Что входит в ФОТ, как его рассчитать и анализировать

Фонд оплаты труда (ФОТ) является одной из самых существенных статей расходов любого предприятия. Для предпринимателя важно не только знать его величину, но и правильно планировать будущие расходы и анализировать их эффективность.

Отсутствие контроля за ФОТ приводит к кассовым разрывам и снижению рентабельности. В то время как грамотный подход помогает принять взвешенные решения о найме, изменении системы мотивации и масштабировании бизнеса.  

Наши эксперты рассказали, что включают в ФОТ, как его правильно рассчитать и спланировать, как анализировать фактический результат и достигнуть поставленных целей.

Что входит в фонд оплаты труда

ФОТ показывает, какую сумму предприятие расходует на содержание персонала. Параметр необходим не только для отчетности, но и для планирования и аналитики.

Что именно включают в ФОТ, законом не установлено и единого мнения на этот счет тоже нет. Каждый работодатель самостоятельно определяет, какие именно выплаты войдут в ФОТ и закрепляет решение в локальном акте.

Все, что можно отнести к фонду оплаты труда мы собрали в таблице.

Чем ФОТ отличается от ФЗП

В учете применяют два понятия: ФОТ и ФЗП. Показатели связаны между собой, но у них разный состав и цели. В фонд заработной платы (ФЗП) входят суммы, которые начисляют специалистам непосредственно за выполнение трудовых обязанностей. Это оклады, сдельная оплата и обязательные надбавки, предусмотренные законом и внутренними правилами фирмы.

ФОТ – более широкое и комплексное понятие. Это весь спектр расходов на персонал. Помимо оплаты за труд сюда относятся разовые премии, компенсации отпускные, больничные и страховые отчисления. 

То есть ФЗП является составной частью ФОТ. В свою очередь, фонд оплаты труда позволяет увидеть полную картину затрат. Расходы на персонал панируют именно исходя из величины ФОТ. 

Расчет фонда оплаты труда

Показатель необходим для решения спектра вопросов, связанных с предпринимательской деятельностью: от составления планов до оценки достигнутых результатов.

Для расчета чаще всего применяют следующую формулу:

Рассмотрим пример. В фирме работают 5 человек. Их средняя зарплата 80 000 рублей. Примерный ФОТ на год составит: 5 * 80 000 * 12 = 4 800 000 рублей. 

Показатель можно рассчитать по всей организации или конкретному подразделению. Помните, что необходимо учесть также страховые взносы. 

Цели расчета:

• спланировать бюджет. Важно знать, сколько денег потребуется на персонал в следующем году и хватит ли средств, чтобы расширить штат или внедрить новую систему мотивации; 

• оценить эффективность использования трудовых ресурсов, анализировать динамику показателей и принимать управленческие решения. Например, если расходы на работников растут быстрее выручки, это тревожный сигнал. Возможно, руководителю следует пересмотреть правила расчета бонусов;
• проанализировать финансовую устойчивость компании. Информацию о ФОТ часто запрашивают банки при рассмотрении заявки на кредит.

Как планировать фонд оплаты труда

Грамотное планирование позволяет бизнесу не только контролировать свои расходы, но и увязывать затраты на персонал с финансовыми возможностями и целями компании. Кроме того, оно предотвращает кассовые разрывы и обеспечивает прозрачность управления. 

Процесс разделяется на несколько ключевых этапов.

Сбор и анализ исходных данных

На этом этапе потребуются:

• штатное расписание со списком всех должностей, окладов и тарифных ставок;
• факт за прошлый период. Он необходим для выявления тенденций и сезонных колебаний;
• план производства или продаж. С его помощью определяют потребность в персонале; 
• информация о кадровых изменениях. Это планы по найму новых сотрудников, сокращению штата, переводу на другие должности.

Частая ошибка прогнозирования: опираться при расчете исключительно на факт прошлого года без учета нововведений, выбранной стратегии и ситуации на рынке.

Расчет постоянной части ФОТ 

Показатель определяют на основе штатного расписания. Здесь учитываются все оклады, а также надбавки за стаж и квалификацию.

Планирование переменной части ФОТ

Она напрямую зависит от результатов деятельности. Для расчета необходимо:

• установить, от чего будет зависеть премия каждого сотрудника или отдела. Это может быть объем продаж, количество произведенной продукции или экономия ресурсов;
• определить порядок расчета бонусов. Это процент или фиксированная сумма за достижение, недостижение или перевыполнение плана;
• составить прогноз. То есть оценить вероятность достижения плановых показателей и рассчитать примерную сумму премиального фонда.

Расчет страховых взносов

 Планируемый ФОТ должен включать не только выплаты сотрудникам, но и все обязательные отчисления работодателя. 

Как мы говорили, важно учитывать планы по расширению или сокращению бизнеса, сезонные колебания и законодательные нововведения (например, новую величину МРОТ).

Кроме того, необходимо предусмотреть резерв для непредвиденных ситуаций.

Сведение бюджета

Полученные данные суммируются и сопоставляются с общим планом организации.

Мониторинг и контроль исполнения

 Необходимо регулярно сравнивать плановые показатели ФОТ с фактическими. Анализ отклонений позволяет оперативно выявить проблемы: непредвиденные переработки, неэффективность системы мотивации или ошибки в прогнозах продаж, и вовремя принимать корректирующие меры. 

Специалисты аутсорсинговой компании помогут спланировать ФОТ, учитывая особенности и цели организации, а также изменения законодательства. особенности и цели организации, а также изменения законодательства.  

Как анализировать ФОТ

На практике применяют три основных способа.

Доля ФОТ в выручке

Отражает, какую часть доходов предприятия направляется на оплату труда и обязательные отчисления.  

Формула расчета:

Норматива здесь нет. Значение показателя индивидуально для каждой фирмы и зависит от вида деятельности, масштаба и специфики бизнеса. Оценивать критерий необходимо в динамике.

Рассмотрим пример.

Выручка компании за июнь составила 5 млн. рублей, а ФОТ – 1,5 млн. рублей. То есть его доля в выручке – 30%. 

За май при выручке 4,4 млн. рублей ФОТ был 1,1 млн. рублей (доля – 25%). 

В такой ситуации можно говорить о негативной тенденции: эффективность использования персонала снизилась. Иногда это связано с тем, что штат увеличился, но производительность не выросла.

Идеальный вариант, когда доходы растут, а доля затрат на сотрудников снижается.

Доля ФОТ в прибыли

Показывает, какая часть прибыли «съедается» расходами на персонал.

Формула расчета:

Можно использовать значения чистой прибыли (для оценки окупаемости) или прибыли до налогообложения (для управленческих решений).

Общий принцип такой же, как в случае с выручкой. Рост параметра говорит о необходимости оптимизации затрат или пересмотре системы оплаты труда.

Если компания убыточна, показатель теряет свою информативность. В таком случае анализируют долю ФОТ в доходах.

Выручка на сотрудника

Показывает, какой доход приносит фирме один специалист за определенный период. Это может быть месяц, квартал или год.

Параметр рассчитывают как в целом по предприятию, так и по направлениям, филиалам и проектам. Он помогает ответить на вопросы:

• как изменяется производительность;
• насколько оправдан рост численности;
• у каких подразделений максимальный результат.

Рост означает повышение производительности. Это может быть результатом автоматизации, внедрения новых технологий, улучшения процессов или эффективной системы мотивации. 

Снижение говорит о падении общей производительности и проблемах в управлении. Кроме того, такой результат часто бывает при найме новых сотрудников, которые пока не вышли на полную мощность. 

Показатели рассматривают в комплексе. Такой подход позволяет не просто констатировать факты, но и выявить причины изменений и найти точки роста. 

Управление фондом оплаты труда – это сложный процесс, требующий бухгалтерской точности и управленческого анализа. Ошибки могут привести к убыткам и штрафам, а также потере ключевых специалистов.

Специалисты Центра профессиональной бухгалтерии грамотно проанализируют ситуацию, выявят скрытые расходы, оценят эффективность системы мотивации и предложат способы оптимизации затрат.