Как отправлять электронные заказные письма?

Каждая компания сталкивается с необходимостью отправить важные документы, убедиться, что они получены адресатом, и сохранить подтверждение об этом.

Такая задача традиционно решается с помощью заказного письма:

• ему присваивается трек-номер для отслеживания;
• конверт вручается лично получателю или его представителю по доверенности;
• если за пакетом никто не пришел, ставится отметка о невручении. С этой даты начинается отсчет процессуальных сроков.

Процедура отправки отнимает достаточно много времени. Необходимо распечатать документы, приехать в почтовое отделение, выстоять очередь, заполнить опись вложения и купить конверт.
Бывает, что такую задачу некому поручить, коммерсант занят более срочными делами или вообще управляет бизнесом из-за рубежа.

Почта России упростила процесс и разработала сервис электронных заказных писем (ЭЗП), интегрированный с порталом Госуслуги. Им могут пользоваться как организации, так и физические лица. Все действия происходят в онлайн-режиме с помощью сайта или мобильного приложения.
Отправления обладают юридической силой и принимаются судами и государственными структурами. Есть трек-номер и уведомление, как у обычного заказного письма.

Наши эксперты представили алгоритм для отправки корреспонденции и подготовили ответы на вопросы, которые возникают у пользователей.

Пошаговая инструкция работы с сервисом

1. Зарегистрироваться на платформе ЭЗП.
Для этой процедуры следует воспользоваться подтвержденным аккаунтом Госуслуг.

Затем следует проверить свои реквизиты.

Подключение к системе и получение писем бесплатное.

2. Создать письмо.
Нажмите кнопку «Новое письмо» и выберите адресата: организацию или частное лицо. Далее заполните реквизиты получателя:

• для предприятия это наименование, ИНН, ОГРН. Юридический адрес подтянется автоматически из базы данных. При необходимости его можно откорректировать;
• для гражданина информация вводится вручную.

3. Прикрепить файлы.
Это готовый документ в любом формате, например, PDF, JPEG или DOC. Помимо текста и таблиц, вложение может содержать фотографии и другие изображения. По объему файлов установлены ограничения.
Кроме того, письмо можно написать отдельно. Для этого предусмотрен шаблон.

Обратите внимание! Пользователь авторизован через Госуслуги. Следовательно, все документы считаются подписанными простой электронной подписью.
Некоторые эксперты все же считают, что лучше перестраховаться и приложить скан-копию с изображением личной подписи.

4. Оплатить и отправить.
На завершающем этапе необходимо проверить правильность операции и подтвердить ее соответствующей командой. Стоимость услуги рассчитывается автоматически.
После этого письму присваивается трек-номер для отслеживания.

Особенности платформы

Вся корреспонденция сохраняется в личном кабинете. Здесь предусмотрены следующие возможности:

• посмотреть отчет о доставке и уведомление о вручении;
• скопировать ссылку и предоставить доступ третьим лицам. Такая опция важна для участия в судебных процессах;
• скачать чек об оплате.

Руководитель может назначить ответственных сотрудников для работы от лица компании.

Предусмотрена отправка одновременно нескольким организациям или физическим лицам. Для этого просто добавляют получателей. Повторять операцию не нужно.

Основное преимущество ЭЗП – экономия времени и ресурсов. Данная система избавляет от необходимости личных визитов в почтовое отделение с паспортом или доверенностью и ожидания в очередях. На подготовку к отправке уходят считанные минуты. Кроме того, не нужно распечатывать документы и организовывать их хранение.
Для контрагента не менее важна моментальная доставка и доступность на любом устройстве.

Услугу доставки ЭЗП можно отключить в любой момент. После этого организация или гражданин будут получать письма в бумажном формате.

Популярные вопросы пользователей

Что делать, если адресат не подключен к платформе ЭЗП?

Каждое отправление автоматически проверяется. Если контрагент не пользуется данным сервисом, работники почтовой службы распечатают письмо на бумаге, упакуют в конверт и отправят обычным способом. Юридическая сила документа сохраняется.
Дополнительная оплата при этом не предусмотрена.

Можно с помощью сервиса сдавать отчетность в ФНС и СФР?

«Почта России» не входит в число операторов ЭДО, через которых направляют налоговую отчетность.
По мнению ФНС, отправка деклараций и расчетов с помощью системы ЭЗП не является предоставлением документов по телекоммуникационным каналам связи.
Кроме того, на формах должна быть личная подпись налогоплательщика или его представителя. Если подписи нет, инспекторы считают отчетность несданной и направляют уведомление об отказе в ее приеме.
Обратите внимание! Почтовый сервис также нельзя использовать для отправки документов, запрашиваемых в рамках камеральных и встречных проверок.

Обладают ли электронные письма юридической силой?

Сервис позволяет отправлять корреспонденцию со статусом «заказное». Юридическая значимость такого письма равна бумажному варианту.
Этот факт подтвержден приказом Минцифры и сложившейся судебной практикой.

Насколько безопасна эта система?

Корреспонденция пересылается по защищенным каналам связи, и конфиденциальность информации сохраняется.

Как подтвердить отправку?

Для этого необходимо зайти в отчет о доставке и выгрузить уведомление. С того момента, как письмо поступило в личный кабинет адресата, оно считается доставленным, даже если пока не открыто.

Для чего используют электронные заказные письма?

К услугам сервиса прибегают с целью передачи юридически значимой корреспонденции в цифровом виде. Он подходит для взаимодействия с судами, банками, государственными структурами и деловыми партнерами.

Рассмотрим несколько примеров.
1. Контрагент не исполняет обязательства в рамках соглашения: не производит оплату или не поставляет продукцию. Перед тем как обратиться в суд, следует подготовить претензию, направить ее в адрес проблемной компании и иметь на руках соответствующее подтверждение.

2. Организация или ИП отправляют заявления в орган государственной власти. Это может быть обращение в полицию по факту мошенничества, жалоба в прокуратуру на бездействие сотрудников органов МВД или в местную администрацию при нарушении сроков рассмотрения документов.

Во всех перечисленных случаях сервис ЭЗП позволит оперативно передать письма и гарантирует доставку.
Помните, что платформа не заменяет специализированные системы ЭДО, и вести через нее переписку с налоговой инспекцией не следует.
Если у вас нет аккаунта на Госуслугах или электронной подписи, можно воспользоваться онлайн-приемными на официальных сайтах. Таким способом направляют обращения в службу судебных приставов или Роспотребнадзор.

Эксперты аутсорсинговой компании не только настроят ведение бухгалтерского учета, но и помогут организовать документооборот. Специалисты разработают внутренний регламент и подскажут, как автоматизировать бизнес-процессы.