06.09.2024
Закон не содержит требование о составлении такого документа и непосредственно не упоминает о нем. Тем не менее служебная записка необходима для оперативного решения внутренних вопросов компании. Например, подтвердить расходы или назначить премию. С ее помощью бухгалтер сможет корректно отразить затраты в бухучете.
На нашем сайте можно скачать бухгалтерские документы разных видов, включая служебные записки.
Мы разработали рекомендации, как составить «служебку» для различных ситуаций, и готовые образцы, которыми вы можете воспользоваться.
Каких правил следует придерживаться?
Служебную записку используют наряду с первичными документами. Она позволяет:
- уведомить руководство о возникшей в данный момент проблеме;
- инициировать внедрение новшества;
- наладить коммуникацию между подразделениями и согласовать совместные действия;
- запросить дополнительные ресурсы или сведения для работы;
- представить пояснения, изложить информацию и направить инструкции;
- выступить с предложением поощрить отличившихся подчиненных или принять меры к нарушителям трудовой дисциплины.
«Служебки» являются дополнительным аргументом в решении внутренних конфликтов и в спорах с проверяющими. Кроме того, они фигурируют в судебных разбирательствах в качестве доказательств.
При оформлении следует ориентироваться на требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Многие компании утверждают собственные правила документооборота для внутренней коммуникации и разрабатывают шаблоны. С действующими локальными нормативами сотрудник знакомится при приеме на работу.
В любом случае основной текст придется подготовить самостоятельно. Обычно вначале излагаются факты и обстоятельства, которые стали поводом для написания. Далее приводятся выводы, просьбы или даются предложения по указанному вопросу. Важно четко сформулировать сообщение и избегать двойного толкования.
Документ должен содержать:
- адресат с указанием ФИО и должности. К примеру, директор предприятия или начальник подразделения;
- сведения об отправителе;
- наименование;
- основную часть. Это обоснование обращения, запрос, предложение или сообщение;
- сведения о приложениях (если есть);
- подпись автора с расшифровкой, должность и дату.
Служебная записка – это внутренний инструмент, который применяет персонал конкретного предприятия или группы дочерних компаний для оперативного взаимодействия. Он может относиться к хозяйственной, управленческой или иной деятельности фирмы.
Срок хранения напрямую связан с документами, для которых составлены «служебки» и соответствующими правилами. Он зависит от степени их важности, цели и повода написания.
Для информационных, справочных и относящихся к процессам бухгалтерского учета бумаг это пять лет. Если сведения касаются персонала и кадровых вопросов, они хранятся столько же, сколько соответствующие первичные документы.
Своим решением руководитель может увеличить срок хранения, но уменьшить его по сравнению с тем, что оговорен в нормативах, нельзя.
Мнение эксперта
Переписка по электронной почте не заменит служебную записку
Некоторые компании устанавливают в локальных нормативных актах, что внутренняя переписка по электронной почте приравнивается к служебным запискам. Важно помнить, что простые сообщения не наделены юридической силой. Это не полноценные документы, которые нужно регистрировать, исполнять и хранить.
«Служебки» используют в тех случаях, когда требуется документально подтвердить факт направления запроса или информации коллегам и получение или неполучение ответа.
Командировка
Причины оформления. Документ составляют в следующих случаях:
- для информирования руководства предприятия о необходимости направить работника в деловую поездку. Ряд компаний продолжает придерживаться таких правил. В данном случае служебная записка является основанием для подготовки приказа;
- при поездке на личном, арендованном или служебном транспорте. Это необходимо для подтверждения пребывания специалиста вне офиса;
- при изменении сроков или условий командировки.
Какую информацию следует отразить? Сведения о сотруднике, место назначения, цель и продолжительность командировки, предполагаемые расходы. Также могут быть указаны данные автомобиля, подтверждающие отметки принимающей стороны, изменившиеся обстоятельства.
Услуги такси
Причины оформления. Подтверждение обоснованности затрат на данные услуги. Во внутренних нормативных актах важно заранее определить перечень должностей или подразделений и условия, при которых работники могут пользоваться наемным транспортом за счет компании. Это избавит от вопросов со стороны налоговиков.
Что необходимо указать? Работник фиксирует дату и цель поездки, связанную с выполнением должностных обязанностей.
Закупка и списание
Основания для написания. Необходимость купить инвентарь, инструмент или расходные материалы, которые периодически требуются в рабочем процессе, например, канцтовары. Документ также составляют для разовых крупных приобретений.
Если работник потратил собственные средства, он оформляет «служебку» и она служит основанием для возмещения расходов. Авансовый отчет в данном случае составлять необязательно. Это обязанность сотрудников, которым выдавались деньги под отчет.
Что следует внести в служебную записку? Важна детализация: что, в каком количестве, для какого подразделения или для каких целей планируется приобрести. Это условие для корректного отражения операций в бухгалтерском учете. Инициатору необходимо проинформировать руководителя и аргументировать причины покупки: выход из строя оборудования, оснащение нового рабочего места или срочное пополнение складских запасов.
Утрата документов и ошибки
Причины составления. Информирование ответственных лиц о потере носителей информации или необходимости исправить ошибки.
О чем требуется сообщить? Изложение обстоятельств произошедшего и объяснение, почему сложилась та или иная ситуация. Здесь же предлагают решения по устранению последствий.
Премии и компенсации
Причины составления. Необходимость зафиксировать достижения конкретного работника или подразделения и оформить ходатайство о распределении поощрительных выплат.
Какую информацию требуется отразить? Предложение о премировании и основание для начислений. Это количество часов переработки, показатели по перевыполнению плана или иные заслуги. Также указывают денежную сумму вознаграждения и ссылки на соответствующие пункты локальных нормативов.
При привлечении к сверхурочной работе обозначают ее причину.
Зарплата и кадровые вопросы
В каких случаях оформляют документ? Когда необходимо обосновать увеличение оклада, перевод на другую должность или изменение штатного расписания, например, ввод новой единицы.
Обязательные пункты служебной записки. Аргументированное предложение о поощрении конкретного сотрудника или подразделения в целом. Например, длительный стаж работы или производственные заслуги.
Для ввода новой должности необходимы веские причины, и обоснование должно выглядеть убедительно. Следует определить круг задач и объем работ, которые будет выполнять новый специалист, и подготовить проект должностной инструкции.
Мнение эксперта
В каких случаях удаленная работа не требует перевод служебных записок в электронный вид?
В режиме дистанционной деятельности документооборот все чаще переходит в цифровой формат. В то же время «служебки», на основании которых издают приказы по кадрам, по-прежнему оформляются на бумаге. К примеру, информирование о продлении командировки или отзыве из отпуска.
Повышение квалификации
Основания для составления. Необходимость направить специалиста на семинар или дополнительное обучение и аргументация такого предложения. Например, изменились требования законодательства, и рабочий процесс следует откорректировать с учетом нормативных новшеств. Или происходит внедрение нового программного обеспечения, и персонал должен обладать навыками работы с ним.
Что должно быть в документе? Основания, по которым требуется пройти переподготовку, информация о мероприятии и образовательной программе, данные конкретного сотрудника. Когда обучение дорогостоящее, важно экономически грамотно его обосновать, чтобы затраты можно было учесть в расходах.
Нарушения
Причины написания. Информирование о несоблюдении правил, установленных конкретным предприятием. Это может быть невыполнение должностных обязанностей или нарушение трудовой дисциплины и правил техники безопасности.
Что следует отметить при оформлении? Обстоятельства произошедшего, неправомерные действия работника и последствия, к которым они привели. Можно указать свои предложения: потребовать принять меры или организовать внутреннюю проверку.
Отсутствие на работе
В каких случаях потребуется служебная записка? Если руководитель собирается привлечь работника к дисциплинарной ответственности, факт прогула следует зафиксировать и провести по нему разбирательство. Это обезопасит от претензий со стороны трудовой инспекции.
Обратите внимание! Важно не пропустить срок, в течение которого провинившегося можно привлечь к ответственности.
Бумагу необходимо подготовить в течение месяца с момента обнаружения проступка.
Обязательные пункты. Требуется указать дату и точное время отсутствия сотрудника. Также сообщить об обстоятельствах произошедшего и причинах нарушения трудовой дисциплины, если они известны. Желательно привести данные о свидетелях ситуации.
Охрана труда и режим
В каких случаях составляют документ? На практике руководители компаний не любят выделять деньги для проведения обязательных мероприятий. Поэтому требования по охране труда необходимо грамотно донести до адресата.
Зарегистрированная служебная записка с визой директора обезопасит ответственного сотрудника, если придет проверка, произойдет несчастный случай или начнется судебное разбирательство. Бумага подтвердит, что работник добросовестно выполнил свои обязанности.
Вопросы, которые следует отразить. Обоснование расходов на охрану труда и перечисление последствий для работодателя в том случае, если не будут выполнены предусмотренные законом мероприятия.
Если у вас возникли затруднения при оформлении или вы столкнулись со сложной задачей, обратитесь к специалистам нашей компании. Они профессионально оценят ситуацию, подскажут, как надо действовать, и помогут подготовить необходимые документы.
