5 тревожных сигналов, что пора увольнять бухгалтера

Бухгалтер – это ключевой сотрудник фирмы. От него зависит грамотное решение финансовых вопросов, выполнение обязательств перед бюджетом и соблюдение требований законодательства.
Информация, систематизированная работником, необходима для текущей деятельности, а составленную им отчетность внимательно оценивают налоговики, банкиры и инвесторы.

На практике возникают ситуации, когда специалист перестает справляться со своими обязанностями. В результате его действия или бездействие наносят ущерб компании и влекут за собой репутационные, материальные и временные издержки.

Наши эксперты рассказали, в каких случаях бухгалтер становится угрозой для бизнеса и привели примеры из своей практики. Кроме того, они разработали рекомендации по подготовке к увольнению и посоветовали, как обезопасить фирму.

1. Постоянные ошибки в работе

Погрешности в бухучете дорого обходятся бизнесу. Причем ошибка, допущенная сегодня, может аукнуться через год или два.
Системные недоработки при расчете налогов и подготовке отчетности приводят к штрафам и блокировке счетов. Фирма попадает под пристальное внимание инспекторов ФНС, которые стремятся найти предлог для более крупных взысканий.

Примеры
Ошибки при подготовке и отправке декларации. Бухгалтер неверно указал сумму налога. Как результат – штрафы и пени.
Сотрудник не проверил извещение о приеме отчета и ушел в отпуск. Инспекторы обнаружили, что форма не представлена, и заблокировали расчетные счета предприятия.

Некорректное оформление документов на отгрузку. Заказчик потребует устранить недоработки и в дальнейшем может отказаться от сотрудничества. Контрагенту важно подтвердить свои расходы и избежать проблем с ФНС.

Погрешности при расчете зарплаты. Неверные суммы вызывают недовольство сотрудников и конфликты в коллективе. Кроме того, придется сдать уточненные формы. Это лишний повод для подозрения со стороны налоговиков.

Как поступить в данном случае?
Если ошибки происходят постоянно, бухгалтер не пытается их устранять и безответственно относится к выполнению должностных обязанностей, следует подумать о его замене.
Оформите документально все выявленные упущения.

2. Нарушение трудовой дисциплины

Бухгалтер хорошо осведомлен о внутренних делах фирмы, и от него зависит непрерывность учетного процесса. Несоблюдение правил распорядка или неудовлетворительное поведение на рабочем месте могут нести опасные последствия для бизнеса.

Примеры
Прогулы в дни сдачи отчетности и во время проведения налоговой проверки. Компания рискует опоздать с отправкой декларации или несвоевременно подготовить пояснения для ревизоров.

Разглашение конфиденциальной информации. Бухгалтер поделился с коллегами сведениями о зарплате других сотрудников. Если он обсуждает профессиональные темы с посторонними, существует риск, что закрытая информация о бизнесе утекает на сторону. Ею могут воспользоваться конкуренты или контролирующие органы.

Хищение средств. Специалист проводил финансовые операции в своих интересах. Он оплачивал бензин для собственного автомобиля и приобретал бытовую технику для личного использования. Все это делалось через авансовые отчеты.

Подделка документов. Из дружеских побуждений бухгалтер исказил результаты инвентаризации и закрыл глаза на недостачу товаров.

Какие шаги необходимо предпринять?
При серьезных нарушениях проводят служебное расследование и фиксируют каждый прецедент. Если у руководителя есть доказательства злоупотреблений, он может направить заявление в органы внутренних дел.
Отметим, что это чрезвычайная мера. С человеком желательно расстаться мирно.

3. Низкая квалификация и несоответствие должности

В процессе учета работник выполняет строго регламентированные действия и при этом ориентируется на актуальную правовую базу.
Если бухгалтер не отслеживает нормативные новшества и не обладает профессиональными навыками, фирма столкнется с серьезными проблемами.

Примеры
Неумение использовать специализированные программы. Это тормозит бизнес-процессы и повышает риск ошибок.
Руководитель может неделю прождать акт сверки с заказчиком. Причем документ будет содержать некорректные сведения, поскольку учет ведется вручную.

Неспособность законно оптимизировать налоговую нагрузку. В результате компания либо рискует, либо переплачивает там, где можно сэкономить.
Бухгалтер далеко не всегда готов вступать в спор с ИФНС и часто идет по пути наименьшего сопротивления. То есть выполняет все требования инспекторов и не оценивает их правомерность.

Отсутствие знаний о новых правилах. Если сотрудник использует устаревшую информацию и прислушивается к сомнительным советам, фирму ждут штрафы.

Катастрофа, к которой привело незнание элементарных норм Налогового кодекса.
Компания несколько лет работала на УСН. Затем поменялся состав участников. Новый совладелец вошел в бизнес как ООО с долей 35%. Бухгалтер продолжил использовать прежний режим.
Через какое-то время инспекторы ФНС сопоставили информацию и выставили огромную сумму НДС, налога на прибыль, пеней и штрафов. Ведь если участник фирмы – юридическое лицо со вкладом более 25%, «упрощенку» применять нельзя. То есть с того момента, как изменилась структура собственников, организация должна была работать на ОСНО.
Фирму пришлось обанкротить. Она не смогла расплатиться с долгами в таком объеме.

Что делать руководителю или собственнику бизнеса?
Когда сотрудник не стремится развиваться и закрывать пробелы в знаниях, следует подумать о его замене.
Для объективной оценки компетенций необходима аттестация. Руководитель может пригласить независимого специалиста, который знает все тонкости учетного процесса. Если проверка показала, что навыки бухгалтера не соответствуют уровню, прописанному в должностной инструкции, он может потерять место работы.

Важно, чтобы аттестация была предусмотрена внутренними локальными актами и был четко изложен ее механизм. Особое внимание следует уделить оформлению результатов процедуры, поскольку работники часто обращаются в суд с жалобой на незаконное увольнение.

4. Утрата доверия

Иногда действия бухгалтера приводят к тому, что руководитель ставит под сомнение его честность и профессионализм.

Примеры
Недобросовестное отношение к своим обязанностям. Работник не обеспечивает сохранность конфиденциальных документов и ключей электронной подписи.

Подозрение в денежных махинациях. Предприниматель обнаружил непонятные перечисления средств, которые не связаны с деятельностью фирмы.

Уклонение от взаимодействия. Бухгалтер уходит от ответов на вопросы о финансовом состоянии предприятия и не объясняет, как получились итоговые цифры в отчетности. Иногда человек не может точно назвать срок сдачи декларации и уплаты налога.

Рекомендации предпринимателю
Решить вопрос поможет только внутренняя проверка или экспресс-аудит с привлечением аутсорсинговой компании. Руководитель получит необходимые доказательства и актуальные сведения о состоянии учета. Грамотно оформленные документы позволят снизить правовые риски при увольнении.

5. Отказ от реализации стратегических планов или снижение продуктивности

Человек не соглашается включаться в сложные проекты, либо эффективность его работы неожиданно упала. Здесь возможны следующие причины:

• профессиональное выгорание;
• личные трудности и проблемы в семье;
• потеря стимула.

Примеры
Ухудшение качества работы. Специалист с опозданием отправляет декларации или допускает ошибки, которых раньше никогда не было.

Отказ от выполнения новых задач. Предприятие осваивает перспективную систему учета или выходит на зарубежные рынки, а бухгалтер уклоняется от участия в масштабных проектах.

Длительное отсутствие в офисе. Человек при малейшей возможности уходит на больничный и постоянно требует отпустить его по личным делам. Это говорит о том, что он больше не планирует здесь работать.

Дальнейшие действия
В такой ситуации необходимо тщательно разобраться. Следует проанализировать реальную загрузку сотрудника, провести с ним беседу и понять, что явилось причиной случившегося. Возможно, человека достаточно отправить на обучение или снять с него непрофильные задачи и автоматизировать рабочие процессы.
Если такие шаги не помогают, увольнение становится неизбежным.

Как подготовиться к увольнению бухгалтера?

В общем случае порядок действий будет следующий.

1. Проведение внутренней проверки. Она относится ко всем процессам, связанным с работой конкретного специалиста.
2. Документальное фиксирование всех отклонений и нарушений.
3. Изучение правовых норм, которые регламентируют процедуру увольнения. При необходимости – консультация профильного юриста.
4. Решение вопроса с заменой сотрудника. Предпринимателю следует рассмотреть передачу учетных функций на аутсорсинг. Это более выгодный и надежный вариант по сравнению со штатным специалистом или фрилансером.

При расторжении трудового договора руководитель может столкнуться с рядом проблем, особенно когда увольнение происходит по его инициативе.
Если процедура прошла с нарушением закона, суд примет сторону бывшего работника, и его придется восстановить в должности.

Как себя обезопасить:

• увольняйте на законных основаниях, в соответствии с установленным порядком;
• составляйте продуманные договоры, в которых указана ответственность за разглашение коммерческой тайны. Так снизится риск утечки данных;
• обеспечьте сохранность информационной базы. Бухгалтер может исказить или уничтожить сведения, к которым у него есть доступ.