Как правильно предоставить отпуск за свой счет

В силу непредвиденных обстоятельств любому человеку могут потребоваться свободные от работы дни. Тогда он пишет заявление с просьбой оформить отпуск без сохранения зарплаты.

Разберемся, когда руководитель обязан предоставить сотруднику неоплачиваемые дни и когда может отказать. Как правильно оформить такой отпуск и с какими сложными ситуациями можно столкнуться на практике.

Отпуск без сохранения заработной платы: базовые понятия и практика применения

Это период, когда сотрудник временно прекращает работу по своему заявлению. Зарплата и иные выплаты ему не начисляются. В трудовом праве данный вопрос регулируется 128 статьей ТК РФ.

Главное условие: инициатива о предоставлении отпуска должна исходить непосредственно от сотрудника. 

Наниматель не может отправлять работника без его желания в неоплачиваемый отпуск. Это прямо запрещено ТК РФ. Работодатель не вправе:

• предлагать или требовать написать соответствующее заявление;
• принуждать сотрудника, угрожать взысканиями или увольнением.

Если в компании сложилась тяжелая ситуация (например, нет заказов) и работники не могут выполнять трудовые обязанности по вине нанимателя, оформляется простой. Время простоя оплачивается. То есть персонал без денег не остается.

Особенности предоставления отпуска за свой счет

Руководитель освобождает сотрудника от работы, либо выполняя требование законодательства, либо принимая решение на свое усмотрение.

Рассмотрим каждый из вариантов более подробно.

1. Обязательный по закону. Фирма должна предоставить свободные дни в пределах установленного срока в удобное для человека время. Спектр случаев достаточно широк. Они предусмотрены Трудовым кодексом и иными нормативно-правовыми актами.

В частности, таким правом могут воспользоваться:

• инвалиды;
• работающие пенсионеры по старости;
• ветераны боевых действий;
• внешние совместители;
• студенты очной формы;
• многодетные родители и родители ребенка с инвалидностью.

Кроме того, свободное время предоставляется любому сотруднику при вступлении в брак, рождении ребенка и в случае смерти близких родственников.

Продолжительность перерывов в работе зависит от норм Трудового кодекса и федеральных законов. Точные сроки определяются по договоренности.

2. По соглашению сторон. Работник обращается к руководителю с просьбой и аргументирует ее. Причина должна быть уважительной. Например:

• переезд на новое место жительства или устранение аварийной ситуации в квартире;
• регистрация сделки с недвижимостью;
• визит к нотариусу;
• подача документов на визу;
• важные семейные даты;
• срочная операция домашнего питомца в ветеринарной клинике.

Примеры семейных обстоятельств и уважительных причин в законе не приводятся. Работодатель сам оценивает, можно ли отпустить сотрудника без вреда для рабочего процесса. Например, нужно срочно сдавать крупный проект, а специалиста некем заменить.

Продолжительность в данном случае определяется по согласованию сторон. Минимальный, как и максимальный срок, законом не установлен. Помните, что если на период отпуска выпадают нерабочие и праздничные дни, он не продлевается.

 Если руководитель против, но сотрудник все-таки не вышел на работу, его действия расцениваются как прогул со всеми вытекающими последствиями.

На что влияет неоплачиваемый отпуск

Дни отсутствия на рабочем месте не просто остаются неоплаченными в текущем месяце – они негативно сказываются на будущих периодах. 

Отдых без сохранения зарплаты включается в стаж для расчета основного отпуска. При этом включаются только 14 дней без содержания в течение каждого рабочего года. Все, что превышает этот лимит, в стаж не входит. Соответственно, дата, когда человек получает право уйти в очередной оплачиваемый отпуск, сдвигается на количество именно таких дней.

Еще один момент. У многих компаний условием получения премий является полностью отработанный месяц. Когда человек лишается этого бонуса, снижается годовая сумма дохода и рассчитываемая на ее основании величина среднего заработка. То есть в дальнейшем отпускные и компенсации будут посчитаны исходя из меньшей суммы.

Как оформить отпуск за свой счет

Процедура состоит из нескольких этапов.

1. Работник пишет заявление с просьбой предоставить отпуск без сохранения зарплаты на имя директора. Документ составляют в свободной форме. 

В нем человек должен указать:

• планируемые даты начала и окончания перерыва в работе;
• причину, по которой специалист не может выполнять должностные обязанности (например, регистрация брака);
• формулировку «без сохранения зарплаты».

Помните, что заявление – это обязательный документ. Устная договоренность здесь не пройдет.

2. Работодатель рассматривает заявление, принимает решение и ставит на документе свою резолюцию. Например, «В приказ» или «Согласовано». В системе ЭДО, как правило, для этого есть специальная кнопка в непосредственно в форме заявления.

Если сотрудник входит в категории, которым положен неоплачиваемый отпуск, фирма обязана его предоставить. Если нет – руководитель ориентируется на текущую ситуацию и на то, как скажется на рабочих процессах отсутствие специалиста.

В случае со льготниками также необходимо проверить, не исчерпал ли человек установленный на год лимит, и убедиться, что он предоставил документы, подтверждающие его право отдых без содержания.

3. Фирма издает приказ. Закон к этому не обязывает, поскольку основанием служит письменное заявление сотрудника с резолюцией работодателя. Однако распоряжение лучше оформить. Это позволит упорядочить документооборот, разрешить спорные ситуации и избежать в будущем претензий со стороны контролирующих служб.

Как правило, для оформления используют унифицированный бланк Т-6.

4. Сотрудник знакомится с приказом под подпись. Так он подтверждает свое согласие с продолжительностью перерыва в работе, датами начала и окончания.

5. Внесение записи в личную карточку. Если компания их ведет, необходимо заполнить соответствующую информацию. Сведения потребуются при расчете компенсации при увольнении.

6. Отражение в табеле. Здесь все зависит от того, на каком основании человек отсутствует на рабочем месте. Возможны два варианта:

• буквенный код ДО (или цифровой – 16). Его применяют в том случае, если отпуск предоставлен по желанию специалиста и договоренности с руководством;
• буквенный код ОЗ (или цифровой – 17). Его используют, если человек относится к категории льготников, и фирма обязана освободить его от работы по закону. Верно указанный код исключает ошибки при начислении заработной платы.

7. Сдача отчетности. По сотруднику, который находился на отдыхе без сохранения зарплаты, необходимо заполнить и представить в Социальный фонд подраздел 1.2 формы ЕФС-1.

Нестандартные ситуации

На практике можно столкнуться с непредвиденными случаями. Приведем некоторые из них.

1. Продление испытательного срока. Если сотрудник берет дни за свой счет во время испытания, срок проверки его компетенций автоматически продлевается на количество дней отсутствия. Причина ухода значения не имеет. 

2. Досрочный выход. Сотрудник может вернуться к выполнению должностных обязанностей раньше даты, указанной в заявлении. Это возможно, если человек решил свои проблемы раньше, чем рассчитывал. 

Здесь потребуется новое заявление от работника, резолюция руководителя и приказ. С ним нужно ознакомиться под подпись. 

3. Болезнь сотрудника. Если человек заболел во время отдыха без сохранения зарплаты, пособие по временной нетрудоспособности за эти дни не начисляется. Оплата больничного начинается строго с того дня, когда он должен был выйти на работу.

Оформление отпуска за свой счет – процедура, требующая точной оценки каждой ситуации и строгого соблюдения трудового законодательства. 

Чтобы не тратить время на изучение норм и проверку всех деталей, избежать претензий проверяющих и споров с сотрудниками, передайте ведение кадрового учета Центру профессиональной бухгалтерии. Специалисты возьмут на себя оформление документации, проконсультируют по сложным случаям и предостерегут от ошибок, которые приводят к штрафам.