не смог выработать полную норму рабочего времени. Поясните, что если бы сотрудник отработал полный месяц, его доход превысил бы минимальный порог и приложите табель за рассматриваемый период.

4. Резкое снижение численности сотрудников. Необходимо объяснить причину произошедшего изменения. Например, закрылся филиал предприятия. Тогда следует представить копии приказов об увольнении работников.

Как видите, каждое обстоятельство требует отдельного рассмотрения и предоставления соответствующих доказательств соблюдения норм закона.

НДФЛ и страховые взносы

Инспекторы рассматривают контрольные соотношения отдельно по 6-НДФЛ и РСВ. К предпринимателю могут возникнуть следующие вопросы.
1. Компания не направила 6-НДФЛ.
Необходимо уточнить, что в отчетном периоде не начислялось и не выплачивалось вознаграждение физическим лицам.

2. Исчисленный налог больше удержанного.
Вполне объяснимая ситуация. Человек получил доход в натуральной форме, материальную выгоду или ему выплатили суточные в одном квартале, а удержали НДФЛ в следующем. Для подтверждения обоснованности расхождений к пояснению следует приложить:

• копии приказов о направлении сотрудников в командировки;
• авансовые отчеты;
• приказы о выдаче подарка сотруднику;
• решение о перечислении дивидендов.

3. В уточненном отчете 6-НДФЛ уменьшена сумма налога.
Из-за ошибки могла быть удержана излишняя сумма. Необходимо прокомментировать причины допущенной погрешности в первоначальном отчете и приложить документы, подтверждающие правильность новых расчетов.

4. В РСВ содержатся необлагаемые страховыми взносами выплаты.
Ошибки здесь нет. К таким выплатам относятся пособие по временной нетрудоспособности за счет работодателя, суточные в пределах норм и материальная помощь. Перечисления можно разбить по категориям, указать по ним общую сумму и приложить копии подтверждающих документов.

НДС

Запросы по НДС являются наиболее частыми. Это связано с тем, что налог контролируется автоматически, и при обнаружении «разрывов» система сразу формирует требование для прояснения ситуации. В документе указывают перечень операций, по которым выявлены расхождения и коды возможных ошибок.

Разберем основные возникающие вопросы.

1. Покупатель заявил вычет по счет-фактуре, которого нет в отчетности контрагента.
Объясните, что ваша декларация не содержит ошибок и противоречий. Условия для правомерного принятия вычета соблюдены: приобретенные товары отражены в бухгалтерском учете, счет-фактура и первичные документы корректно оформлены. Сделка была реальной, ее исполнил непосредственно поставщик.
Приложите официальное письмо продавца о том, что он ошибочно не включил счет-фактуру в отчетность и уже направил уточненную декларацию. Вместе с пояснениями необходимо представить заключенный контракт и счет-фактуру, по которому возникли вопросы.

2. Из-за округлений не выполняются контрольные соотношения.
Сообщите налоговикам, что неточности отсутствуют. Причиной расхождения стала погрешность за счет округлений. Приложите выписку из книги продаж с итоговой суммой рассчитанного НДС.

3. Неправильно внесены номер или дата счета-фактуры поставщика.
Напишите, что сумма налога рассчитана корректно, но произошла техническая ошибка. Приложите к письму соглашение на поставку и счет-фактуру контрагента.

Обратите внимание! Пояснения по НДС, как и декларация, направляются только в электронном формате. Если отправить бумажный документ, считается, что запрос проигнорирован и оставлен без ответа.

Налог на прибыль

При проверке декларации по налогу на прибыль сведения, которые в ней содержатся, сопоставляют с иными отчетными формами и различными документами.
Как правило, у инспекторов возникают следующие вопросы.

1. Показатели в декларации не соответствуют данным бухгалтерской отчетности.
Причинами расхождений могут быть отличия в признании доходов и расходов для целей бухгалтерского учета и налогообложения. В такой ситуации необходимо уточнить, какие алгоритмы применяются в каждом случае, и привести ссылку на действующие правила.

2. В декларациях по НДС и налогу на прибыль отличается сумма выручки.
Причины вполне объяснимы. Ими могут быть:

• возвраты покупателей и возвраты поставщикам. Здесь действуют разные правила для определения налоговых баз;
• получение доходов, которые не облагаются НДС.

3. Доходы в отчетности меньше, чем поступления на банковский счет.
Возможно, на счет поступили необлагаемые налогом суммы. Например, займы или финансовая помощь от учредителя. Здесь следует объяснить, какие деньги не включены в облагаемую базу, и приложить копии договоров.

Убыток и налоговая нагрузка

Необходимо указать причины, из-за которых ухудшились экономические показатели фирмы. Так, у многих компаний сократились доходы и возникли убытки в результате действия санкций.
Эксперты представили рекомендации по составлению обоснованных ответов.

Незначительная налоговая нагрузка часто воспринимается как признак возможного использования схем ухода от уплаты налогов. Поэтому требуется подробно объяснить отклонение от среднеотраслевых значений. Это может быть рост стоимости сырья, расширение производства или торговой сети, проведение ремонта оборудования и покупка дорогостоящих активов, реализация продукции со скидками для привлечения новых клиентов.

1. Убытки в декларации по налогу на прибыль и декларации по УСН.
Пояснения инспекторам:

• компания недавно зарегистрирована или открыла новое подразделение. Это потребовало значительных вложений;
• произошло резкое падение покупательской активности;
• выросли арендные ставки и расходы на сырье;
• расторгли контракты крупнейшие заказчики.

2. Снижение нагрузки по налогу на прибыль.
Их можно объяснить сезонными колебаниями продаж и ростом издержек, например, расширением штата и открытием новых подразделений.

3. Пониженный уровень налоговой нагрузки по НДС.
Если показатель меньше отраслевой отметки, инспекторы попросят раскрыть причины. Ответы могут быть такие:

• увеличение вычетов произошло из-за повышения закупочных цен и общих производственных затрат;
• уменьшение суммы к начислению связано с сокращением объемов реализации товаров или услуг и изменение структуры ассортимента.

УСН

Причиной повышенного внимания ФНС могут стать расхождения декларации с бухгалтерской отчетностью и банковскими выписками.

1. Доходы, зафиксированные в декларации, отличаются от объема поступлений на расчетный счет.
Есть суммы, которые не включаются в налогооблагаемую базу по УСН. К ним относятся займы и средства, полученные от учредителя. Это необходимо отразить в письме для ФНС.

2. Отличие в показателях бухгалтерской и налоговой отчетности.
Бухгалтерский учет ведется методом начисления, а для налогового учета на спецрежиме применяется кассовый метод. Это вызывает неизбежные отличия. В разъяснениях следует указать, что ошибок нет, а расхождения связаны с разными методами учета.

3. Организация на УСН не перечисляет в бюджет авансы.
В случае с объектом «доходы минус расходы» это объясняется тем, что у компании денежных поступлений оказалось меньше, чем произведенных затрат. В письме следует отметить, почему это произошло. Допустим, компания закупила и реализовала крупную партию товара, но заказчики пока не произвели оплату.
Фирма с объектом «доходы» не производит авансовые платежи из-за отсутствия деятельности. Например, собственник помещения неожиданно расторг договор аренды. Организация была вынуждена приостановить работу до тех пор, пока не найдет другой цех или склад.

Проверка деловых партнеров

У контролеров могут возникнуть сомнения относительно возможности контрагента исполнить обязательства по сделке, в рамках которой заявлены вычеты по НДС или расходы. Необходимо обосновать причину выбора конкретной фирмы.

1. Опишите обстоятельства заключения сделки, подтвердив ее реальный характер. Укажите подробную информацию о содержании соглашения, сроках его исполнения и других значимых условиях. К пояснению приложите копию договора, первичные бухгалтерские документы и платежные поручения.

2. Объясните, почему заключили контракт именно с этой компанией. Приведите результаты проверки, которые подтверждают добросовестность фирмы и наличие у нее активов и ресурсов для выполнения взятых на себя обязательств.

Не забывайте! Налоговики часто требуют излишние сведения, чтобы получить основания для проведения выездной проверки. Поэтому нельзя отправлять весь комплект запрашиваемой информации по первому же запросу.

Эксперты аутсорсинговой компании оценят правомерность требований ФНС, помогут грамотно оформить пояснение и подскажут, какие подтверждающие документы следует предоставить.