Как заполнить транспортную накладную

Транспортная накладная (ТрН) – это наиболее важный документ в сфере грузоперевозок. Он отражает договоренности между сторонами, подтверждает факт передачи товаров и фиксирует условия доставки. Кроме того, накладная является основанием для учета затрат на транспортировку.

Наши эксперты рассказали, как правильно заполнить форму, в каких случаях она обязательна и когда без нее можно обойтись. Также специалисты подготовили подробную инструкцию по переходу на электронные транспортные накладные (ЭТрН) и рассказали, как с ними работать.

Когда нужна транспортная накладная

При заключении договора на перевозку обязательно составляется транспортная накладная. Она подтверждает совершение сделки, ее законность и реальный характер. ТрН фиксирует отправку и получение груза, содержит информацию о перевозимом товаре, маршруте и участниках процесса. 

Транспортная накладная необходима в следующих случаях:

• коммерческие перевозки осуществляет сторонняя компания;
• в договоре купли-продажи сумма за доставку указана отдельно от стоимости товара;
• к транспортировке привлекается несколько сторонних фирм. Тогда ТрН оформляют для каждого договора.

Правильно заполненная ТрН подтверждает издержки на перевозку для целей бухгалтерского и налогового учета.

Если доставка входит в стоимость продукции или заказчик вывозит товар на собственном транспорте, без накладной можно обойтись. Подтверждением расходов в данном случае будут путевые листы и первичные документы покупателя.

 Тем не менее эксперты советуют оформить ТрН. Это поможет, если возникнут непредвиденные ситуации или появятся вопросы у налоговиков и Госавтоинспекции. 

Документ составляют в бумажном или в электронном виде. С сентября 2026 года бизнес обязан перейти на цифровой формат. В нашей статье мы рассмотрели оба варианта оформления.

Электронная транспортная накладная

С осени 2026 года все участники логистических цепочек должны заполнять перевозочные документы только в электронном виде. Цифровой вариант ТрН полностью заменяет бумажный бланк. Обмен данными происходит через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).  

Требование относится к перевозкам, осуществляемым железнодорожным, автомобильным и воздушным транспортом. Изменения затронут все категории участников вне зависимости от сферы деятельности и отрасли.

Что это означает для бизнеса? Вероятность ошибок снизится, скорость обработки данных возрастет и одновременно усилится контроль со стороны государства. 

Если своевременно не перейти на новый формат работы, последуют штрафы и даже приостановка деятельности юридических лиц.

Как заполнить накладную?

Электронная форма (ЭТрН) состоит из специальных файлов обмена (титулов). Из них четыре обязательные и четыре дополнительные. Каждый участник процесса вносит данные и подписывает свою часть. 

В результате файлы должны содержать те же сведения, что и бумажный бланк. 

Как работает система?

1. Грузоотправитель создает документ, заполняет и подписывает Титул 1.

2. Через оператора файл поступает в ГИС ЭПД. Здесь ему присваивается уникальный номер и формируется QR-код. В случае проверки на дороге водитель показывает его инспектору. При сканировании QR-кода видна вся информация о грузе. 

Статус ЭТрН можно отслеживать через оператора в режиме реального времени.

Обратите внимание! В систему после подписания попадает каждый раздел. Далее проводится автоматическая проверка. При выявлении ошибок файл возвращается отправителю для внесения исправлений.

3. Перевозчик получает ЭТрН. Сверяясь с Титулом 1, он вносит свою часть данных и подписывает Титул 2.

4. Грузополучатель принимает товар, создает Титул 3 и ставит электронную подпись.

5. Титул 4, как правило, заполняет представитель перевозчика, отвечающий за разгрузку. После того как он подпишет свой раздел, то есть подтвердит факт передачи, процесс считается завершенным. 

Все данные хранятся в ГИС ЭПД. Это единый источник сведений для всех участников процесса. Доступ к реестру есть и у контролирующих структур, например, ФНС и Госавтоинспекции.

Переход на электронные транспортные накладные 

Для решения вопроса потребуется выполнить несколько шагов.

1. Выбрать оператора ЭПД и заключить договор. Предварительно следует проанализировать тарифы, функционал и предлагаемую поддержку. При этом у участников логистической цепочки могут быть разные операторы.

2. Заказать квалифицированные электронные подписи для сотрудников, которые будут заполнять ЭТрН.

3. Подключиться к оператору и интегрировать сервис с учетной системой. На данном этапе важно убедиться, что компания может работать с электронным форматом. 

В ряде случаев требуется обновление программного обеспечения и изменение бизнес-процессов.

4. Назначить ответственного за обмен данными, подготовить инструкцию и обучить персонал.

5. Зарегистрироваться в системе.

6. Привлечь надежных контрагентов и провести тестовые перевозки. Тогда можно сразу выявить ошибки и откорректировать работу. 

7. Полностью перейти на ЭТрН. Лучше не ждать аврала и сделать это заранее. Плавный переход позволит снизить риски и избежать штрафов.

Обойтись без электронной накладной можно только в двух случаях:

• покупатель самостоятельно забирает товар;
• поставщик на своем транспорте привозит продукцию клиенту. То есть доставка входит в стоимость товара. 

Бумажная транспортная накладная

 Организации и ИП должны использовать в работе установленную законом форму. Дорабатывать ее нельзя.

Бланк распечатывается в трех экземплярах на каждое автотранспортное средство: для отправителя, получателя и перевозчика.

Если ТрН используется в качестве первичного документа, в ней должен быть заполнен раздел о стоимости перевозки. То есть потребуется четвертый экземпляр.

Транспортную накладную часто требуют предоставить налоговики для проверки факта перевозки и реальности сделки. Кроме того, ее могут запросить сотрудники Госавтоинспекции, когда останавливают автомобиль с грузом.

Правила заполнения транспортной накладной

В бланк вносятся данные о трех участниках логистической цепочки: отправителе, получателе и перевозчике. Представитель каждой стороны должен поставить свою подпись.

На практике доставку может осуществлять отправитель или получатель. В этом случае их данные дублируются.

Сведения, которые содержатся в документе, мы собрали в таблицу. 

В договоре поставки стороны могут предусмотреть, кто выписывает ТрН. Как правило, формирует и заполняет документ отправитель. Он вносит сведения о себе и получателе, данные о грузе, его характеристики, условия доставки и оплаты. 

Если привлекается перевозчик, он прописывает свои реквизиты, информацию об автомобиле и водителе.

Получатель проверяет корректность заполнения, вносит данные о приеме груза и ставит подпись, подтверждая доставку.

В бланке предусмотрен раздел о стоимости услуги. Если в нем прописать необходимую информацию, ТрН считается первичным документом и подтверждает расходы на перевозку. 

Печать не обязательна. Достаточно подписи участников сделки с расшифровкой. При этом наличие печати нарушением не будет. 

Ошибки в транспортной накладной

 Неправильное заполнение ТрН – это риск финансовых потерь, нарушение сроков поставки и конфликты с контрагентами. Приведем несколько примеров.

1. При обнаружении ошибок инспекторы ФНС могут посчитать расходы неподтвержденными. Результат – доначисление налогов и штрафные санкции.

2. Если неверно указан вес или количество упаковок, невозможно подтвердить реальный ущерб и взыскать компенсацию в случае аварии или форс-мажора.

3. Неправильный адрес приводит к тому, что поставка «зависает». Как следствие, срывается выполняемый контракт.

4. Суд не принимает некорректно заполненный документ в качестве доказательства.

Как показывает практика, основной причиной ошибок является человеческий фактор. Поэтому следует тщательно контролировать внесение реквизитов участников, сведений о номенклатуре, транспортных средствах и пунктах разгрузки. 

Помните, что отсутствие ТрН при перевозке ведет к налоговым и административным штрафам.

Специалисты аутсорсинговой компании помогут подготовиться к переходу на электронные транспортные накладные и выполнению новых требований. Эксперты подскажут, как настроить процессы и внести изменения в работу, чтобы не попасть на штрафы.