Как организовать работу с персональными данными? § Вопросы про бухгалтерию
Юридические лица и ИП, заключившие хотя бы один трудовой договор, несут ответственность за утечку личной информации о сотруднике. Правила в этой сфере постоянно меняются, и штрафы за нарушения регулярно возрастают.
Что необходимо сделать каждой компании?
Субъект бизнеса должен выстроить рабочий процесс, учитывая требования законодательства. Для этого потребуется:
- организовать систему управления получением, передачей, хранением и уничтожением персональных данных (ПД);
- обеспечить соблюдение правил, установленных для этой процедуры;
- разработать документацию для всех операций с ПД;
- своевременно отчитываться перед Роскомнадзором.
Порядок действий организации и ИП
1. Подготовка и утверждение локального нормативного акта по работе с ПД. В регламенте указывают:
- порядок действий с информацией о физических лицах;
- перечень документов, содержащих личные данные и требующих защиты;
- процедура передачи проверенных сведений внутри предприятия и по запросу сторонних организаций;
- список работников, имеющих доступ к ПД сотрудников. Каждый человек из перечня должен подписать обязательство о неразглашении;
- ответственность за нарушение правил с указанием возможных последствий.
2. Назначение ответственного лица. Обычно это представитель высшего руководства или специалист по информационным технологиям.
3. Обеспечение безопасного хранения информации. Сюда относится ограничение доступа к электронным базам и хранилищам документов на бумажных носителях.
4. Получение от человека согласия на обработку ПД.
5. Отправка уведомления в Роскомнадзор.
В каких случаях следует информировать Роскомнадзор?
1. До начала операций с ПД. Для уведомления разработан специальный бланк, его достаточно отправить один раз. С этого момента организацию вносят в реестр операторов.
2. В случае изменения представленных ранее сведений. Например, оператор переехал и теперь находится по другому адресу.
3. При прекращении работы с личными данными граждан.
Эксперты аутсорсинговой компании подскажут предпринимателю, как выполнить установленные требования, и помогут избежать штрафов. Специалисты оценят пакет документов и при необходимости дополнят и доработают его.
