Как проверить статус самозанятого и для чего это нужно?

Сотрудничество с самозанятыми выгодно для бизнеса: сокращаются расходы и упрощается документооборот.
В то же время возникают серьезные риски. Один из них – это доначисление налогов при утрате фрилансером статуса самозанятого. Тогда заказчику придется уплатить НДФЛ, страховые взносы и сдать отчетность как за обычное физическое лицо.
Расскажем, что необходимо выяснить до заключения сделки и как убедиться в надежности исполнителя.

Особенности самозанятых

В работе с плательщиками налога на профессиональный доход (НПД) есть существенные преимущества по сравнению со штатными сотрудниками или обычными гражданами, привлеченными по договорам ГПХ.

1. Экономия на платежах в бюджет. Компания не удерживает НДФЛ и не перечисляет страховые взносы. Подрядчик рассчитывается с государством самостоятельно.
Кроме того, заказчику не нужно сдавать по нему «зарплатную» отчетность.

2. Простой документооборот. На каждую полученную сумму специалист оформляет чек в приложении «Мой налог» и передает его клиенту.
Можно предусмотреть дополнительные подтверждающие документы: акты или накладные.

3. Возможность прописать ответственность сторон, как в договорах с юридическими лицами. Это ощутимая выгода по сравнению с наемным работником.
Если сотрудник нанес ущерб компании, его практически невозможно взыскать. Такой человек находится под защитой трудового законодательства.

4. Большой выбор кандидатов. Фирма может найти специалиста для узкопрофильных задач. В основном стоимость его услуг ниже, чем у организаций, ведущих аналогичную деятельность. Дополнительный плюс – не нужно оборудовать рабочее место.

Если подрядчик утрачивает статус самозанятого, взаимодействие становится невыгодным. По факту он является обычным физическим лицом.
Заказчик обязан удержать НДФЛ, начислить страховые взносы и направить отчетность. То есть нужно внести корректировки в формы и помимо налогов доплатить пени и штрафы.

Вывод: необходимо постоянно контролировать, является ли фрилансер плательщиком НПД.

В каких случаях самозанятый утрачивает свой статус?

При нарушении правил применения НПД налоговики принудительно снимают самозанятого с учета. Сюда относится:

• превышение лимита по доходам. Он составляет 2,4 миллиона рублей в год;
• ведение запрещенного вида деятельности, например, реализация подакцизной продукции;
• совмещение НПД с другими режимами;
• найм работников по трудовому договору.

Кроме того, человек может добровольно отказаться от самозанятости и не предупредить об этом.

Как проверить плательщика НПД?

Существует несколько способов.
1. Использование сайта ФНС.
2. Запрос справки из приложения «Мой налог» у подрядчика.
3. Обращение к специализированным сервисам проверки физических лиц.

Рассмотрим каждый вариант более подробно.

Отслеживание через ФНС
Сервис фискальной службы предоставляет информацию бесплатно. Для получения актуальных сведений достаточно заполнить ИНН гражданина и выбрать дату, на которую необходимо уточнить его статус.

Обратите внимание! Дополнительные данные налоговики не предоставляют. То есть заказчик оперирует следующей информацией: на определенную дату человек являлся или не являлся самозанятым.

Простая и быстрая процедура позволяет клиенту убедиться, что он сотрудничает с официально зарегистрированным фрилансером. Отслеживать ситуацию необходимо перед новой сделкой и накануне перечисления вознаграждения. Таким образом можно защитить бизнес от возможных налоговых претензий в будущем.

Использование приложения «Мой налог»
Справка формируется моментально. В данном случае можно получить более подробную информацию:

• дата регистрации или снятия с учета в качестве плательщика НПД;
• ИФНС, к которой относится исполнитель.

Документ заверен электронной подписью. Подрядчик может передать его в цифровом или бумажном формате. Это очень удобно и позволяет быстро убедиться, что человек действительно имеет актуальный статус на текущий момент.

Контроль с помощью дополнительных сервисов
Существует ряд специализированных платформ, в которых предусмотрена функция проверки фрилансеров. Как правило, они предоставляют комплексную информацию. Например, величину дохода, нахождение в розыске и фактическую задолженность перед бюджетом.
Это платная услуга, и расходы на нее не всегда оправданы.
Перед тем как заказать отчет, получите письменное согласие самозанятого на обработку его персональных данных.

Обратите внимание! Сведения могут быть неактуальными. Все зависит от оперативности и качества работы сервиса. Наиболее достоверная информация находится на сайте ФНС.
Еще один момент: человека нельзя проверять исключительно по ФИО. Имена и фамилии могут совпадать, поэтому необходимо использовать лишь ИНН.

Что делать, если контрагент не прошел проверку?

Здесь возможно два варианта.
1. Подрядчик – обычное физическое лицо. В данном случае заказчик обязан рассчитать зарплатные налоги, перечислить их в бюджет и отразить сведения в отчетности. Информация о выплатах включается в 6-НДФЛ, РСВ и персонифицированные сведения для налоговой инспекции и в ЕФС-1 для Социального фонда.
Это следует сделать с того момента, как человек утратил статус самозанятого. В противном случае фирме грозит штраф в размере 20% от суммы, подлежащей к уплате.

2. Исполнитель зарегистрирован в качестве ИП. Заказчик может не переживать о последствиях. Индивидуальные предприниматели несут ответственность за уплату налогов независимо от применяемого режима. Такая ситуация для бизнеса наиболее выгодна.

Как снизить риски?

В соглашении следует зафиксировать обязанность фрилансера информировать об утрате статуса самозанятого в кратчайшие сроки. Пропишите, что непредставление данных расценивается как нарушение условий контракта.

Установите обязательство по возмещению ущерба, который может появиться у бизнеса. Это взыскание НДФЛ и страховых взносов со стороны налоговиков.

Самый надежный способ – проверять данные специалиста накануне заключения сделки и перед каждым переводом денежных средств.

Документальное оформление сотрудничества

Стороны оформляют договор и фиксируют в нем все условия взаимодействия. Контракт обеспечивает защиту прав и интересов компании, предотвращает недоразумения и конфликты.

Необходимо четко обозначить результат работ, срок выполнения, расценки и гарантии.

Помните, что самозанятые не могут заниматься перепродажей или сдавать в аренду нежилые помещения.

Укажите обязанность по предоставлению чека и ответственность за нарушение данного условия. Чек – это основной документ при проверке. Он подтверждает, что фрилансер является плательщиком НПД и самостоятельно перечисляет налоги в бюджет. Это позволит избежать доначислений.

Предусмотрите обязательное составление актов или накладных. Подобные документы подтверждают, что сотрудничество происходит в рамках гражданского права, и предприятие является заказчиком, а не работодателем.

Дополнительный фактор риска

В контракте не должно быть признаков трудовых отношений: работа по графику предприятия, соблюдение правил внутреннего распорядка и фиксированная ежемесячная оплата без привязки к результатам.
Налоговики уделяют особое внимание сотрудничеству с фрилансерами и стремятся переквалифицировать договор подряда в трудовой.

Юристы аутсорсинговой компании подскажут, как оформить документы на каждом этапе взаимодействия с самозанятыми и на что обратить внимание. Эксперты проконсультируют предпринимателя о возможных проблемах с ФНС и подготовят ответ на требование налоговиков.