Как составить и вести платежный календарь

Нехватка денег на счете возможна даже у прибыльной компании, если график платежей составлен без учета реальных сроков оплаты клиентами. Вот почему каждой фирме так важно понимать, когда поступят средства, какие расходы запланированы на ближайшие дни и хватит ли текущего остатка для выполнения обязательств.

Контролировать движение средств и поддерживать стабильную работу организации помогает платежный календарь (ПК). Его применяют как крупные холдинги, так и микропредприятия. Такой механизм особенно актуален для компаний, чья деятельность связана с постоянными платежами, возможными переносами и большим количеством контрагентов.

Разберемся, что из себя представляет платежный календарь, как его правильно составить и грамотно применять на практике.

Что такое платежный календарь

Это простой и понятный инструмент, который помогает видеть движение денег, планировать и контролировать доходы и расходы. Его удобно использовать на краткосрочную перспективу. 

Например, если 15-го числа наступает срок уплаты аренды, а клиент обещает перевод только 17-го, календарь покажет этот минус заранее.

Для ведения ПК используют электронные таблицы или специализированные программы. В форме по каждому дню расписаны поступления и выплаты. Документ составляют на месяц, реже – на квартал. Содержание таблицы зависит от задач конкретного бизнеса.

В календарь можно вносить изменения и пересматривать приоритеты. Это позволяет быстро адаптироваться к изменяющейся ситуации.

Платежный календарь помогает:

• заранее увидеть кассовые разрывы;
• контролировать остатки по счетам. Коммерсант понимает, какая часть денег должна быть зарезервирована на зарплату или налоги;
• оперативно менять график выплат, подстраиваясь под реальные приходы денег;
• контролировать сроки оплаты клиентов;
• сверять план с фактом по отдельным проектам и анализировать точность прогнозов.

Если отказаться от ведения платежного календаря, все сведется к ручному управлению. Руководителю приходится принимать решение в день, когда надо перечислять деньги и возможности для маневра уже нет.

Как составить платежный календарь

Процедуру можно разбить на несколько основных шагов.

Подготовительный этап

Прежде всего, необходимо разработать регламент. В нем прописывают:

• срок предоставления заявок подразделений по планируемым расходам – на ближайший месяц. Если сведений нет, деньги под закупки не резервируются;
• правила учета поступлений;
• источники информации;
• приоритеты платежей и принятие решений при дефиците средств;
• периодичность обновления ПК и проведения процедуры контроля;
• ответственного за формирование и актуализацию документа.

В случае с малым бизнесом это может небольшая инструкция: кто обновляет ПК и как часто, в каком порядке производить платежи, если денег не хватает. Главное условие – соблюдать установленные правила. В противном случае механизм перестанет работать и окажется бесполезным.

Также следует определиться с непосредственно с формой документа. Например, зафиксировать:

• горизонт планирования;
• перечень статей затрат;
• типы операций;
• степень детализации (по проектам или по контрагентам).

Сбор информации о доходах

Нужно составить максимально полный график будущих поступлений. Учитываем не только выручку от продаж, но и все остальное: возвраты выданных займов, проценты по депозитам или аренду, если компания сама сдает помещения.

Лучше придерживаться пессимистической точки зрения. Если один из клиентов стабильно задерживает оплату на 5–7 дней, нет смысла записывать его платеж точно по графику договора: скорее всего, денег в этот день не будет. Сдвигаем приходы таких контрагентов на неделю вперед.

Планирование затрат

Информацию собирают по подразделениям. Отдел снабжения передает данные о закупке сырья у поставщиков, отдел маркетинга – о бюджетах на рекламу, а бухгалтерия составляет график перечислений налогов и взносов.

 На этом этапе главное – выяснить не только конкретные суммы, но и точные даты оплаты и последствия просрочки. Например, для налогов – это пени, штрафы и риск блокировки счетов.

Заполнение формы

Когда данные собраны, их сводят в единую таблицу по дням месяца. В верхней строке зафиксирован остаток денежных средств на начало дня.

Далее находятся строки со статьями движения денежных средств (поступлений и расходов). Для лучшей оценки целесообразно заранее продумать иерархию и детализацию. В противном случае возникнет путаница и будет сложно понять, где именно возникли проблемы.

Внизу таблицы автоматически считается итоговый остаток.

В колонках проставляются суммы операций по календарным дням. 

Помните: важно избегать излишнего оптимизма. Все поступления вносите в минимально гарантированных суммах в наиболее поздние из возможных дат.

В свою очередь, платежи фиксируйте строго по условиям договоров: с точной суммой и сроками. При заполнении проверяйте, чтобы остаток денежных средств на конец дня был положительным.

Такой подход позволяет видеть реальную картину движения денег и своевременно реагировать на их дефицит.

Рассмотрим пример.

Видим, что на платежи 9 сентября денег не хватает. В такой ситуации надо действовать немедленно: либо оформить заем, либо попробовать договориться с покупателями о более ранней оплате, либо перенести закупку материалов. 

Тогда фирма сохранит репутацию надежного делового партнера и избежит возможных санкций.

Как работать с платежным календарем

После заполнения таблицы работа не заканчивается. График анализируют, сравнивают план с фактом, принимают решения и вносят корректировки.

Главное требование – своевременно обновлять документ. Оптимальная частота для большинства фирм – раз в неделю. Однако в ситуации, когда сложно планировать поступление средств или проводится большое количество операций, вносить изменения лучше ежедневно. 

Выявленные отклонения плана от факта анализируют и устанавливают причины. Например, директор рассчитывал, что 20-го числа поступит окончательный расчет по контракту, и планировал с этих денег заплатить за аренду. Деньги не поступили. Оказалось, что менеджеры не напомнили заказчику о задолженности. Пришлось договариваться с арендодателем об отсрочке и «дожимать» контрагента.

Грамотно составленный и актуальный календарь должен в любой момент ответить на два вопроса руководителя или собственника бизнеса.

1. Есть ли в ближайшем будущем опасность кассового разрыва? В этом случае принимаются срочные меры.

2. Какие платежи можно сдвинуть, если завтра ожидается дефицит? Например, перенести закупку нового оборудования.

Таким образом, платежный календарь становится ежедневным помощником предпринимателя: он позволяет заранее планировать платежи, просчитывать сценарии, а не реагировать на проблемы постфактум.

Частые ошибки предпринимателей

Практика показывает: довольно часто компании ведут платежный календарь, но проблем с финансами все равно не удается избежать. Разберем недочеты, которые допускает бизнес.

1. Календарь ведется «для галочки». Таблицу заполняют в начале месяца и забывают про нее. Платежи сдвигаются, поступления от заказчиков переносятся, но обновления данных не происходит. Такой документ не работает и не решает свои задачи.

2. В календарь вносится выручка по отгрузке, а не реальные финансовые поступления по дням. Например, заказчик подписал акт на миллион рублей сегодня, но деньги по условиям договора придут только через месяц. Если планировать расходы исходя из этого миллиона, кассовый разрыв неизбежен.

3. Игнорирование сезонных особенностей бизнеса и разовых крупных платежей. Например, компания занимается ландшафтным дизайном. Летом деньги поступают регулярно и в большом объеме, а к середине осени начинается спад. Без запаса средств октябрьская зарплата и ремонт оборудования становятся проблемой.

4. Использование лишь оптимистических прогнозов. В календарь закладывают, что деньги придут строго по графику, а поставщики согласятся на рассрочку.

5. Отсутствие анализа отклонений. Прогноз не сравнивается с фактом, и ошибки не оцениваются. В итоге фирма каждый месяц сталкивается с одними и теми же проблемами, а точность планирования так и остается низкой.

Все эти ошибки объединяет одно: отсутствие регулярной работы с календарем превращает его из инструмента управления финансами в бесполезную таблицу. Именно поэтому многие предприниматели так и не получают от него реальной пользы.

Если у вас нет времени на сбор информации, ее актуализацию и оценку, обратитесь в Центр профессиональной бухгалтерии. Специалисты настроят процесс ведения календаря под ваш бизнес, помогут расставить приоритеты и предупредят о рисках кассового разрыва.