Что входит в управленческую отчетность и как ее сформировать

Управленческая отчетность (УО) помогает контролировать текущее положение дел, оценивать результаты работы компании, планировать и принимать обоснованные решения. То есть руководители видят полную картину происходящего в бизнесе.

Разберемся, что входит в состав управленческой отчетности и каких принципов следует придерживаться при подготовке, как анализировать полученные данные и избежать ошибок в работе.

Основные понятия

Управленческая отчетность представляет собой несколько форм, которые систематизируют информацию об оперативной деятельности компании, ее подразделений и отдельных направлений. 

В отличие от бухгалтерской отчетности, УО не регламентирована законодательством и разрабатывается под задачи конкретного предприятия. Структура и детализация документов зависят от специфики бизнеса и задач на различных уровнях управления. Требования к составу, периодичности и правилам составления каждая компания устанавливает самостоятельно.

Так, можно исключить из отчетности операции, которые проводят между собой организации и ИП, входящие в холдинг, но при этом сделать разбивку по каждому проекту и даже по номенклатуре.

Управленческий учет (УУ) необязателен. Тем не менее руководители и собственники компаний внедряют его в работу и ведут на постоянной основе, поскольку получают данные для эффективного управления. Официальная отчетность таких сведений не содержит: она строится по общим правилам и не раскрывает текущее положение дел.   

Главная задача управленческой отчетности – обеспечить пользователей актуальной, достоверной и понятной информацией для подготовки взвешенных решений. 

Цели управленческой отчетности

1. Контроль бизнеса. Есть возможность увидеть реальную картину того, что происходит в компании:

• как работают подразделения и используются ресурсы;
• за счет чего формируется прибыль;
• какое состояние дебиторской и кредиторской задолженности.

Например, руководитель фирмы узнал, что 70% прибыли приносят 20% клиентов. Он принимает решение: пересмотреть стратегию работы с остальными клиентами или направить усилия для развития более выгодного сотрудничества. 

2. Планирование. На основе фактических данных составляются бюджеты и прогнозируются денежные потоки. Есть возможность предусмотреть разные сценарии развития ситуации.

3. Выявление проблем. Можно вовремя заметить негативную динамику и принять меры. Например, при росте дебиторской задолженности пересмотреть условия работы с заказчиками.

4. Минимизация рисков. Правильная оценка данных позволяет подготовиться к изменениям на рынке, избежать кассовых разрывов и отказаться от неперспективных направлений. Допустим, одна из линеек продукции стала убыточной. Руководитель принял решение прекратить производство и перераспределить ресурсы.

Пользователями управленческой отчетности являются:

• руководители и владельцы бизнеса;
• управленческий персонал;
• инвесторы и кредиторы. Их задача – оценить возможные риски при сотрудничестве с предприятием. Внешним пользователям представляют отчеты с укрупненными показателями, поскольку важно соблюдать коммерческую тайну. 

Состав управленческой отчетности

Как мы отметили выше, единого стандарта УО не существует, а шаблоны документов дорабатывают с учетом стоящих перед бизнесом задач.

В любом случае в основе системы лежат три основные формы, которые в комплексе дают полное представление о финансовом состоянии предприятия и эффективности его деятельности. 

Отчет о движении денежных средств (ОДДС)

Отражает финансовые потоки предприятия за выбранный период: источники, направления расходования и остатки. В отчет попадают все операции, которые фактически проводились по кассе и расчетным счетам.

Позволяет контролировать объем денег в бизнесе, оценить платежеспособность и заниматься планированием.

Форму нередко разбивают на три блока:

• операционная деятельность. Это выручка от продаж, расчеты с поставщиками, перечисление зарплаты и платежей в бюджет;
• инвестиционная деятельность. Сюда относится покупка и продажа оборудования, недвижимости, а также вложения в другие предприятия;
• финансовая деятельность. Это получение и возврат заемных средств, а также выплата дивидендов.

Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ)

Позволяет оценить рентабельность компании и влияющие на нее факторы. Форма состоит из доходной и расходной частей с различной степенью детализации по статьям. 

Например, полученную прибыль можно отразить в разрезе сфер деятельности, клиентских или товарных групп. В результате пользователи определяют, какие проекты являются убыточными, отказываются от них и концентрируются на приносящих реальную прибыль направлениях.

В отличие от ОДДС, доходы и расходы здесь признаются по факту совершения операции (например, отгрузки товара), а не по факту оплаты. 

Управленческий баланс

Здесь сводятся воедино результаты по ОДДС и ОПиУ. Баланс дает полное представление о ситуации в бизнесе, его устойчивости и инвестиционной привлекательности, а также показывает, насколько эффективно осуществляется управление предприятием.

Действует тот же принцип, что и в бухгалтерском учете: баланс состоит из активов и пассивов. Для формы можно предусмотреть дополнительные статьи и разбивку по филиалам, подразделениям или направлениям.

Документ позволяет:

• выявить финансовые проблемы на ранних этапах;
• узнать, из каких источников поступили деньги, как были израсходованы и какими ресурсами в целом обладает компания;
• определить, как распределяется прибыль и какую сумму дивидендов можно вывести;
• оценить эффективность вложенных средств;
• рассчитать точную стоимость предприятия.

Платежный календарь

Это один из инструментов планирования денежных потоков. Как правило, его составляют в виде таблицы из двух блоков.

Поступления показывают:

• ожидаемую выручку от продаж;
• планируемое погашение дебиторской задолженности;
• получение займов и кредитов;
• прочие доходы.

Платежи показывают:

• оплату поставщикам и подрядчикам за продукцию и услуги;
• перечисление зарплаты и налоговых обязательств;
• погашение кредитов и займов;
• прочие издержки.

Платежный календарь необходимо регулярно обновлять. Если прогноз показывает будущий кассовый разрыв, у руководства есть время, чтобы принять меры:

• перенести некритичные платежи;
• провести работу с клиентами;
• согласовать отсрочку платежа с поставщиком;
• привлечь заемные средства.

По факту платежный календарь позволяет контролировать финансовую устойчивость в режиме реального времени.

Также для целей планирования формируют бюджет движения денежных средств и бюджет доходов и расходов.

Дополнительно в работе применяют вспомогательные формы: отчеты о продажах с детализацией показателей, о структуре доходов и расходов, о фактической себестоимости.

Комплект и структура отчетности может меняться в зависимости от масштабов деятельности и решаемых вопросов.

Эксперты аутсорсинговой компании разработают и внедрят систему управленческого учета, принимая во внимание специфику вашего предприятия и стоящие перед ним задачи. Специалисты автоматизируют процессы, проанлизируют ситуацию в бизнесе, предупредят о возможных рисках и предложат пути решения. 

Принципы составления управленческой отчетности

Достоверность и полнота. Информация должна соответствовать реальному положению дел. 

Своевременность. Сведения становятся неактуальными, если поступают слишком поздно. Руководитель должен получать данные тогда, когда они еще могут повлиять на ситуацию.

Сопоставимость. Формы за разные периоды должны быть подготовлены по единой методологии. Это позволяет анализировать динамику и сравнивать показатели. 

Значимость. Документ должен содержать только ту информацию, которая необходима для принятия конкретных управленческих решений, и быть представлен в удобной для восприятия форме. 

Анализ управленческих отчетов

Пользователь оценивает, насколько эффективно сработала фирма или ее подразделения за конкретные периоды и принимает решения о дальнейших действиях.

Примерный алгоритм действий:

• сформировать отчетность и сравнить показатели с прошлым периодом. Так можно увидеть динамику выручки или затрат;
• проверить, насколько отклоняется факт от плановых показателей;
• оценить структуру статей расходов. Возможно, одна из них существенно выросла;
• рассчитать показатели рентабельности и ликвидности;
• установить причину отклонений;
• проработать пути решения проблемы;
• скорректировать текущую финансово-хозяйственную деятельность и планы с учетом новых обстоятельств.

Анализ управленческой отчетности – это постоянный процесс, который превращает сухие цифры в основу для эффективных действий. 

Ошибки при подготовке управленческой отчетности

1. Отсутствие регламента. Если нет установленных правил для документооборота, закрытия периода и проверочных процедур, велика вероятность срыва сроков предоставления отчетности. 

Еще одна проблема: если исполнитель не соблюдает порядок разнесения данных, в документах отображается некорректная информация. Ее использование может привести к ошибочным решениям и финансовым потерям. 

2. Структура отчетов не решает вопросы пользователей. Часто на практике формы содержат или избыточную, или недостаточную информацию. Такими документами сложно оперировать, и возникает риск принять неверное решение.

3. Несопоставимость данных. Показатели нельзя сравнить из‑за разных форматов или методик расчета. Например, выручку без НДС и с НДС.

Подведем итоги

Управленческая отчетность – это важный рабочий инструмент для контроля, анализа и развития бизнеса, независимо от его масштаба: от небольшого стартапа до крупного производства. 

В отличие от бухгалтерской отчетности, УО предназначена для оперативного решения внутренних задач.

Однако важно помнить: управленческая отчетность работает только в том случае, когда составлена по единым правилам, отвечает на конкретные вопросы бизнеса и управленческий учет ведется постоянно, а не от случая к случаю.