Что такое кассовый разрыв и как его избежать

Предприниматели часто сталкиваются с такой ситуацией: по отчетам фирма прибыльная, но в какой-то момент на счетах не хватает денег для покрытия текущих обязательств. То есть перечислить зарплату надо сегодня, а предоплата от заказчика по новому контракту поступит только через неделю.  Это типичный пример кассового разрыва.

Разбираемся, почему возникает кассовый разрыв, как из него выйти и что сделать, чтобы не допустить такую ситуацию. 

Основные понятия

Кассовый разрыв – это временный дефицит средств, из-за которого предприятие не может оплатить текущие расходы. Например:

• рассчитаться за аренду и коммунальные услуги;
• приобрести материалы для производства;
• выдать зарплату персоналу.

Дефицит возникает из-за отсутствия баланса между поступлениями денег от клиентов и перечислениями поставщикам, сотрудникам и государству. 

Рассмотрим пример. Компания производит мебель. Она закупила материалы на 1 млн. рублей, выпустила продукцию и отгрузила ее торговой сети. Сумма сделки – 5 млн. рублей. Согласно условиям договора, покупатель оплачивает товар через 45 дней после поставки.

При этом через 10 дней организация-изготовитель должна перечислить зарплату и частично погасить кредит.

Несмотря на то что сделка прибыльная, компания может столкнуться с кассовым разрывом, поскольку по обязательствам необходимо рассчитаться раньше, чем поступят деньги от контрагента.

Причины появления кассового разрыва

Такая проблема возникает из-за отсутствия контроля, недочетов в планировании, особенностей бизнеса, влияния внешних факторов и непредвиденных обстоятельств.

Рассмотрим наиболее распространенные причины.

Дебиторская задолженность. Если компания предоставляет клиентам отсрочки или не контролирует своевременность оплат, ей может не хватить денег на собственные платежи. Чем дольше контрагент не платит, тем выше риск кассового разрыва.

Неэффективное управление бюджетом. Отсутствие платежного календаря – это главная управленческая ошибка. Без четкого планирования, когда ожидаемые поступления и обязательные платежи расписаны по датам, руководство действует вслепую. Компания не видит «провалы» в будущем и не успевает к ним подготовиться.

Еще один момент: при планировании часто рассматривают только оптимистичный вариант. Когда фирма «проседает» по продажам, неожиданно возникает нехватка денежных средств.

Сезонность бизнеса. Некоторые отрасли сильно зависят от времени года. Например, организация туристических маршрутов или обслуживание кондиционеров. 

Основную выручку такие фирмы получают в течение нескольких месяцев, а аренду и зарплату приходится оплачивать на протяжении всего года. Если вовремя не создать резерв, в будущем возникнут проблемы.

Незапланированные расходы. Это дорогостоящий ремонт основного оборудования, штрафы и другие крупные затраты, не заложенные в бюджет.

Влияние внешних факторов. Из-за появления сильного конкурента может сократиться объем продаж. Основной клиент может отказаться от продолжения сотрудничества. Все это приводит к тому, что компания не получает ожидаемой выручки. 

Ошибки при закупках. Приобретение слишком больших партий товара «про запас» замораживает деньги. Чем дольше продукция хранится на складе, тем сложнее ее продать. То есть средства потрачены, но в виде дохода они не вернулись. 

Признаки приближающегося кассового разрыва

Как правило, возникновению проблемы предшествуют тревожные сигналы. К ним относятся:

• постоянный рост дебиторской задолженности. Это прямой признак того, что живые деньги скоро закончатся;
• систематический перенос платежей. Здесь уже речь идет не о планировании, а о срочном реагировании на дефицит средств;
• регулярная нехватка денег на счетах. Такой сигнал говорит о нарушении баланса между поступлениями и расходами;
• затоваривание склада. Это особенно критично для сезонного бизнеса или товаров с ограниченным сроком годности. 

Важно не оставлять без внимания подобные факторы и принимать меры.

Эксперты аутсорсинговой компании профессионально оценят сложившуюся ситуацию и подскажут пути решения проблем.

Как считать кассовый разрыв

Для расчета применяют простую формулу:

Если получился отрицательный результат, фирма столкнулась с кассовым разрывом. Именно этой суммы ей не хватает для расчета по обязательствам.

Рассмотрим пример.

На 1 июня на счетах фирмы 370 тыс. рублей.

В течение месяца от заказчиков ожидаются поступления на сумму 1,7 млн. рублей.

Расходы компании в июне:

• зарплата и налоги – 940 тыс. рублей;
• аренда – 250 тыс. рублей;
• закупка материалов – 890 тыс. рублей;
• прочие издержки – 180 тыс. рублей.

Рассчитаем остаток средств на конец июня: 370 + 1 700 — 940 — 250 — 890 — 180 = -190 тыс. рублей.

Как видим, фирма столкнется с кассовым разрывом. Чтобы рассчитаться по обязательствам, необходимо договориться с поставщиком о рассрочке, ускорить получение денег от заказчиков или пересмотреть расходы.

Как выйти из кассового разрыва

Главное – сохранять спокойствие и оперативно вернуть контроль над деньгами.

Эксперты предлагают использовать следующий план действий.

1. Оценить масштаб проблемы. Необходимо определить продолжительность разрыва по времени и точно рассчитать, сколько денег не хватает.

2. Выстроить приоритет платежей. В первую очередь рассчитываются по обязательствам, просрочка по которым приведет к финансовым потерям и репутационным рискам. Это выплаты персоналу, расчеты с бюджетом и возврат заемных средств. В случае задержки придется выплачивать штрафы, пени и компенсации.

Также нельзя откладывать приобретение необходимых для работы материалов и оплату аренды.

3. Организовать работу с дебиторской задолженностью. Следует связаться с заказчиками, которые должны перечислить деньги в ближайшее время, и предложить им скидку за досрочную оплату.

4. Провести переговоры с поставщиками. Важно объяснить ситуацию и попросить сдвинуть сроки платежей.

Дополнительно используют доступные по договорам отсрочки.

5. Приостановить неприоритетные платежи. Это закупка оборудования и мебели, корпоративные мероприятия. Сосредоточьтесь на том, что принесет деньги прямо сейчас. 

6. Ежедневно оценивать ситуацию. По мере того, как будут поступать ответы от деловых партнеров, она может измениться. Все корректировки лучше отражать в платежном календаре.

7. Рассмотреть вопрос о привлечении средств. Решение должно быть максимально взвешенным и продуманным. Так, быстрые микрозаймы под огромные проценты только ухудшат ситуацию.

Что не нужно делать:

• поднимать цены. Это отпугнет покупателей. В результате снизится выручка и ситуация только усугубится;
• продавать активы. Такое решение дает краткосрочный эффект, но негативно скажется в дальнейшем на бизнесе.

Последствия кассового разрыва

Даже временный дефицит денег становится причиной серьезных проблем в ближайшем будущем.

1. Увеличение расходов. Фирме выставят штрафы за нарушение сроков перечисления налогов и погашения кредита. Поставщики могут применить предусмотренные контрактами санкции или лишить предприятие скидок.

2. Потеря деловой репутации. Задержка платежей контрагентам негативно сказывается на имидже. Такая информация быстро распространяется. Потенциальные деловые партнеры могут отказаться от сотрудничества или предложат невыгодные условия. 

Сотрудники могут написать в сети о проблемах с выплатой зарплаты. Высококлассные специалисты передумают трудоустраиваться.

3. Потеря потенциальной прибыли. Из-за недостатка средств предприятие не может закупить сырье и отремонтировать оборудование. 

Рабочие процессы останавливаются, а доход снижается.

4. Потеря квалифицированных кадров. В случае задержки зарплаты ключевых специалистов быстро переманивают конкуренты. 

Как избежать финансовых проблем в будущем

Важно не только устранить кассовый разрыв, но и предотвратить вероятность его возникновения в будущем. Это не разовое действие, а системная работа по выстраиванию эффективного управления финансами. 

Приведем несколько шагов, которые помогут защитить бизнес.

Внедрение системы финансового планирования. Ведите платежный календарь и составляйте бюджет движения денежных средств. Это поможет заранее выявить возможные риски и принять меры. Регулярно обновляйте данные, чтобы отслеживать динамику.  

Управление дебиторской задолженностью. В договорах прописывайте четкие условия расчетов и санкции за просрочки. Рассмотрите возможность предоставления небольшой скидки за досрочную оплату. Проводите регулярный мониторинг и работайте с должниками. Для планирования важно понимать, кто, когда и в каком объеме произведет оплату.

Проверяйте контрагентов перед заключением сделки.

Оптимизация работы с поставщиками. Постарайтесь договориться с основными контрагентами о комфортном графике платежей.

Управление запасами. Избегайте затоваривания склада. Внедрите систему управления запасами, чтобы определить оптимальный объем закупок и минимизировать складские издержки. 

Специалисты Центра профессиональной бухгалтерии помогут вести предпринимательскую деятельность без кассовых разрывов. Они внедрят систему управленческого учета, которая позволит видеть полную картину денежных потоков и правильно прогнозировать развитие ситуации.

Подведем итоги

Кассовый разрыв – это не просто временная трудность с деньгами, а системная управленческая ошибка, которая становится причиной целого ряда проблем: от внутренних сбоев до убытков и испорченной деловой репутации. 

Избежать неприятностей поможет внимательное отношение к финансам, грамотное планирование и оперативное реагирование на тревожные признаки.